Връзка с Airbnb: как да свържете Airbnb с вашия PMS или channel manager (API или iCal?)

Een Airbnb-koppeling verbindt je Airbnb-advertenties met je PMS of channel manager, zodat beschikbaarheid, prijzen en boekingen automatisch heen en weer gaan en je niets meer twee keer invoert. Er bestaan twee soorten: een API-koppeling via software die door Airbnb als koppelingspartner is toegelaten, en een iCal-link. De API-koppeling synchroniseert beschikbaarheid, prijzen, boekingen en berichten binnen enkele seconden. Een iCal-link geeft alleen bezette datums door, en dat met vertraging. Sta je naast Airbnb ook op Booking.com of verkoop je via je eigen website, dan heb je in de praktijk een API-koppeling nodig.

Hieronder lees je wat er precies over zo'n koppeling gaat, hoe het koppelen verloopt en waar je op let als je software kiest.

Wat gaat er over een Airbnb-koppeling?

Een volwaardige koppeling werkt in twee richtingen.

Van je PMS naar Airbnb:

• Beschikbaarheid. Komt er een boeking binnen via je eigen website of Booking.com, dan worden die datums op Airbnb meteen afgesloten.
• Prijzen. Je past je tarief één keer aan in je PMS, en de nieuwe prijs staat enkele ogenblikken later op Airbnb.
• Blokkeringen. Zet je een kamer dicht voor onderhoud of eigen gebruik, dan is ze op Airbnb niet meer boekbaar.

Van Airbnb naar je PMS:

• Boekingen, wijzigingen en annulaties. Een Airbnb-boeking verschijnt vanzelf in je planning, met de gastgegevens die Airbnb doorgeeft.
• Berichten (als je daar toestemming voor geeft). Vragen van gasten komen binnen in dezelfde inbox als je andere kanalen.

Dat tweede deel is waar het verschil zit met wat veel mensen voor een "koppeling" houden.

API-koppeling of iCal: het verschil

Een iCal-link is een kalenderbestand dat het ene systeem af en toe bij het andere ophaalt. Het is gratis en werkt overal, maar het is een eenrichtingsbericht met vertraging: "deze datums zijn bezet". Boekt iemand op Airbnb terwijl je PMS die link nog niet opnieuw heeft opgehaald, dan kan dezelfde nacht ondertussen via een ander kanaal verkocht worden. Waarom dat vooral in drukke periodes misgaat, lees je in de nadelen van iCal-synchronisatie.

Voor kanalen zonder API, zoals sommige kleinere boekingssites, blijft iCal nuttig. Voor Airbnb, dat een officiële API heeft, is het een noodoplossing.

Hoe koppel je Airbnb in de praktijk?

Bij een API-koppeling hoef je nergens een wachtwoord of hotelcode in je software te plakken. Het verloopt in grote lijnen zo:

1. In je PMS kies je Airbnb en klik je op verbinden.
2. Je komt op een pagina van Airbnb zelf, logt in met je host-account en bevestigt eventueel een verificatiecode.
3. Airbnb toont welke toegang de software vraagt: beschikbaarheid, prijzen, advertenties, boekingen en eventueel berichten. Jij geeft toestemming.
4. Terug in je PMS koppel je elke kamer of woning aan de juiste Airbnb-advertentie.
5. De software stuurt een eerste keer je beschikbaarheid en prijzen door. Vanaf dan loopt het automatisch.

Die toestemming staat los van je Airbnb-wachtwoord. Wijzig je je wachtwoord, dan blijft de koppeling werken. Wil je ze stopzetten, dan trek je de toegang in via je Airbnb-account of zet je het kanaal uit in je PMS.

Waar let je op bij het kiezen?

Zoek je een platform dat vlot koppelt met Airbnb én Booking.com, stel dan deze vragen:

• Gaat het via een API of via iCal? Vraag het expliciet. "Koppeling met Airbnb" staat op veel websites, ook als het om een iCal-link gaat.
• Werken alle kanalen op dezelfde kalender? Een boeking via Airbnb moet ook Booking.com en je eigen website afsluiten, en omgekeerd.
• Kan je per kanaal een andere prijs zetten? Airbnb en Booking.com houden elk iets anders in. Wie overal hetzelfde tarief zet, verdient per kanaal iets anders. Hoe je dat uitrekent, staat in netto-opbrengst per boekingskanaal berekenen.
• Komen berichten centraal binnen? Anders blijf je tussen apps wisselen.
• Wat gebeurt er bij een wijziging of annulatie op Airbnb? Die moet vanzelf in je planning verwerkt worden, zonder dat je iets overtikt.
• Wat kost het, en per wat? Per kamer, per boeking of een vast bedrag: dat maakt voor een kleine logies een groot verschil.

Let ook op één gevolg aan de kant van Airbnb: wie zijn advertentie via software koppelt, krijgt meestal een andere verdeling van de servicekosten tussen gast en host. Wat dat betekent voor je prijzen, lees je in waarom Airbnb na een koppeling andere hostkosten rekent.

Drie fouten die we vaak zien

Prijzen nog in Airbnb zelf aanpassen. Na de koppeling is je PMS de bron. Wat je rechtstreeks in Airbnb wijzigt, wordt bij de volgende prijsupdate vanuit je PMS weer overschreven.

De oude iCal-link laten staan. Wie overstapt van iCal naar een API-koppeling en de iCal-link niet verwijdert, krijgt dubbele of spookblokkeringen. Haal de oude links weg, zowel in Airbnb als in je PMS.

Een kamer aan de verkeerde advertentie koppelen. Controleer na het koppelen of elke kamer bij de juiste Airbnb-advertentie hoort, zeker als je advertenties op elkaar lijken.

Zo werkt het in BedFlow PMS

In BedFlow PMS koppel je Airbnb via een API-verbinding in een paar minuten: je logt in bij Airbnb, geeft toestemming en koppelt je kamers aan je advertenties. Daarna stuurt BedFlow PMS je beschikbaarheid en prijzen voor het komende jaar door, komen Airbnb-boekingen vanzelf in je planning en verschijnen gastberichten in dezelfde inbox als die van Booking.com en je eigen website. De stappen met schermafbeeldingen staan in de handleiding Airbnb koppelen.

Wil je zien hoe dat samengaat met Booking.com en een boekingsmodule op je eigen site? Bekijk de prijzen of probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kaartgegevens.