Fecho do ano para o seu B&B: a checklist antes de 31 de dezembro

Kort antwoord: een jaarafsluiting voor je B&B is geen boekhoudwerk, maar opruimwerk vóór je boekhouder begint. Kijk in december zes dingen na: openstaande saldi, proforma's die nog geen factuur werden, voorschotten voor verblijven in volgend jaar, verkochte cadeaubonnen die nog niet gebruikt zijn, je toeristenbelasting en je Statbel-aangiftes. Wie dat in één uur doet, bespaart in januari dagen heen-en-weer mailen.

De meeste uitbaters zien de jaarwissel vanuit de keuken: wie komt er met oudejaar, hoeveel ontbijten op 1 januari. De administratieve kant komt pas in januari, als de boekhouder "alles van vorig jaar" vraagt. Dan begint het zoeken: welke overschrijving hoort bij welke gast, waarom staat die factuur nog open, en wat met die gast die in november al betaalde voor een weekend in februari?

Hieronder de zes punten, in de volgorde waarin je ze het best afwerkt.

1. Openstaande saldi: wat staat er nog open, en waarom?

Begin met de facturen waar nog geld op openstaat. Vaak is er niets mis: de gast betaalde cash bij vertrek en je registreerde het niet, of een overschrijving kwam binnen met een andere mededeling. Soms is er wel iets mis, en dan wil je dat nu weten en niet in maart.

Ga elke openstaande factuur af en zet ze in één van drie bakjes:

• Betaald maar niet geregistreerd: registreer de betaling met de juiste datum en betaalmethode.
• Echt nog open: stuur een vriendelijke herinnering. Hoe je dat doet zonder je gastvrijheid te verliezen, lees je in openstaande betalingen opvolgen.
• Gaat niet meer betaald worden (een no-show zonder kaart, een geschil): bespreek met je boekhouder hoe je die afboekt, en maak waar nodig een creditnota in plaats van de factuur te laten hangen.

In BedFlow PMS zet je in de facturenlijst de filter Enkel met openstaand saldo aan, en zie je in één klik alles wat nog openstaat.

2. Proforma's die nog geen factuur werden

Een boeking krijgt eerst een proforma; na het verblijf wordt dat de definitieve factuur met een volgnummer. Een proforma is dus geen factuur voor je boekhouding. Kijk na of er proforma's blijven hangen voor verblijven die al voorbij zijn, bijvoorbeeld een boeking die je manueel aanpaste, of een geannuleerde boeking die nog niet als annulatie verwerkt is.

Let op de verblijven over de jaarwissel heen. Een gast die van 30 december tot 2 januari blijft, krijgt zijn definitieve factuur na het vertrek, dus in januari. Weet op voorhand hoe je boekhouder dat wil zien, zodat niemand in januari verrast is dat de omzet van oudejaar "in het nieuwe jaar" staat.

3. Voorschotten voor verblijven in volgend jaar

Dit is het punt dat het vaakst vergeten wordt. Een gast die in november een voorschot betaalt voor een verblijf in april, heeft jou dit jaar geld gegeven voor een prestatie van volgend jaar. Hoe je dat boekt en wat dat voor de btw betekent, beslist je boekhouder; dat hangt onder meer af van je statuut. Jij zorgt voor de lijst: welke gast, welk bedrag, welke datum, voor welk verblijf.

Zonder systeem maak je die lijst uit je bankafschriften en je mailbox. Met een PMS zie je per boeking welke betalingen al binnen zijn, zodat je de voorschotten voor volgend jaar in een paar minuten oplijst. Meer over het vragen van voorschotten lees je in voorschot vragen bij een directe boeking.

4. Cadeaubonnen: verkocht, maar nog niet gebruikt

Ook een verkochte cadeaubon is geld dat je ontving voor een overnachting die nog moet komen. Maak een lijst van de bonnen die dit jaar verkocht zijn en nog (deels) openstaan, met hun vervaldatum. Je boekhouder wil die zien, en jij wil weten hoeveel verblijven je volgend jaar al "verschuldigd" bent.

In BedFlow PMS heeft elke bon een geldigheid; standaard blijft een verkochte bon 24 maanden geldig, en die termijn stel je zelf in. Hoe je met bonnen extra directe omzet maakt, lees je in cadeaubonnen verkopen.

5. Toeristenbelasting: klopt wat je inde met wat je aangeeft?

De regels voor toeristenbelasting verschillen per gemeente: per persoon of per kamer, per maand, kwartaal of jaar aan te geven. Leg in december naast elkaar wat je via je facturen aanrekende en wat je al aangaf. Verschillen ontstaan meestal bij kanalen: een boeking via een platform waar de taks niet of dubbel werd aangerekend, of kinderen die vrijgesteld zijn.

Voor de regels per stad: Antwerpen, Brussel, Gent en Brugge. Twijfel je over een bedrag, kijk dan in het reglement van je gemeente; dat is altijd de bron.

6. Statbel: zijn alle maanden doorgegeven?

Belgische logies geven hun overnachtingen elke maand door aan Statbel. Kijk na of elke maand van dit jaar is ingediend. Een vergeten maand is in december nog snel recht te zetten; in juni is het een reconstructie.

BedFlow PMS maakt de Statbel-export per pand automatisch op de derde van elke maand voor de vorige maand. De export van december komt dus op 3 januari; je hoeft het bestand alleen nog op te laden in het portaal van Statbel. Zie de Statbel-export in de handleiding.

En dan: de cijfers van het jaar

Als de zes punten in orde zijn, is het moment om naar het jaar zelf te kijken: omzet per maand en per kamer tegenover vorig jaar, bezetting, en via welk kanaal je gasten kwamen. Dat geeft je de input voor je prijzen van volgend jaar; zie tarieven voor volgend jaar bepalen.

Eén kanttekening: de statistieken in een PMS tellen meestal facturen inclusief btw per factuurdatum, terwijl je boekhouding exclusief btw en soms op betaaldatum werkt. Voor je aangiftes en je jaarrekening blijft je boekhouding de bron.

Minder werk in januari

De beste jaarafsluiting is er een waar weinig af te sluiten valt. Dat lukt als betalingen per boeking geregistreerd worden, definitieve facturen vanzelf naar je boekhoudpakket gaan en de Statbel-export elke maand klaarstaat. In BedFlow PMS kan je je facturen automatisch laten doorsturen naar Yuki, Billit, Octopus of ClearFacts; zie de boekhoudkoppelingen.

Wil je volgend jaar zonder schoenendoos beginnen? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis: boekingen, betalingen, facturen en je kanalen in één overzicht. Geen kredietkaart nodig.