Gestionale per case vacanze e B&B in Italia: cosa deve fare davvero?

In breve. Un gestionale per case vacanze o B&B in Italia deve fare più di un calendario e un channel manager. Deve anche comunicare gli ospiti ad Alloggiati Web, trasmettere il movimento ISTAT alla tua Regione, mostrare il tuo CIN e, se hai la partita IVA, inviare la fattura elettronica allo SDI. Controlla quindi prima questi quattro obblighi, e solo dopo l'elenco delle funzioni.

Molti confronti tra gestionali parlano soprattutto di canali e motori di prenotazione. Contano, certo, ma sono gli adempimenti italiani a portarti via tempo ogni settimana. In questo articolo trovi cosa verificare, cosa un gestionale può fare al posto tuo e cosa resta comunque a te.

1. Canali: un solo calendario per Booking.com, Airbnb e il tuo sito

La base è uguale ovunque. Una prenotazione su un canale deve aggiornare subito la disponibilità sugli altri, e le tariffe si gestiscono da un unico punto. Chiedi se il collegamento passa dall'API del canale o da iCal: iCal trasmette solo le date bloccate, e con ritardo. Questo vale per un channel manager per case vacanza, per appartamenti o per affittacamere. La differenza tra PMS, channel manager e motore di prenotazione è spiegata in questa panoramica.

2. Alloggiati Web: comunicare ogni ospite alla Questura

Chi offre alloggio in Italia comunica alla Questura ogni ospite (art. 109 TULPS), anche gli italiani e i bambini. Va fatto entro 24 ore dall'arrivo, ed entro 6 ore per un soggiorno di una notte al massimo.

Chiedi al fornitore del gestionale:

• Le schedine partono in automatico tramite il web service, o devi caricare un file?
• Gli ospiti compilano da soli i propri dati, nella loro lingua?
• Vedi per ogni ospite se la schedina è stata accettata o rifiutata, e perché?
• La ricevuta giornaliera viene conservata? La Polizia di Stato la tiene solo 30 giorni.

C'è una cosa che nessun gestionale fa per te: secondo la giurisprudenza attuale, una registrazione compilata solo dall'ospite non basta come identificazione. L'ospite va visto all'arrivo, di persona o in videochiamata.

3. ISTAT: la comunicazione quotidiana alla Regione

Il movimento clienti (un tempo il modello C59) va comunicato alla tua Regione, non all'ISTAT. La maggior parte delle Regioni usa Ross1000 e vuole una comunicazione ogni giorno, anche nei giorni senza arrivi e in quelli di chiusura.

Qui conta la Regione, quindi chiedilo prima di scegliere. La Puglia usa SPOT, la Sicilia Turist@t e una parte della Toscana un sistema proprio. Verifica se la tua Regione è collegata direttamente o se dovrai caricare tu un file.

4. CIN e codice regionale: visibili sugli annunci

Dal 1° gennaio 2025 un immobile in locazione breve o una struttura ricettiva in Italia deve avere il CIN (Codice Identificativo Nazionale). Lo richiedi tramite la banca dati BDSR del Ministero del Turismo, su bdsr.ministeroturismo.gov.it. Il codice va indicato negli annunci ed esposto all'esterno dell'immobile. Alcune Regioni assegnano anche un proprio codice. Controlla che il gestionale possa mostrare il codice sul tuo sito e nel motore di prenotazione, e per singolo appartamento se ognuno ha il proprio CIN.

5. Fattura o ricevuta: dipende dalla tua posizione

Con la partita IVA ogni fattura è un file XML che passa dal Sistema di Interscambio (SDI). Se affitti da privato senza partita IVA, l'ospite riceve una ricevuta e non una fattura elettronica. Con la partita IVA, chiedi se il gestionale si collega al programma che usa il tuo commercialista, e se le note di credito in caso di annullamento funzionano bene. Quale regime si applica a te lo stabilisci con il tuo commercialista: non lo decide un software.

L'imposta di soggiorno la stabilisce ogni Comune, con tariffe ed esenzioni proprie. Per questo fai riferimento al sito del tuo Comune.

6. Gestionale gratis o a pagamento?

I gestionali gratuiti esistono, ma guarda bene cosa comprendono. La domanda non è solo quanto costa, ma quanto tempo perdi ancora in lavoro manuale: ricopiare gli ospiti in Alloggiati Web, la comunicazione ISTAT di ogni giorno, tenere aggiornati i calendari. E se un gestionale applica una commissione sulle prenotazioni invece di un prezzo fisso, conta anche quella.

Come funziona con BedFlow PMS

BedFlow PMS unisce channel manager, motore di prenotazione e fatturazione. Per le strutture in Italia aggiunge Alloggiati Web, il movimento ISTAT tramite Ross1000, il CIN su sito ed e-mail e la fattura elettronica tramite Fatture in Cloud. Se la tua Regione usa un sistema proprio come SPOT o Turist@t, il collegamento diretto non c'è ancora e puoi solo scaricare un file in formato Ross1000. Preferiamo dirlo subito. I prezzi sono su /pricing.

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