Портал за гости за вашия B&B или хотел: какво представлява и какво да съдържа

Kort antwoord: een gastenportaal (ook gastportaal of guest portal) is één persoonlijke webpagina per boeking. Je gast opent ze via een link in de bevestigingsmail of een WhatsApp-bericht, zonder app en zonder account. Voor aankomst vult de gast er zijn gegevens aan, kiest een aankomstuur en betaalt wat nog openstaat. Tijdens het verblijf staan er de huisinfo, de wifi, het ontbijtuur, de factuur en eventueel de knop om de deur te openen. Na het verblijf blijft de factuur beschikbaar en volgt de vraag om een review. Daarna gaat de pagina vanzelf dicht.

Het verschil met een losse digitale gastenmap of een online check-in-formulier: een gastenportaal brengt die dingen samen op één plek, die meebeweegt met de fase van het verblijf.

Waarom een gastenportaal en geen mailtjes heen en weer?

Wie een B&B of klein hotel runt, kent het patroon. Een week voor aankomst vraag je het adres voor de factuur, twee dagen voor aankomst het aankomstuur, op de dag zelf stuur je de code van de deur, en 's avonds vraagt iemand toch nog naar het wifiwachtwoord. Elk van die vragen is een apart bericht, en elk antwoord moet je ergens overtypen.

Een gastenportaal draait dat om. De gast krijgt één link en vindt alles daar. Wat de gast invult, komt rechtstreeks op de boeking en de klantenfiche. Je hoeft het niet te vragen en niet over te typen.

Wat zet je erin? Per fase van het verblijf

Voor aankomst

• Gegevens aanvullen. Naam, adres, land en gsm, eventueel een bedrijfsnaam en btw-nummer voor een factuur op naam van een bedrijf. Gasten via Booking.com of Airbnb komen vaak binnen met weinig gegevens, dus dit is de plek om ze aan te vullen.
• Gastenregistratie. Moet je gastgegevens registreren voor de politie of een overheidsportaal, dan laat je de gast dat hier zelf invullen. Meer over het waarom in online check-in: gastgegevens vooraf laten invullen.
• Aankomstuur. De gast kiest een uur. Valt dat binnen je check-in-uren, dan kan het meteen bevestigd worden. Valt het erbuiten, dan wordt het een vraag die jij goedkeurt of weigert.
• Betaalstatus. Totaal, al betaald en nog open, met een knop om online te betalen. Bij een boeking waarvan het kanaal de betaling int, laat je die weg.

Tijdens het verblijf

• Huisinfo. Wifi, parking, huisregels, je eigen tips. Dat is wat vroeger in een map op de kamer lag. Hoe je die tekst schrijft, lees je in een digitale gastenmap maken.
• Ontbijt. Biedt je ontbijt aan, laat de gast dan per ochtend een uur kiezen. Zo weet je de avond voordien hoeveel tafels je wanneer dekt.
• De deur openen. Werk je met een slim slot, dan verschijnt hier een knop of een pincode, pas na het inchecken.
• Factuur en extra's. De lopende rekening met het openstaande saldo. Heb je een honesty bar, dan tikt de gast zelf aan wat hij nam en komt dat op de rekening.
• Restaurants in de buurt. Een korte lijst met adressen die je zelf aanraadt, liefst met de sluitingsdag erbij.

Na het verblijf

• De factuur als PDF, zodat de gast die niet bij jou moet opvragen.
• De vraag om een review, met een link naar de plek waar je reviews wil krijgen.
• En dan: dicht. Een gastenportaal hoort niet eeuwig open te staan.

Waar let je op bij een gastenportaal?

Geen app, geen account. Een gast die eerst een app moet installeren of een wachtwoord moet kiezen, haakt af. Een persoonlijke link die gewoon in de browser opent, werkt voor iedereen.

Ook voor gasten via Booking.com en Airbnb. Juist die gasten ken je het minst. De link moet dus ook in je berichten naar OTA-gasten zitten, niet alleen bij rechtstreekse boekingen.

In de taal van de gast. Een Duitse of Franse gast die een Nederlandstalige pagina krijgt, leest de helft niet. Laat de pagina openen in de taal van de boeking, met een knop om te wisselen.

Persoonlijk en tijdelijk. De link mag niet te raden zijn, en de pagina sluit na het verblijf. Een deurknop die werkt voor wie de link nog heeft van vorige maand, is een veiligheidsprobleem.

Jouw naam, niet die van je software. Het gastenportaal is jouw ontvangst. Je logo, je kleur, je contactgegevens en je voorwaarden horen erop, niet het merk van je leverancier.

Gekoppeld aan je PMS. Een losse tool waarin de gast zijn gegevens invult en die jij daarna overtypt, levert maar half op. Het voordeel zit erin dat wat de gast invult meteen op de boeking, de factuur en de aankomstlijst staat.

Hoe werkt het in BedFlow PMS?

In BedFlow PMS krijgt elke boeking automatisch een gastenpagina. De link staat in de bevestigingsmails, de pre-arrival-mail en de WhatsApp-berichten, ook voor gasten die via Booking.com of een ander kanaal boekten. De pagina opent in de taal van de gast, draagt de huisstijl van je eigen pand en sluit een dag na de vertrekdag (of 15 minuten na het uitchecken). Wat erop staat en in welke volgorde, stel je in met de gastenpagina-editor. Alles staat uitgelegd in de handleiding over de gastenpagina.

De editor zit in het plan Starter en hoger; de gastenpagina zelf krijgt elke gast op elk plan. De plannen vergelijk je op de prijzenpagina.

Wil je zien hoe dat er voor je eigen pand uitziet? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kaartgegevens, en open de gastenpagina van een testboeking op je telefoon.