Handmatige boeking (telefoon / walk-in)

Bijgewerkt op 2026-04-22

Voor telefoongasten en walk-ins heb je een single-screen formulier — geen wizard, geen gedoe. Vul alleen het hoogstnodige in; de gast vult de rest zelf aan via het gastportaal.

Wanneer gebruik je dit?

Een gast belt om rechtstreeks te boeken
Walk-in aan de deur ("jullie hebben nog plaats deze avond?")
Je wil een boeking registreren die via Instagram DM / WhatsApp binnen kwam

Voor gasten die vanuit je website boeken, gebruik je de booking widget — dat is de normale flow.

Hoe gaat het?

Ga naar BedFlow → Bookings
Klik rechtsboven ➕ Nieuwe boeking
Vul in onder Verblijf:
- Aankomst + Vertrek met date-pickers
- Kamer dropdown — toont per kamer de prijs en of er beschikbaarheid is (⚠️ bezet/geblokkeerd als dat zo is, maar je kan dan nog steeds kiezen om te overboeken)
- Volwassenen + Kinderen
Onder Gast:
- Zoek bestaande gast bovenaan — begint te zoeken na 2 tekens, matcht op naam, bedrijf, email, gsm, adres, stad, postcode, btw-nummer. Vul je iets in → de 4 velden eronder worden automatisch ingevuld.
- Als er geen match is → Voornaam + Achternaam (verplicht) + minstens telefoon of email (om de bevestiging te kunnen sturen)
- Taal (NL / EN / FR / DE) voor de bevestigingsmail
- Notities (optioneel) — bv. "late aankomst 21u", "dieetwensen: vegetarisch"
Klik Aanmaken

Wat gebeurt er daarna automatisch?

Debiteur wordt aangemaakt (of hergebruikt bij match)
Tarieven worden berekend via je Tariefbeheer configuratie
Toeristenbelasting wordt opgeteld
Proforma factuur wordt gegenereerd
Voorschotbedrag wordt berekend volgens je instellingen
Channex krijgt een availability-push als de kamer gekoppeld is
Je wordt doorgestuurd naar de detailpagina met de Stripe payment link

Je kan die link dan per mail of WhatsApp doorsturen naar de gast (of hij krijgt automatisch z'n bevestigingsmail — afhankelijk van de email automations).

Kanaal

Admin-boekingen krijgen channel = 'phone' zodat ze onderscheidbaar zijn van widget-boekingen in rapportage.