Връщане на пари на гост: възстановяване, кредитно известие и счетоводство

Het gebeurt een paar keer per seizoen. Een gast annuleert nog net binnen de gratis periode. Iemand vertrekt een nacht vroeger omdat er thuis iets is. Een boeking is per ongeluk twee keer betaald, één keer online en één keer aan de deur. Of je hebt zelf een prijs verkeerd ingegeven en dat merk je pas achteraf.

Het geld terugstorten is meestal het makkelijkste stukje van zo'n dag. Het lastige komt daarna: je factuur staat nog op het oude bedrag, je btw-aangifte telt nog altijd de volle logies mee, de logiesbelasting die je aan de gemeente moet doorstorten klopt niet meer, en drie maanden later zit je boekhouder te kijken naar een bankafschrift met een uitgaande betaling die nergens aan hangt.

Terugbetaling en creditnota zijn twee verschillende dingen

Dit is het onderscheid waar het bijna altijd misloopt, dus daar beginnen we.

Een terugbetaling is een geldstroom. Er gaat een bedrag van jouw rekening naar de gast. Meer is het niet.

Een creditnota is een document. Het corrigeert een factuur die je al hebt uitgereikt, met een eigen nummer, een verwijzing naar de originele factuur, en dezelfde btw-behandeling als het origineel.

Die twee horen vaak samen, maar niet altijd:

• Wel een factuur uitgereikt? Dan mag je die factuur niet aanpassen of weggooien. Je maakt een creditnota voor het deel dat vervalt, en je registreert de terugbetaling apart.
• Nog geen factuur, alleen een vooruitbetaling of aanbetaling? Dan volstaat het om de terugbetaling te registreren en de boeking aan te passen. Geen creditnota nodig voor iets wat nooit gefactureerd is.
• Wel geannuleerd, maar je houdt de aanbetaling? Dan is er geen terugbetaling én meestal geen creditnota. Wat je overhoudt is een annuleringsvergoeding, en dat is een ander soort omzet dan logies — zie ook je annuleringsvoorwaarden instellen.

Wie die drie situaties uit elkaar houdt, heeft het grootste deel van het werk al gedaan.

Btw en logiestaks: wat volgt mee, wat niet

Twee bedragen op je factuur gedragen zich verschillend als je terugbetaalt.

De btw op logies volgt gewoon de creditnota. Een creditnota neemt het tarief over van de factuur die hij corrigeert — het tarief van toen, niet het tarief van vandaag. Dat is relevant nu het Belgische logiestarief sinds 1 maart 2026 op 12% staat: corrigeer je een factuur van vóór die datum, dan crediteer je aan het oude tarief. Meer daarover in btw op logies in België.

De logiesbelasting is jouw geld niet. Je int ze per persoon per nacht en stort ze door aan de gemeente. Gaat een nacht niet door, dan is er voor die nacht ook geen belastbare overnachting — dus die hoort integraal terug naar de gast, ook al voelt het alsof je iets weggeeft. Vergeet ze daarna niet af te trekken van je volgende aangifte, anders betaal je ze twee keer. De praktische kant staat in logiesbelasting verwerken.

En dan is er nog iets wat géén terugbetaling is: een waarborg die je vrijgeeft. Dat geld was nooit omzet, dus er hoort geen creditnota bij en het mag niet in je omzetcijfers opduiken. Zie waarborg vragen aan gasten.

Terugbetalen doe je via het kanaal waarlangs het geld kwam

De gouden regel: geld gaat terug langs dezelfde weg als het gekomen is. Niet omdat het mooier staat, maar omdat je het anders nooit meer gematcht krijgt met je bankafschrift.

• Online betaald via je eigen betaalprovider? Doe de terugbetaling in die provider, gekoppeld aan de originele transactie. Het bedrag gaat terug naar dezelfde kaart, en je afschrift toont netjes een refund bij de oorspronkelijke betaling. Een losse overschrijving vanaf je zichtrekening doet dat niet.
• Overgeschreven? Vraag het IBAN schriftelijk op en zet de boekingsreferentie in de mededeling. Nooit een IBAN overnemen uit een telefoontje.
• Via een OTA betaald waar het platform int? Dan heb jij dat geld nooit gehad. De terugbetaling loopt via het platform, en jouw kant is enkel: de boeking annuleren of aanpassen, en controleren dat de latere afrekening klopt. Trek nooit zelf geld terug voor een boeking die je nog niet uitbetaald kreeg.
• Cash betaald? Geef een gedateerd bewijs mee met bedrag en reden, en hou een kopie. Dat is je enige spoor.

Gedeeltelijke terugbetaling: reken op regelniveau

Bij een volledige annulering is de rekensom simpel. Bij een half verblijf gaat het mis zodra je "ongeveer de helft" begint te schatten.

Neem een boeking van drie nachten voor twee personen: kamer €130 per nacht, ontbijt €14 per persoon per nacht, logiesbelasting €2,50 per persoon per nacht, eenmalige schoonmaakkost €25. Totaal €390 + €84 + €15 + €25 = €514. De gasten vertrekken na twee nachten.

Wat vervalt is niet een derde van het totaal:

• één nacht kamer: €130
• twee ontbijten: €28
• logiesbelasting voor twee personen, één nacht: €5
• schoonmaakkost: niets — die kost heb je gewoon gemaakt

Terug te betalen: €163. Op €514 is dat 31,7%, niet de 33% die je uit je hoofd zou zeggen. Bij één boeking scheelt dat weinig; over een seizoen met minimumverblijven, arrangementen en toeslagen loopt het op. Reken altijd per regel, en beslis per regel of hij vervalt.

Vijf dingen die je jezelf bespaart

Betaal nooit terug vóór het geld binnen is. Klinkt vanzelfsprekend, tot iemand annuleert op de dag dat de overschrijving nog onderweg is.

Zet de reden erbij. "Terugbetaling" zegt niets. "Annulering binnen voorwaarden" of "1 nacht vervroegd vertrek" is over zes maanden nog leesbaar, ook voor je boekhouder.

Communiceer de termijn. Een kaartterugbetaling staat er zelden dezelfde dag op. Zeg gewoon dat het enkele werkdagen duurt en je hoort er niets meer over.

Geef vrijgekomen nachten opnieuw vrij. Een terugbetaling zonder de kalender aan te passen betekent dat je die nacht nooit meer verkoopt — zie vrijgekomen nachten opnieuw verkopen.

Hou één plek waar het betaalde bedrag klopt. Als je terugbetalingen in je betaalprovider staan en je facturen ergens anders, dan is er geen enkel scherm waar je ziet wat een gast netto betaald heeft. Daarover gaat betalingen per boeking bijhouden.

Hoe je dit aanpakt in BedFlow PMS

In BedFlow PMS registreer je een terugbetaling als een betaling op de boeking, met een negatief bedrag, een datum, een methode en een reden. Het betaalde saldo van die boeking past zich meteen aan, zodat je in het overzicht van de boeking blijft zien wat er netto binnen is — geen apart lijstje, geen tweede waarheid.

Staat er al een factuur tegenover, dan maak je daarnaast een creditnota met een eigen nummer en een verwijzing naar het origineel. De originele factuur blijft ongewijzigd bestaan, wat ook de bedoeling is. Werk je met een boekhoudkoppeling, dan volgt de creditnota dezelfde weg als een gewone factuur, met hetzelfde btw-tarief als het document dat ze corrigeert. De documentatie loopt de stappen door.

Kort samengevat

Scheid altijd de geldstroom van het document: terugbetaling is bank, creditnota is boekhouding. Stort terug langs hetzelfde kanaal als waarlangs betaald is, geef logiesbelasting integraal terug voor nachten die niet doorgingen, en reken bij een gedeeltelijke terugbetaling per factuurregel in plaats van met een percentage. Noteer de reden, want die vraag komt altijd terug — meestal maanden later.

Wil je terugbetalingen, creditnota's en betaalde saldo's op één plek per boeking zien staan? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis — zonder kredietkaart. De prijzen staan gewoon op de site.