Definir as tarifas do próximo ano: a revisão de outono do seu B&B

Eind september is een raar moment in een B&B. De zomer is net verwerkt, de was is gedaan, de laatste facturen zijn verstuurd, en het voelt alsof je even mag uitblazen. Precies dan begint iemand anders al te plannen: de gast die volgend jaar twee weken met het gezin wil boeken, of het koppel dat in juli een lang weekend zoekt. Vroegboekers voor de zomer kijken in oktober, november en januari rond. Staan jouw prijzen voor die periode nog niet klaar, dan gebeurt er één van twee dingen. Je kalender is dicht en die gast boekt ergens anders. Of je kalender staat open met de tarieven van dit jaar en je verkoopt je beste nachten aan de prijs van twaalf maanden geleden.

Dit artikel is de najaarscheck die dat voorkomt. Zes stappen, twee avonden werk, en dan staat je volgende jaar klaar.

Stap 1: kijk eerst achteruit, niet vooruit

De verleiding is groot om meteen prijzen te gaan invullen. Doe dat niet. Haal eerst drie cijfers per maand uit je boekingssysteem over het voorbije jaar:

• Bezettingsgraad: welk percentage van je beschikbare nachten was verkocht?
• Gemiddelde kamerprijs: wat bracht een verkochte nacht gemiddeld op?
• Netto per kanaal: wat hield je over per boeking, ná commissie en betaalkosten?

Die drie samen vertellen je waar je prijs verkeerd stond. Een maand die voor honderd procent vol zat, is geen succesmaand maar een signaal: je was te goedkoop en je hebt geld op tafel laten liggen. Een maand met veertig procent bezetting tegen een hoog tarief is dat ook, maar in de andere richting. De maanden die je zoekt, zitten tussen tachtig en negentig procent bezetting: daar zat je prijs ongeveer juist.

Hoe je die cijfers precies leest, staat in bezettingsgraad, ADR en RevPAR. Voor het netto-verschil per platform is deze berekening handig, want een boeking van honderdtwintig euro via een OTA en een directe boeking van honderdtwintig euro zijn niet hetzelfde bedrag.

Stap 2: zet het jaar op papier vóór je prijzen invult

Nu pas kijk je vooruit, en nog altijd zonder prijzen. Neem een lege kalender van volgend jaar en markeer:

• Feestdagen en verlengde weekends. Let op de dagen die schuiven: Pasen, Hemelvaart en Pinksteren vallen elk jaar anders, en een brugdag op een vrijdag maakt van een gewoon weekend een driedaagse.
• Schoolvakanties, en niet alleen de Belgische. Nederlandse en Duitse vakanties vallen vaak net naast de onze en vullen precies de weken waarin je dacht dat het rustig zou zijn.
• Lokale evenementen: een festival, een wielerwedstrijd, een jaarbeurs, een groot familiefeest in de streek. Dit is het enige stuk waarin je écht meer weet dan elk algoritme.
• Je eigen sluitingsperiodes: de weken waarin je zelf weg bent of verbouwt. Die blokkeer je meteen, voor je ze per ongeluk verkoopt.

Wat je overhoudt, valt vanzelf uiteen in drie soorten periodes: piek, schouderseizoen en rustig. Dat is je prijsstructuur, en die is er dus al voor je één cijfer hebt ingevuld.

Stap 3: drie tariefniveaus, geen driehonderdvijfenzestig prijzen

De meest gemaakte fout in deze oefening is per dag beginnen prutsen. Dat houd je niet vol en het maakt je tarieven onverklaarbaar, ook voor jezelf. Werk met drie basisniveaus: laag, midden en hoog, eventueel met een vierde voor de echte pieken zoals oudejaar of het weekend van dat ene festival.

Per niveau beslis je één ding: gaat de prijs omhoog ten opzichte van dit jaar, en hoeveel? Een verhoging over de hele lijn is zelden juist. Het is logischer om de periodes die vol zaten steviger te verhogen en de rustige periodes gelijk te houden, want daar is de prijs niet het probleem. Hoeveel je redelijk kunt verhogen zonder boekingen te verliezen, staat in kamerprijzen verhogen. Voor de uitschieters rond feestdagen en evenementen is dit artikel de aanvulling.

Stap 4: restricties horen bij de prijs, niet erna

Een tarief zonder restricties is een half tarief. Terwijl je toch bezig bent, leg je per periode ook vast:

• Minimumverblijf. Twee of drie nachten in het hoogseizoen en rond feestdagen voorkomt dat één losse zaterdag je hele weekend blokkeert. In het laagseizoen zet je dat net los, zodat je losse nachten nog kwijt raakt.
• Aankomst- en vertrekdagen. Voor een vakantiewoning is een vaste wisseldag in de zomer vaak het verschil tussen een volle maand en een maand vol gaten.
• Weekendtoeslag of aparte weekendprijzen, als je die hanteert.
• Vroegboekkorting: precies nu heeft die zin, want je publiceert je tarieven voor mensen die elf maanden vooruit boeken. Hoe je dat opzet zonder je marge te slopen, lees je in vroegboekkorting instellen.

Stap 5: alles in één bron, en dan pas publiceren

Vul je tarieven, restricties en beschikbaarheid in je boekingssysteem in, niet in het extranet van een platform. Alles wat je rechtstreeks bij Booking.com of Airbnb invoert, wordt vroeg of laat overschreven door je eigen systeem, en dan ben je het spoor kwijt. Waarom dat zo werkt, staat uitgelegd in één bron van waarheid.

Als alles ingevuld staat, open je de kalender voor de periode die je wil verkopen. Twaalf maanden vooruit is voor de meeste B&B's genoeg, achttien als je veel gezinnen en groepen ontvangt. De afweging staat in hoe ver vooruit zet je je kalender open.

En dan de stap die het vaakst wordt overgeslagen: controleer het resultaat als gast. Zoek je eigen B&B op, op één platform en op je eigen website, en toets drie datums af. Een weekend in de piek, een doordeweekse nacht in het laagseizoen, en een feestdag. Kloppen die drie, dan klopt de rest meestal ook.

Stap 6: schrijf op waarom je het zo hebt gezet

Dit kost vijf minuten en het is het meest onderschatte deel van de oefening. Noteer in twee zinnen per periode waarom je die prijs koos: "juli plus acht procent, want vorig jaar in mei al volgeboekt" of "februari ongewijzigd, bezetting blijft onder de helft". Volgend najaar zit je opnieuw aan deze tafel, en dan is dat briefje het verschil tussen evalueren en opnieuw gokken.

Doe het in de juiste volgorde, niet in één ruk

Twee avonden volstaan, maar verdeel ze. Eén avond voor de cijfers en de kalender, één avond voor de tarieven en de restricties. En begin bij de twintig procent van je datums die het grootste deel van je omzet maken: de zomer, de feestdagen, de lange weekends. Die zijn het belangrijkst en ze verkopen het vroegst. De rest mag in november.

In BedFlow PMS zet je prijzen, minimumverblijf en beschikbaarheid per periode in één kalender, kopieer je een heel seizoen in één beweging naar het volgende jaar, en stuurt de ingebouwde channel manager alles naar Booking.com, Airbnb, Expedia en je eigen boekingsmodule. De cijfers uit stap 1 vind je in hetzelfde systeem terug, per maand en per kanaal. Hoe je dat instelt, staat in de handleiding.

Samengevat

• Vroegboekers voor de zomer kijken in het najaar. Wacht je tot het voorjaar, dan verkoop je je beste nachten aan de prijs van vorig jaar.
• Begin met drie cijfers per maand: bezetting, gemiddelde kamerprijs en netto per kanaal. Honderd procent bezetting is een waarschuwing, geen prijs.
• Markeer eerst feestdagen, schoolvakanties, evenementen en je eigen sluitingen. De prijsstructuur volgt daaruit.
• Werk met drie of vier tariefniveaus, niet met losse dagprijzen, en verhoog gericht waar je vol zat.
• Restricties horen bij de tarieven: minimumverblijf, wisseldag, weekendtoeslag, vroegboekkorting.
• Vul alles in je eigen systeem in, open dan pas de kalender, en controleer het resultaat als gast.

Wil je je tarieven voor volgend jaar in één kalender zetten en ze automatisch naar al je kanalen laten vertrekken? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kaartgegevens. Wat het daarna kost, staat gewoon op de prijzenpagina.