Software di fatturazione per il tuo B&B o hotel: a cosa fare attenzione

Kort antwoord: facturatiesoftware voor een B&B of hotel moet meer kunnen dan een gewoon facturatieprogramma. Ze maakt per boeking vanzelf een factuur met de nachten, de extra's en de toeristenbelasting, rekent het juiste btw-tarief per regel (logies tegen 12%, andere producten soms tegen een ander tarief), houdt een doorlopende nummering bij, maakt creditnota's in plaats van facturen te wissen, levert facturen aan bedrijven via Peppol en stuurt alles door naar je boekhouder. Werkt ze in de cloud, dan heb je dat overal bij de hand, ook aan de ontbijttafel.

Hieronder de acht dingen die je best controleert voor je kiest, en waarom een algemeen facturatieprogramma daar vaak op struikelt.

Waarom een gewoon facturatieprogramma wringt

Een facturatieprogramma voor een loodgieter of een webshop werkt met klanten, producten en aantallen. Een verblijf past daar slecht in. Je verkoopt nachten met een prijs die per nacht kan verschillen, voor een aantal personen, met een toeristenbelasting die per persoon of per kamer telt. Een deel van je gasten boekt via Booking.com of Airbnb, waar het geld via het kanaal binnenkomt. En wie halfweg een nacht bijboekt of een dag vroeger vertrekt, verandert de factuur.

Met een los programma typ je dat allemaal over uit je reserveringssysteem. Dat kost tijd en bij elke boeking kan er een fout in sluipen. De beste facturatiesoftware voor logies is daarom meestal de software die je boekingen al kent.

1. Een factuur per boeking, zonder overtypen

Het belangrijkste punt: de factuur moet uit de boeking komen. Gast, periode, nachten met hun prijs, extra's zoals ontbijt of een late check-out, toeristenbelasting en totaal staan er meteen op. Verandert de boeking, dan verandert de factuur mee zolang ze nog niet definitief is.

Vraag bij een demo dus niet "kan ik een factuur maken?" maar "wat moet ik nog typen nadat een gast via mijn website of Booking.com geboekt heeft?". Het juiste antwoord is: niets.

2. Proforma eerst, definitieve factuur na het verblijf

In een B&B betaalt een gast vaak een voorschot, de rest bij aankomst en een drankje achteraf. Een proforma bij de boeking, die je bij het vertrek omzet in een definitieve factuur, vangt dat netjes op. Het definitieve nummer volgt dan pas wanneer de rekening echt klopt, en je nummering blijft zonder gaten.

3. Btw en toeristenbelasting per regel

Logies valt in België onder het verlaagde btw-tarief. Wat dat sinds 2026 precies is, lees je in btw op logies in België. Maar niet alles op je rekening valt eronder: een fles wijn of een ander product kan een ander tarief hebben. Goede software zet het tarief per regel en telt de btw per tarief op.

De toeristenbelasting is nog zo'n regel. Elke stad rekent anders: per persoon, per volwassene of per kamer. Je software moet dat per pand kunnen instellen en het bedrag als aparte regel op de factuur zetten. Hoe dat werkt, lees je in logiesbelasting in je B&B verwerken.

4. Doorlopende nummering en de verplichte vermeldingen

Een factuur heeft een uniek volgnummer in een doorlopende reeks, een datum, je ondernemingsgegevens en btw-nummer, de gegevens van de klant (met btw-nummer als het een bedrijf is), wat je leverde, de maatstaf en het bedrag van de btw per tarief. De volledige lijst staat bij de FOD Financiën. Je software moet dat vanzelf doen, ook als twee mensen tegelijk factureren.

5. Creditnota's in plaats van wissen

Een definitieve factuur wis je niet. Annuleert een gast of betaal je iets terug, dan maak je een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Controleer of je software dat in een paar klikken doet en of de creditnota mee naar je boekhouder gaat. Meer over het terugbetalen zelf lees je in terugbetaling aan een gast verwerken.

6. Betalingen per factuur, ook van Booking.com

Je wil per factuur zien wat betaald is en wat nog openstaat: online betaald, per overschrijving, cash, met de terminal, of uitbetaald door een kanaal. Goede software koppelt een online betaling vanzelf aan de factuur en laat je een betaling van Booking.com registreren als uitbetaling van het kanaal, zodat je saldo klopt. Een vriendelijke betaalherinnering met een betaalknop is mooi meegenomen.

7. Peppol voor facturen aan bedrijven

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Logeert een bedrijf bij je en vraagt het een factuur op bedrijfsnaam, dan moet die gestructureerd via Peppol vertrekken. Je software moet daarvoor een UBL-bestand maken en het via Peppol kunnen versturen, zelf of via je boekhoudpakket. Wat er precies onder valt, lees je in Peppol en e-facturatie voor je B&B.

8. Een koppeling met je boekhouder, in de cloud

Elke maand een map met pdf's mailen is niet meer nodig. Kijk of je software je facturen vanzelf naar het boekhoudpakket van je boekhouder stuurt, en welke pakketten ze ondersteunt. En kies voor software in de cloud: je factureert dan vanaf je laptop, je gsm of de pc aan de receptie, en je hoeft zelf geen back-ups te maken.

Een snelle test voor je kiest

Neem een echte boeking van vorige maand: twee nachten, twee volwassenen, een ontbijt, geboekt via Booking.com. Laat zien hoe de factuur ontstaat, hoe het geld van Booking.com geregistreerd wordt, en hoe die factuur bij je boekhouder belandt. Lukt dat zonder overtypen, dan zit je goed.

Hoe BedFlow PMS dat aanpakt

In BedFlow PMS ontstaat bij elke boeking automatisch een proforma, of de boeking nu van je website, Booking.com, Airbnb of de telefoon komt. Na het verblijf wordt ze een definitieve factuur met een volgnummer, als pdf en als UBL. Btw en toeristenbelasting stel je één keer in per pand. Betalingen registreer je per factuur, ook uitbetalingen van een kanaal. Annuleer je een boeking met een definitieve factuur, dan maakt BedFlow PMS zelf de creditnota, rekening houdend met wat je terugbetaalde. Je facturen gaan vanzelf naar Yuki, Billit, Octopus of ClearFacts, en facturen aan bedrijven vertrekken via Peppol met Yuki of Billit. Alles staat in de handleiding over facturatie.

Wil je zien hoe dat met je eigen boekingen werkt? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kaartgegevens. Of bekijk eerst de prijzen.