Calcular a rentabilidade do seu alojamento: custo por noite e ocupacao de equilibrio

De meeste uitbaters kennen hun omzet tot op de euro. Vraag naar het rendement en het wordt vaag. "Het draait goed", of "de zomer moet de winter dragen." Dat is geen cijfer, en zonder cijfer kan je geen enkele beslissing echt onderbouwen: niet over je prijzen, niet over die extra kamer, en niet over de vraag of dat kanaal met 18% commissie eigenlijk wel iets opbrengt.

De rekensom is minder ingewikkeld dan ze lijkt. Je hebt drie getallen nodig: je variabele kostprijs per overnachting, je vaste kosten per jaar, en je gemiddelde netto-opbrengst per nacht. Daaruit rolt je break-evenbezetting — het aantal nachten dat je moet verkopen voor je uit de kosten bent. Alles daarboven is marge.

Stap 1: de variabele kostprijs per overnachting

Variabele kosten zijn de kosten die er alleen zijn als er iemand slaapt. Ze schalen mee met elke boeking. Zet ze één keer op een rij en je hebt ze voor jaren.

Wat er meestal in thuishoort:

• Wasserij en linnen. Per verblijf, niet per nacht — een tweedaagse en een vijfdaagse verbruiken evenveel handdoeken.
• Schoonmaak. Betaal je een poetshulp per beurt, dan is dat een hard getal. Doe je het zelf, reken dan toch een uurloon aan jezelf; anders lijkt elke boeking gratis.
• Ontbijt of welkomstpakket, als je dat aanbiedt. Reken per persoon, niet per kamer.
• Verbruik: water, elektriciteit, verwarming die je enkel maakt als de kamer bezet is. Een grove schatting volstaat.
• Verbruiksartikelen: zeep, koffie, wc-papier, vaatwastabletten.
• Betaalkosten en commissie. Dit is de grote. Een boeking via een OTA aan 15% is een heel ander product dan dezelfde boeking rechtstreeks aan 1,5% betaalkosten.

Tel het op en deel door het aantal nachten van een gemiddeld verblijf. Je krijgt een bedrag per overnachting — bij veel kleine logies ligt dat tussen de 15 en 35 euro, maar het jouwe is het enige dat telt.

Let op: de commissie hoort hier thuis, maar verschilt per kanaal. Reken daarom liever twee kostprijzen: één voor een directe boeking en één voor een OTA-boeking. Het verschil tussen die twee is precies de reden waarom directe boekingen zoveel harder aankomen op je resultaat.

Stap 2: de vaste kosten per jaar

Vaste kosten lopen door of je nu vol zit of leeg staat. Dit is het deel dat mensen systematisch te laag inschatten, omdat het over veel kleine bedragen gaat die op verschillende momenten van het jaar vertrekken.

De gebruikelijke verdachten: verzekering, onroerende voorheffing, abonnementen (internet, tv, software), onderhoudscontracten, boekhouder, bankkosten, website en domeinnaam, en het deel van je nutsvoorzieningen dat sowieso loopt. Daar komen de minder zichtbare bij: afschrijving van meubilair en matrassen, het jaarlijkse schilderwerk, de vervanging van dat ene toestel dat het altijd in juli begeeft. Kredietaflossingen horen er ook bij als je die uit de exploitatie moet halen.

Neem gewoon je vorige boekjaar en tel op. Twijfel je bij een post, rond dan naar boven af. Een break-even die te optimistisch is, is erger dan geen break-even.

Stap 3: je gemiddelde netto-opbrengst per nacht

Niet je kamerprijs — je werkelijke gemiddelde. Verkoop je een kamer aan 120 euro maar geef je vroegboekkortingen, verblijfsduurkortingen en een enkele keer een last-minute, dan ligt je echte gemiddelde lager. Dat gemiddelde is je ADR, en samen met je bezettingsgraad vormt het je RevPAR — de twee kengetallen die in bezettingsgraad, ADR en RevPAR uitgelegd staan.

Trek van die ADR je variabele kostprijs af. Wat overblijft is je dekkingsbijdrage per nacht: het bedrag dat elke verkochte nacht bijdraagt aan je vaste kosten.

De formule

Break-evennachten = vaste kosten per jaar ÷ dekkingsbijdrage per nacht

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen, puur ter illustratie — vul je eigen cijfers in:

Stel: vier kamers, open 300 dagen per jaar, dus 1.200 verkoopbare kamernachten. Vaste kosten 42.000 euro. Gemiddelde netto-opbrengst per nacht 105 euro. Variabele kostprijs 28 euro per nacht. Dekkingsbijdrage: 105 − 28 = 77 euro.

42.000 ÷ 77 = 546 nachten. Op 1.200 verkoopbare nachten is dat een break-evenbezetting van 45,5%.

Alles boven die 546 nachten levert 77 euro per nacht op. Verkoop je er 700, dan is je resultaat (700 − 546) × 77 = 11.858 euro. Verkoop je er 500, dan draai je verlies — ook al was je "bezig" en zag je kalender er behoorlijk vol uit.

Wat je met dat getal doet

Dit is waar het interessant wordt, want één cijfer verandert plots vier beslissingen.

Prijs versus bezetting. In het voorbeeld levert 10 euro meer per nacht (105 → 115) een dekkingsbijdrage van 87 euro op. De break-even zakt naar 483 nachten: 63 nachten minder werk voor hetzelfde resultaat. Tien euro prijsverhoging weegt bijna altijd zwaarder door dan tien procent meer bezetting — en kost je geen extra wasmanden.

Korting geven. Een verblijfsduurkorting van 10% klinkt bescheiden, maar op een dekkingsbijdrage van 77 euro kost 10,50 euro korting je 14% van je marge. Dat kan perfect de moeite waard zijn als de nacht anders leeg blijft, maar het is geen gratis gebaar.

Kanaalkeuze. Reken je break-even eens door met de OTA-kostprijs in plaats van de directe. Bij een commissie van 15% op 105 euro verdwijnt er bijna 16 euro uit je dekkingsbijdrage, en schuift de break-even van 546 naar zo'n 688 nachten. Dat is bijna 30% meer nachten voor exact hetzelfde eindresultaat.

De ondergrens voor last-minute. Zolang een nacht meer opbrengt dan je variabele kostprijs, draagt hij bij. In het voorbeeld is elke nacht boven 28 euro netto beter dan een lege kamer — al is dat een argument voor een enkele losse nacht, niet voor je standaardtarief.

De cijfers uit je systeem halen

Deze oefening strandt meestal op de data, niet op de rekenkunde. Als je boekingen verspreid staan over drie extranetten en een Excel, kost het een avond om er één gemiddelde uit te krijgen — en dan nog met dubbeltellingen.

In BedFlow PMS staan alle boekingen van alle kanalen in één overzicht, met per boeking de brutoprijs, de commissie en wat er netto overblijft. Je gemiddelde opbrengst per nacht en je bezettingsgraad per periode lees je zo af, en je kan ze per kanaal vergelijken. De variabele kostprijs en je vaste kosten blijven jouw huiswerk — die kent je boekhouding beter dan je PMS — maar de omzetkant hoef je niet meer bij elkaar te zoeken. Hoe je die overzichten precies opvraagt, staat in de handleiding.

Kort samengevat

Bereken je variabele kostprijs per overnachting, tel je vaste jaarkosten op, trek de kostprijs van je gemiddelde nachtopbrengst af en deel. Je krijgt één getal: het aantal nachten waar je overheen moet. Zet het op je bureau, kijk er in oktober naar in plaats van in maart, en je prijsbeslissingen worden opeens een stuk eenvoudiger.

Wil je die cijfers automatisch bij elkaar hebben? BedFlow PMS is 30 dagen gratis te proberen op bedflow.eu — alle kanalen, alle boekingen en je netto-opbrengst in één overzicht. Wat het daarna kost, staat op onze prijzenpagina. Geen kredietkaart nodig.