Qu'est-ce qu'un channel manager ? Définition, fonctionnement et quand en avoir besoin

Kort antwoord: een channel manager is software die je beschikbaarheid, prijzen en restricties (zoals een minimum aantal nachten) automatisch gelijk houdt op alle kanalen waar je kamers verkoopt: Booking.com, Airbnb, Expedia, je eigen website en andere boekingssites. Wordt er ergens geboekt, dan sluit de channel manager die nacht meteen overal anders en brengt hij de boeking terug naar één kalender. Het woord zegt het zelf: je managet je verkoopkanalen vanuit één plek in plaats van in vijf extranets.

Dat is de definitie. Maar wie voor het eerst "channel manager" opzoekt, wil meestal ook weten wat er precies over die koppeling gaat, wat zo'n systeem níet doet, en of je het als kleine B&B of vakantiewoning echt nodig hebt. Daarover gaat de rest van dit artikel.

Waar het woord vandaan komt

In de hotelwereld heet elke plek waar je kamers verkoopt een kanaal of channel: Booking.com is een kanaal, Airbnb is een kanaal, je eigen boekingsmodule is een kanaal, en ook een reisbureau of een weekendjes-site is er een. Die online boekingssites samen noemt men OTA's (online travel agencies).

Zolang je op één kanaal staat, heb je geen probleem: je kalender in dat extranet ís je kalender. Vanaf twee kanalen moet iemand ervoor zorgen dat een kamer die op Airbnb verkocht is, niet nog eens op Booking.com verkocht wordt. Die iemand ben jij, met de hand, of het is een channel manager.

Wat gaat er precies over de lijn?

Een channel manager stuurt drie soorten gegevens naar de kanalen, en haalt er één terug.

Van jou naar de kanalen:

• Beschikbaarheid. Hoeveel kamers van een type er per nacht nog vrij zijn. Verkoop je losse kamers, dan is dat per kamer een 1 of een 0.
• Prijzen. Je tarief per nacht, per kamertype en per tariefplan (bijvoorbeeld flexibel en niet-restitueerbaar).
• Restricties. Regels die bepalen wanneer iemand mag boeken: een minimum aantal nachten, geen aankomst op zaterdag, of een nacht volledig dicht (stop-sell).

Van de kanalen naar jou:

• Boekingen. Nieuwe boekingen, maar ook wijzigingen en annuleringen. Die komen automatisch in je kalender, met de gegevens van de gast.

Belangrijk om te weten: een goede channel manager werkt in twee richtingen en via een officiële koppeling (een API) met elk kanaal. Dat is iets anders dan een iCal-link, die alleen bezette datums doorgeeft, geen prijzen of restricties kent en met vertraging ververst. Waarom dat bij drukke periodes misloopt, lees je in de nadelen van iCal-synchronisatie.

Hoe het in de praktijk werkt: mapping

Een kanaal kent jouw kamers niet bij naam. Bij het koppelen leg je daarom één keer vast welke kamer in je eigen systeem overeenkomt met welke kamer of advertentie op elk kanaal, en welk tarief bij welk tariefplan hoort. Dat heet mapping.

Na die stap gaat het vanzelf: verander je in je eigen kalender een prijs of blokkeer je een kamer, dan vertrekt die wijziging naar elk gekoppeld kanaal. Komt er een boeking binnen, dan gaat de beschikbaarheid op alle andere kanalen meteen omlaag.

Twee gewoontes moet je daarbij afleren. Pas geen prijzen meer aan in het extranet van Booking.com of in Airbnb zelf: bij de volgende update wordt dat overschreven door wat in je channel manager staat. En laat geen oude iCal-links staan naast een echte koppeling, want dan krijg je spookblokkeringen.

Wat een channel manager níet doet

Hier ontstaat de meeste verwarring, omdat drie soorten software vaak in één adem genoemd worden.

• Een channel manager is geen boekingsmodule. Hij verdeelt je kamers over andere kanalen; de knop "nu boeken" op je eigen website is een apart onderdeel.
• Een channel manager is geen PMS. Facturen, betalingen, logiesbelasting, de poetsplanning en je gastenregister horen niet bij de channel manager. Dat is het werk van een property management system.
• Een channel manager kiest je prijzen niet. Hij brengt de prijs die jij instelt naar overal. Wil je prijzen die meebewegen met de vraag, dan heb je daar een prijsregel of een aparte tool voor nodig.

Het verschil tussen die drie staat uitgebreider in PMS, channel manager of boekingsmodule: wat is het verschil?.

Wanneer heb je er een nodig?

Er is een eenvoudige vuistregel: zodra dezelfde kamer op meer dan één plek te boeken is, heb je een channel manager nodig. Het risico zit niet in de rustige weken, maar in die ene vrijdag in juli waarop twee gasten binnen een kwartier dezelfde kamer boeken op twee verschillende sites. Hoe je dat voorkomt, en welke instellingen je moet nakijken, staat in overboekingen voorkomen.

Ook zonder overboekingen bespaart hij tijd: geen prijzen meer overtypen in vijf extranets, geen kalender die je 's avonds nog moet bijwerken, en dezelfde prijs overal, wat ook helpt bij prijspariteit.

Sta je alleen op je eigen website en neem je boekingen per mail of telefoon aan, dan is een channel manager nog geen prioriteit. Begin dan met een goede kalender en een boekingsmodule.

Losse channel manager of ingebouwd in je PMS?

Je kunt een channel manager apart afnemen en die koppelen aan je administratie. Dan werk je met twee systemen, twee logins en een koppeling ertussen die je zelf moet bewaken. Voor een hotel met een eigen IT-mens kan dat werken. Voor een B&B, gastenkamers of een paar vakantiewoningen is het eenvoudiger als de channel manager in het PMS zit: één kalender, één plek voor prijzen en restricties, en boekingen die meteen bij de juiste gast, factuur en poetsbeurt terechtkomen.

Zo werkt het in BedFlow PMS

In BedFlow PMS zit de channel manager ingebouwd. Je koppelt je kanalen onder Instellingen → Verbindingen: Booking.com, Airbnb, Expedia, HRS, Check24, Weekendesk en via OpenGDS ook partners als Natuurhuisje en Weekendjeweg.nl, samen ongeveer 130 boekingskanalen. De volledige lijst staat in Alle koppelingen.

Wijzigingen in prijzen, beschikbaarheid en restricties gaan gebundeld en binnen enkele seconden naar elk gekoppeld kanaal. Elke ochtend volgt bovendien een volledige synchronisatie van je prijzen voor het komende jaar, zodat een gemiste update niet blijft hangen. Boekingen, wijzigingen en annuleringen komen automatisch in je kalender, inclusief de gast, en lopen van daaruit door naar je facturatie en gastcommunicatie.

Benieuwd wat dat kost voor jouw aantal kamers? Bekijk de prijzen, of probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis op bedflow.eu: je koppelt je eerste kanaal in de proefperiode en ziet meteen hoe je kalender overal gelijk blijft.