Tarifs pendant les événements et les jours fériés : combien pouvez-vous demander ?

Elke regio heeft ze: die tien tot twintig nachten per jaar waarop de vraag naar een kamer veel groter is dan het aanbod. In de Gentse regio zijn dat de Gentse Feesten en de Lichtfestival-dagen, in Antwerpen een beurs in de Expo, in Limburg een festivalweekend, en overal in de Benelux de lange weekends rond Hemelvaart en Pinksteren en de dagen rond een kerstmarkt.

Wat opvalt als je bij collega's kijkt: op precies die nachten staat een verrassend aantal B&B's nog aan hun gewone weekendtarief. Niet uit onwil, maar omdat een tarief dat er al staat nu eenmaal blijft staan tot iemand het aanpast — en op het moment dat de aanvragen binnenlopen, is het te laat om er nog iets aan te doen.

Waarom piekdagen anders werken dan hoogseizoen

Hoogseizoen is een periode: juli en augustus liggen hoger, dat weet je en dat staat in je seizoenstarieven. Een piekdag is iets anders. Het is een korte, scherpe uitschieter van twee of drie nachten die niet met de seizoenslogica meebeweegt.

Het gevolg is dat een gemiddeld tarief op zo'n dag altijd verkeerd staat. Zet je je gewone weekendprijs, dan is je kamer binnen enkele uren weg aan de eerste die kijkt — vaak drie maanden vóór het evenement, terwijl je op diezelfde nacht nog dubbel had kunnen vragen. Zet je zomaar het driedubbele, dan boek je niets en verlies je ook je normale gasten.

De kern van goed omgaan met piekdagen is dus niet "zo hoog mogelijk", maar: weten wanneer ze zijn, vóór iemand anders het weet.

Zet je piekdagen één keer per jaar in je kalender

Dit is de enige stap die echt werkt en het is bovendien de goedkoopste. Neem één avond per jaar — bij ons is dat traditie geworden in november — en zet alles op een rij:

• Vaste jaarlijkse evenementen in je stad of streek, met hun exacte datums voor het komende jaar. Toeristische diensten publiceren die meestal al in het najaar.
• Officiële feestdagen en brugdagen in België, Nederland, Duitsland en Frankrijk. Vergeet vooral de buitenlandse niet: een Duitse of Nederlandse vakantieweek die niet met de Belgische samenvalt, is voor een grensnabije B&B een volwaardig hoogseizoen.
• Schoolvakanties van je belangrijkste herkomstlanden.
• Eenmalige zaken waarvan je weet dat ze komen: een groot concert, een wielerwedstrijd die passeert, een jubileumeditie van een lokaal festival.

Zet daar meteen een tariefregel op, niet een herinnering om het later te doen. Alles wat je in november invoert, verkoop je in maart aan de juiste prijs. Alles wat je "nog eens moet bekijken", verkoop je in maart aan de verkeerde prijs.

Welke opslag is verdedigbaar?

Er is geen tabel die dit voor je beslist, maar er zijn wel grenzen die de praktijk aangeeft.

Voor een lang weekend of een brugdag is een opslag van 10 tot 20% op je gewone weekendtarief in de meeste steden nauwelijks een discussie. Gasten die een lang weekend plannen, vergelijken toch al met hotels die precies hetzelfde doen.

Voor een echt schaarste-evenement — een festival dat de stad volboekt, een grote beurs — kan een verdubbeling markttarief zijn. Kijk naar wat de hotels in je omgeving vragen op díé nacht, niet naar wat ze op een gewone dinsdag vragen. Zij hebben revenue managers; hun prijs is je gratis marktonderzoek.

Waar het over de grens gaat, is bij een prijs die niet meer in verhouding staat tot wat je levert. Een kamer van 110 euro die op festivalnacht 350 euro kost, boekt misschien wel — maar levert je een gast met verwachtingen die je op die drukke dag onmogelijk waarmaakt, en daarna een review die de rest van je jaar aankleeft. Dat is geen morele bedenking, het is een rekensom over meerdere jaren.

Een nuchtere vuistregel die bij ons goed werkt: je piekprijs mag hoog zijn, maar moet nog steeds een prijs zijn die je zonder aarzelen aan de telefoon zou noemen.

De onderschatte hefboom: minimumverblijf

Hier zit voor de meeste uitbaters meer winst dan in de prijs zelf. Een festival duurt drie dagen, maar de aanvragen komen binnen voor één nacht — de zaterdag. Als je die zaterdag los verkoopt, hou je een vrijdag en een zondag over die niemand meer wil.

Zet je op die dagen een minimumverblijf van twee of drie nachten, dan verkoop je het hele weekend in één beweging: minder schoonmaak, minder communicatie, minder gaten, en een fors hogere opbrengst per boeking dan met een dure losse nacht. Hoe je dat instelt en waar de valkuilen zitten, staat in minimale verblijfsduur instellen — let er vooral op dat de restrictie ook echt naar je kanalen doorgeduwd wordt, want een minimumverblijf dat alleen in je eigen systeem staat, houdt niets tegen.

Werkt het omgekeerd ook? Ja. Zit er een losse nacht klem tussen twee volgeboekte periodes, dan is dat exact het moment om het minimumverblijf te laten vallen. Zie gaten in je kalender opvullen.

Denk ook aan je annulering- en betaalvoorwaarden

Een duur weekend trekt ander boekingsgedrag aan. Mensen boeken vroeg, boeken bij meerdere adressen tegelijk, en annuleren wat ze niet nodig hebben — met als resultaat dat je op de piekdag waar je maanden op rekende plots twee kamers leeg hebt, te laat om ze nog te vullen.

Twee eenvoudige tegenmaatregelen: een striktere annuleringstermijn voor piekdagen en een voorschot bij boeking in plaats van betaling bij aankomst. Dat is precies waar per-periode voorwaarden voor bestaan, en het scheidt de echte boekingen van de opties. Zie annuleringsvoorwaarden instellen.

Waar een systeem het verschil maakt

Piekdagen zijn geen creatief werk, ze zijn administratie die op tijd gebeurd moet zijn. In BedFlow PMS zet je een tariefregel op een datumreeks, met een eigen prijs, een eigen minimumverblijf en eigen voorwaarden, en die regel schuift in één beweging door naar Booking.com, Airbnb, Expedia en je eigen boekingsmodule. Eén keer invoeren, overal juist — dat is het hele punt.

Wat je vooral wil vermijden, is de situatie waarin je piekprijs wél op je eigen website staat maar niet op de OTA's, want dan verkoop je je duurste nachten aan je duurste kanaal tegen je goedkoopste tarief. Zie ook prijspariteit en de documentatie over tariefregels.

Kort samengevat

Zet één avond per jaar apart en leg al je piekdagen vast met een prijs, een minimumverblijf en strengere voorwaarden. Kijk voor het niveau naar de hotels in je buurt op díé nacht, niet naar je eigen gemiddelde. En verwacht meer van je minimumverblijf dan van je opslag — twee volle nachten aan een nette prijs verslaan één dure losse nacht bijna altijd.

Wil je zien hoe piekdagen, minimumverblijf en afwijkende voorwaarden in één tariefregel naar al je kanalen gaan? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis — geen kredietkaart nodig. De tarieven vind je gewoon op de site.