Отворен или затворен B&B за Коледа и Нова година? Решете го през септември, а не през декември

Het is september, de zomer is net afgerond en de eindejaarsperiode voelt nog ver weg. Toch is dít het moment om te beslissen wat je met kerst en nieuwjaar doet. Niet omdat gasten nu al massaal boeken (al beginnen de eerste aanvragen wel binnen te komen), maar omdat de beslissing in september nog een keuze is. In december is ze een feit: ofwel staat je kalender vol en zit je vast, ofwel staat ze leeg en heb je de omzet gemist.

Dit artikel helpt je die keuze bewust te maken en daarna zó in te stellen dat je er niet meer naar hoeft om te kijken.

Eerst de eerlijke vraag: wil je het eigenlijk wel?

Veel uitbaters van een kleine B&B wonen in of naast het pand. Open blijven met kerst betekent: ontbijt serveren op 25 december, kamers klaarmaken op 31 december, en eventueel een gast die om 23 uur op oudejaarsavond nog aanbelt omdat de sleutel niet werkt. Dat is niet erg — het is het vak — maar het is wel iets anders dan een kamer in juli verhuren.

Stel jezelf drie vragen voor je naar de cijfers kijkt:

1. Wie draagt de last? Als je partner of kinderen mee instaan voor het ontbijt of de schoonmaak, is het een gezinsbeslissing, geen bedrijfsbeslissing.
2. Wat is je alternatief? Sommige uitbaters zijn met kerst sowieso thuis en vinden een paar gasten in huis eerder gezellig dan lastig. Anderen willen die week net weg.
3. Wat deed je vorig jaar, en hoe voelde het? Als je in januari vorig jaar dacht "dit nooit meer", geloof dat gevoel dan nu, niet de omzet.

Er is geen fout antwoord. Een B&B die twee weken sluit en in januari uitgerust herstart, verliest minder dan een uitbater die er in februari doorheen zit.

Dan de cijfers: wat kost open blijven en wat brengt het op?

Als je twijfelt, reken het uit per periode in plaats van voor "de feestdagen" als geheel. De eindejaarsperiode bestaat uit drie duidelijk verschillende weken:

• De week voor kerst (rond 18 tot 23 december): meestal rustig. Mensen bereiden thuis feesten voor. Kerstmarkten en steden trekken wel bezoekers, maar vaak voor één nacht.
• Kerst zelf (24 tot 26 december): sterk afhankelijk van je ligging. In een stad met kerstsfeer of in een landelijke omgeving waar mensen "er even tussenuit" willen, kan dit vol zitten. Elders is het stil.
• De week tussen kerst en nieuwjaar (27 december tot 2 januari): voor de meeste B&B's de sterkste week van het hele winterseizoen. Gasten blijven langer, zijn bereid meer te betalen en boeken vaak vroeg.

Zet daartegenover wat open zijn je kost: verwarming van kamers die anders koud blijven, ontbijtinkoop, eventuele extra hulp voor de schoonmaak, en — moeilijker in euro's uit te drukken — je eigen tijd op dagen waarop de meeste mensen niet werken. Als je alleen de week rond nieuwjaar openhoudt, hou je het grootste deel van de opbrengst en het kleinste deel van de last.

Een handig hulpmiddel: bekijk in je PMS de bezetting en de gemiddelde kamerprijs van de laatste twee eindejaarsperiodes, per week. Meer daarover in Bezettingsgraad, ADR en RevPAR. Als de week vóór kerst er vorig jaar leeg uitzag, hoef je dit jaar geen energie in die week te steken.

Drie werkbare scenario's

Scenario A: volledig gesloten. Van bijvoorbeeld 22 december tot 3 januari. Simpel, rustig, en helemaal legitiem. Zorg wel dat je het nú al blokkeert, zodat er in november geen boeking binnenkomt die je niet wil weigeren.

Scenario B: alleen de week rond nieuwjaar. Gesloten met kerst, open van 27 december tot 2 januari. Dit is voor veel kleine B&B's de beste balans: kerst thuis, en daarna de beste week van de winter meepakken. Overweeg hier een minimumverblijf van drie of vier nachten, zodat je niet elke dag een nieuwe aankomst hebt.

Scenario C: volledig open, met arrangementen. Als je ligging of je publiek het toelaat, maak van de feestdagen een product: een kerstarrangement met een uitgebreid ontbijt of een aperitief, of een nieuwjaarspakket met een late check-out op 1 januari. Hoe je zoiets samenstelt, staat in Arrangementen en pakketten samenstellen. Vraag hiervoor een hogere prijs én een strengere annuleringsvoorwaarde, want een annulering op 23 december vul je zelden nog op.

Prijzen: hoger, maar niet lukraak

De eindejaarsperiode is een van de weinige momenten waarop een kleine B&B zonder gêne een toeslag kan vragen. Gasten verwachten het. Hou het wel logisch: een toeslag op oudejaarsavond en de nachten errond is normaal, een toeslag op 19 december niet.

Wat goed werkt:

• Een vaste feestdagenprijs voor 24 tot en met 26 december en voor 30 december tot en met 1 januari, duidelijk hoger dan je gewone winterprijs.
• Een minimumverblijf van twee nachten rond kerst en drie of vier nachten rond nieuwjaar. Hoe je dat instelt zonder gaten te creëren, lees je in Minimale verblijfsduur instellen.
• Een niet-restitueerbaar tarief voor de nieuwjaarsnachten, eventueel naast een flexibel tarief dat iets duurder is.

Wat je beter niet doet: in november alsnog een korting geven omdat het "nog niet vol" is. De eindejaarsboeker beslist laat. Wie op 10 december kijkt en een vrije kamer ziet, boekt die gewoon aan de gewone prijs.

Zo zet je het vandaag vast in je PMS

Het grootste risico van "we zien wel" is dat een OTA in november een boeking voor 25 december binnenbrengt die je niet wilde. Dan moet je annuleren, met alle gevolgen voor je ranking en je gemoedsrust. Dat voorkom je met een kwartier werk in september:

1. Blokkeer de datums waarop je dicht bent in je PMS, voor alle kamers tegelijk. Een goede PMS stuurt die blokkering door naar Booking.com, Airbnb en je eigen website, zodat je nergens per ongeluk beschikbaar staat. In BedFlow PMS doe je dat via de kalender met één blokkering over alle kamers; het hoe en waarom staat in Kalender blokkeren voor eigen gebruik of onderhoud.
2. Stel je feestdagenprijzen in als een prijsregel voor de gekozen datums, niet als handmatige aanpassing per nacht. Dan blijven ze ook staan als je later je basisprijs wijzigt.
3. Stel het minimumverblijf in voor dezelfde periode.
4. Pas je annuleringsvoorwaarden aan voor de nieuwjaarsnachten als je een strengere regeling wil.
5. Zet een notitie in je gastcommunicatie. Als je open bent, laat je bevestigingsmail dan vermelden wat gasten mogen verwachten: ontbijttijden op feestdagen, of er een restaurant in de buurt open is, en wanneer jij bereikbaar bent. Dat voorkomt de meeste vragen op 24 december.

Communiceer je sluiting, niet je twijfel

Als je sluit, zet het dan ook op je website en in je Google Bedrijfsprofiel. "Gesloten van 22 december tot 3 januari — we verwelkomen je graag opnieuw vanaf 4 januari" is duidelijker dan een lege kalender waar mensen vergeefs op zoeken. Gasten die je eerder bezochten en nu een kerstuitje plannen, boeken misschien voor februari in plaats van helemaal niet.

Als je open bent, vertel dat dan even actief. Een korte mail naar eerdere gasten in oktober — "we zijn open tussen kerst en nieuwjaar, en er zijn nog een paar kamers" — is de goedkoopste marketing die er bestaat. Hoe je zo'n mail opzet, lees je in E-mailnieuwsbrief voor je B&B.

Samengevat

• Beslis in september, en beslis per week in plaats van voor "de feestdagen".
• De week rond nieuwjaar is voor de meeste B&B's de moeite waard; kerst zelf hangt af van je ligging; de week ervoor meestal niet.
• Sluiten is een volwaardige keuze. Blokkeer het dan wel nu, over alle kanalen tegelijk.
• Open blijven doe je met een hogere prijs, een minimumverblijf en een strengere annuleringsregeling.
• Laat je PMS het werk doen: blokkeringen, prijsregels en minimumverblijf zet je één keer, en ze gelden overal.

Wil je je eindejaarsperiode nu vastleggen zonder in vijf extranets te moeten inloggen? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kaartgegevens. De tarieven staan op de prijzenpagina, en in de documentatie vind je hoe je blokkeringen en seizoensprijzen instelt.