Фактура за нощувка към чуждестранна фирма: обратно начисляване или просто белгийски ДДС?

Het mailtje komt vaak op de dag van vertrek, of een week later: "Kunt u de factuur op naam van ons bedrijf zetten? Ons btw-nummer is DE123456789. Graag zonder btw, wij zijn btw-plichtig in Duitsland." De gast bedoelt het goed. Bij bijna elke andere dienst die hij inkoopt over de grens — een consultant, een softwareabonnement, een vertaling — klopt zijn redenering ook. Maar voor een overnachting klopt ze niet. En als je haar toch volgt, sta jij straks bij een controle met een factuur zonder btw die je wél had moeten aanrekenen.

Dit artikel zet de regel uit, legt uit waarom ze bestaat, en geeft je een standaardantwoord voor de gast die aandringt.

De regel: een overnachting wordt belast waar het bed staat

Een logiesprestatie is voor de btw een dienst die betrekking heeft op een onroerend goed. Voor zulke diensten geldt in de hele EU dezelfde regel: ze worden belast in het land waar het onroerend goed ligt. Niet in het land van de klant, niet in het land waar de factuur naartoe gaat. Je B&B staat in België, dus elke overnachting in je B&B is een Belgische handeling met Belgische btw.

Wie de klant is, verandert daar niets aan:

• Een Nederlands bedrijf met een geldig NL-btw-nummer: Belgische btw.
• Een Duitse zelfstandige die de kamer voor een beurs boekt: Belgische btw.
• Een Zwitsers of Amerikaans bedrijf, dus buiten de EU: Belgische btw.
• Een particulier uit gelijk welk land: Belgische btw.

De verlegging van btw — de vermelding "btw verlegd" of "reverse charge" op een factuur — bestaat voor diensten waarvan de plaats van de dienst bij de klant ligt: advies, IT, marketing, bemiddeling. Daar rekent de leverancier geen btw aan en geeft de klant ze zelf aan in eigen land. Een overnachting hoort niet in die categorie. Er is geen "keuze" of "optie" om te verleggen; het mechanisme is gewoon niet van toepassing.

Je kent die verlegging trouwens al uit je eigen administratie, maar dan aan de andere kant: de commissiefactuur van Booking.com komt uit Nederland zonder btw, met de melding dat de btw naar jou verlegd is. Dat is een bemiddelingsdienst, en die volgt de klant. Jouw factuur aan de gast is een logiesdienst, en die volgt het pand. Twee verschillende regels, allebei correct.

Wat dat concreet betekent voor je factuur

Je factuur aan het buitenlandse bedrijf ziet er dus precies hetzelfde uit als een factuur aan een Belgisch bedrijf:

• 12% btw op de overnachting (het logiestarief sinds 1 maart 2026), en de tarieven die je ook anders gebruikt voor ontbijt en extra's.
• Het bedrag gaat in je periodieke btw-aangifte in de roosters voor binnenlandse handelingen. Het is géén intracommunautaire dienst.
• Het komt niet in je intracommunautaire opgave (de "IC-listing"). Die is alleen voor diensten en leveringen waarvan de btw effectief naar de klant verlegd wordt. Een logiesprestatie hoort er niet in, ook al staat er een buitenlands btw-nummer op de factuur.

Val je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet onder €25.000)? Dan reken je aan niemand btw aan, ook niet aan het buitenlandse bedrijf, en zet je dezelfde vermelding op de factuur als altijd: "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen". De klant krijgt dan geen btw om terug te vragen, maar betaalt ook geen btw. Voor hem is het resultaat hetzelfde als een verlegde factuur; alleen de reden is anders.

"Maar dan kan ik de btw niet aftrekken" — jawel, langs een andere weg

De gast heeft één ding wél juist: hij wil de btw op zijn hotelkosten recupereren. Dat kan, alleen niet via jouw factuur.

Een onderneming uit een andere EU-lidstaat vraagt Belgische btw terug via de elektronische teruggaafprocedure die in de hele EU bestaat. Ze dient het verzoek in via het belastingportaal van haar eigen land, dat het doorstuurt naar de Belgische administratie. Dat kan per kwartaal of per jaar, er gelden minimumbedragen, en de aanvraag voor een kalenderjaar moet uiterlijk op 30 september van het jaar erna binnen zijn. Wat ze daarvoor nodig heeft, is precies een correcte factuur mét Belgische btw, op naam van de onderneming. Een factuur zonder btw helpt haar dus niet: er valt dan niets terug te vragen.

Voor bedrijven van buiten de EU bestaat een gelijkaardige procedure, maar alleen voor landen waarmee België een wederkerigheidsakkoord heeft. Een Zwitsers of Noors bedrijf kan meestal terugvragen; voor veel andere landen blijft de Belgische btw gewoon een kost. Dat is vervelend voor de klant, maar het verandert niets aan wat jij moet doen.

Het loont om hiervoor een vaste zin klaar te hebben, in het Nederlands, Engels, Frans en Duits. Iets als:

"Overnachtingen worden belast in het land waar de accommodatie staat, dus op onze factuur staat altijd Belgische btw. Als btw-plichtige onderneming kunt u die btw terugvragen via de EU-teruggaafprocedure in uw eigen land; onze factuur bevat alle gegevens die u daarvoor nodig hebt."

Vriendelijk, kort en juist. In onze ervaring gaat de discussie daarmee vrijwel altijd dicht: de gast wilde geen gelijk, hij wilde zijn btw terug.

Wat er op de factuur moet staan

De verplichte vermeldingen zijn dezelfde als voor elke factuur, maar een buitenlandse boekhouding is er extra kritisch op, omdat ze de factuur meestuurt met haar teruggaafverzoek:

• Een volgnummer en de factuurdatum.
• Jouw volledige naam of handelsnaam, adres en BE-btw-nummer.
• De volledige naam en het adres van de onderneming, plus haar btw-nummer. Dat laatste is voor de heffing niet doorslaggevend (je rekent toch Belgische btw), maar zonder dat nummer raakt haar teruggaafverzoek niet door.
• Een duidelijke omschrijving: aantal nachten, aankomst- en vertrekdatum, kamer of kamertype, en de naam van de gast die er verbleef. Buitenlandse fiscus wil kunnen zien dat het om een zakelijk verblijf van een werknemer gaat.
• De maatstaf van heffing per btw-tarief, het btw-bedrag per tarief en het totaal.
• De logiestaks apart vermeld als je die doorrekent, zoals je dat ook op je binnenlandse facturen doet.

Een factuur mag in het Engels of Duits opgesteld zijn; dat is voor een buitenlandse klant zelfs beter. Bedragen in euro. Verder: controleer het btw-nummer via VIES vóór je de factuur maakt. Een verkeerd getikt of verzonnen nummer op je factuur is jouw probleem, niet dat van de gast.

En Peppol? De Belgische verplichting tot elektronische facturatie geldt tussen Belgische btw-plichtigen. Aan een buitenlandse onderneming mag je gewoon een PDF sturen. Zit je nog even met een gast die op de valreep om een factuur op bedrijfsnaam vraagt, dan is het handig als je die met een paar klikken in de juiste taal kunt maken zonder de boeking te moeten herwerken.

Drie situaties die vaak fout lopen

De gast vraagt de factuur pas maanden later. Zijn boekhouding heeft ze nodig voor de teruggaafaanvraag, die soms pas in het najaar wordt voorbereid. Je mag een factuur uitreiken zolang de boeking bestaat en het bedrag klopt; zorg dat je de betaalde boeking dus makkelijk terugvindt. Bewaar de bedrijfsgegevens bij de boeking, niet in je mailbox.

De boeking kwam via Booking.com. De gast (of zijn werkgever) betaalde aan jou, dus jij factureert het volledige verblijfsbedrag aan de onderneming, met Belgische btw. De commissie die Booking.com jou aanrekent is een aparte stroom tussen jou en Booking.com en komt niet op de factuur van de gast. Wie de factuur zelf krijgt, is de betaler: staat de boeking op naam van een werknemer maar betaalt het bedrijf, dan staat het bedrijf op de factuur en de werknemer in de omschrijving.

De gast wil een factuur "zonder btw" en dreigt met een slechte review. Dat komt zelden voor, maar het gebeurt. Blijf bij de regel, geef je standaardzin en wijs op de teruggaafprocedure. Een correcte factuur is het beste wat je voor hem kunt doen; een foute factuur wordt in zijn eigen land net zo goed afgekeurd.

Zo regel je het in je PMS

Wat dit onderwerp lastig maakt, is niet de regel, maar dat het altijd ad hoc gebeurt: een gast aan de balie, een mail op zondagavond, een btw-nummer op een briefje. Een goed boekingssysteem haalt de improvisatie eruit:

• De bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer, land) horen bij de boeking, zodat de factuur ze automatisch overneemt.
• Het btw-nummer wordt gecontroleerd via VIES op het moment dat je het invoert, niet achteraf.
• De btw-tarieven liggen per dienst vast (overnachting, ontbijt, extra's), zodat elke factuurregel klopt zonder dat je erover nadenkt, ook als je het land van de klant verandert.
• De factuur wordt gemaakt in de taal van de gast en als PDF verstuurd; voor Belgische bedrijven gaat ze daarnaast via Peppol.

In BedFlow PMS werkt het precies zo. Je vult op de boeking de onderneming in, het btw-nummer wordt tegen VIES gecheckt, en de factuur rolt eruit met Belgische btw, in de juiste taal, met de verblijfsdata en de naam van de gast in de omschrijving. Buitenlandse bedrijven krijgen een PDF, Belgische bedrijven een gestructureerde e-factuur via Peppol, en alles gaat automatisch naar je boekhoudpakket. Je hoeft geen enkele keer te beslissen of er "verlegd" moet worden, want die vraag stelt zich voor een overnachting niet.

Samengevat

• Een overnachting wordt altijd belast waar het pand staat. Buitenlands bedrijf of niet: Belgische btw, 12% op de overnachting.
• Geen verlegging, geen intracommunautaire opgave. De enige verlegde factuur in je administratie is die van je boekingsplatform aan jou.
• Het buitenlandse bedrijf krijgt zijn btw terug via de EU-teruggaafprocedure in eigen land, en heeft daarvoor juist een factuur mét btw nodig.
• Zet naam, adres en btw-nummer van de onderneming, de verblijfsdata en de naam van de gast op de factuur; controleer het nummer via VIES.
• Peppol is niet verplicht naar het buitenland; een PDF in de taal van de klant volstaat.

Wil je dat je facturen aan bedrijven, Belgisch of buitenlands, automatisch kloppen zonder dat je per gast de regels moet nakijken? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kredietkaart. De tarieven vind je op de prijzenpagina en de documentatie legt uit hoe je bedrijfsgegevens en btw-tarieven per dienst instelt.