Channel manager, PMS of boekingsmodule: wat is het verschil en wat heb je echt nodig?

Wie voor het eerst software gaat zoeken voor zijn logies, botst binnen het uur op drie termen die door elkaar gebruikt worden: channel manager, PMS en boekingsmodule. Op websites van leveranciers staan ze vaak in één adem, in een offerte staan ze meestal als één bedrag, en in gesprekken met collega-uitbaters betekent "ik heb een channel manager" soms alles en soms bijna niets.

Het onderscheid is nochtans scherp, en het is de moeite om het één keer goed te zetten. Want de vraag "welk pakket moet ik nemen" is eigenlijk drie vragen, en de volgorde waarin je ze beantwoordt bepaalt wat je uiteindelijk betaalt.

De boekingsmodule: verkopen op je eigen website

De boekingsmodule — ook booking engine of boekingswidget — is het stukje dat een bezoeker van je eigen website laat boeken. Datums kiezen, kamer kiezen, gegevens invullen, eventueel betalen, bevestiging krijgen. Dat is het.

Wat hij níet doet: hij weet uit zichzelf niets van Booking.com, en hij plant je poetsbeurten niet. Hij is puur je verkooppunt. Zonder boekingsmodule kan iemand die je site vindt alleen mailen of bellen — en een deel van die mensen doet dat niet, zeker 's avonds laat. Hoe je zo'n module op je eigen site zet en waar de valkuilen zitten, staat in een boekingssysteem op je eigen website.

De channel manager: één kalender over alle kanalen

De channel manager staat tussen jouw beschikbaarheid en de boekingsplatformen. Hij doet twee dingen, in twee richtingen.

Naar buiten duwt hij je beschikbaarheid, prijzen en restricties naar Booking.com, Airbnb, Expedia en de rest. Naar binnen trekt hij nieuwe boekingen, wijzigingen en annulaties binnen, en sluit hij meteen de datums af op alle andere kanalen.

Dat tweede is de eigenlijke reden waarom mensen er één nemen: het voorkomt dubbele boekingen. Wie zonder channel manager op drie platformen staat, doet dat handmatig, en handmatig gaat vroeg of laat mis — meestal op de drukste weekends. Waarom iCal-koppelingen dat probleem niet oplossen, hebben we apart uitgelegd in de nadelen van iCal-synchronisatie.

Wat een channel manager níet doet: hij is geen administratie. Hij weet niet wie er ontbijt neemt, hij maakt geen factuur, hij houdt geen gastgeschiedenis bij en hij vertelt je niets over je rendement. Hij is een doorgeefluik — een heel belangrijk doorgeefluik, maar wel één.

Het PMS: het huis zelf runnen

Het PMS (property management system) is waar je logies effectief bestuurd wordt. Alle boekingen — van welk kanaal dan ook — komen samen in één kalender. Daar bovenop komt alles wat met een verblijf te maken heeft: gastgegevens, tarieven en seizoenen, extra's zoals ontbijt of parking, betalingen en openstaande saldo's, facturen, logiesbelasting, schoonmaakplanning, gastcommunicatie en je cijfers.

Een handige toets: een channel manager beantwoordt de vraag "is deze datum nog vrij?", een PMS beantwoordt de vraag "hoe loopt mijn zaak?". Wat een PMS precies allemaal omvat, staat uitgebreid in wat een PMS voor een B&B doet.

Waarom de verwarring bestaat

Historisch waren dit drie aparte producten van drie aparte leveranciers, die je aan elkaar moest knopen. Voor grotere hotels is dat vaak nog steeds zo.

Bij kleine logies is die scheiding grotendeels verdwenen. De meeste pakketten voor B&B's en vakantiewoningen — BedFlow PMS inbegrepen — bieden de drie samen: het PMS als basis, met de channel manager en de boekingsmodule erin verwerkt. Dat is ook logisch, want de drie moeten sowieso naar dezelfde kalender kijken. Zodra ze uit elkaar staan, moet er weer iets syncen, en elke sync is een plek waar iets kan mislopen.

Wat je wél moet nakijken in een offerte: of alle drie er effectief in zitten, of het per pand of per kamer gerekend wordt, en of er commissie op je directe boekingen zit. Dat laatste is het addertje. Sommige aanbieders geven je een gratis of goedkope boekingsmodule en houden een percentage in op elke boeking die via je eigen site binnenkomt — precies het kanaal waar je géén commissie wilde betalen. Bij BedFlow PMS gaat er niets af van je directe boekingen; wat een abonnement kost staat gewoon op de prijzenpagina.

In welke volgorde heb je ze nodig?

Dit hangt af van waar je vandaan komt.

Sta je op meerdere platformen en boek je die handmatig af? Dan is de channel manager je dringendste probleem. Eén overboeking in het hoogseizoen kost je een boze gast, een slechte review en soms een herhuisvesting. Dat is meestal duurder dan een jaar abonnement.

Sta je op één platform en komt de rest via mail en telefoon? Dan is de boekingsmodule je eerste winst. Elke rechtstreekse boeking is een boeking zonder commissie, en veel mensen boeken liever meteen dan dat ze wachten op een antwoord per mail.

Zit je goed qua kanalen maar loopt de administratie je achterna? Facturen die je 's avonds nog moet maken, logiesbelasting die je in januari moet reconstrueren, gasten die je zelf moet aanschrijven — dan zit de winst in het PMS-deel.

De eerlijke nuance: heb je één kamer, sta je alleen op Airbnb en heb je vijftien boekingen per jaar, dan is een agenda misschien voldoende. Vanaf twee kanalen of twee verhuureenheden kantelt dat vrij snel, en vanaf drie kanalen wordt handmatig beheer echt een risico.

Kort samengevat

De boekingsmodule verkoopt, de channel manager verdeelt, het PMS bestuurt. Ze lossen elk een ander probleem op, en je hebt ze zelden alle drie even dringend nodig. Zoek dus niet naar "de beste software", maar naar welk van die drie problemen jou vandaag het meest kost — en kijk daarna of het pakket dat je overweegt de andere twee ook al bevat, zodat je later niets moet bijkopen.

BedFlow PMS combineert de drie in één systeem en is 30 dagen gratis te proberen op bedflow.eu, zonder kredietkaart. Wil je eerst zien hoe het in de praktijk werkt, neem dan een kijkje in de handleiding.