Faturação e SIBA para Alojamento Local
Como a BedFlow trata as faturas-recibo, os boletins de alojamento e a taxa municipal turística do seu AL: o que corre sozinho todos os dias e o que precisa de fornecer uma única vez.
Faturas-recibo certificadas via InvoiceXpress
Em Portugal só se pode faturar no Portal das Finanças ou com software certificado pela AT. A BedFlow não emite faturas por conta própria: comanda a sua conta InvoiceXpress (certificado AT n.º 192), que numera, certifica e comunica cada documento.
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1
A estadia é paga ou termina
Escolhe o momento: pagamento completo ou check-out. Quando é a plataforma a cobrar o hóspede, o check-out é a escolha certa.
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2
A fatura-recibo é criada
Em nome do hóspede, pelo valor total que pagou, numa série registada na AT, com ATCUD e código QR.
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3
O hóspede recebe o PDF
Pelo e-mail da BedFlow, com a sua marca, ou diretamente pelo InvoiceXpress.
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4
A AT recebe o documento
O InvoiceXpress comunica cada documento à AT. O SAF-T para o contabilista exporta-se do InvoiceXpress.
Regras que a BedFlow aplica
- Sempre em nome do hóspede, nunca da Booking.com ou do Airbnb, sem descontar comissões.
- IVA do alojamento a 6% (continente) ou isenção com o motivo M10, conforme o seu regime.
- Taxa turística em linha própria, não sujeita a IVA, com o motivo M99.
- Nota de crédito automática quando uma estadia já faturada é cancelada ou reembolsada.
- A partir de 1.000 € a fatura fica retida até acrescentar o NIF ou o número de passaporte do hóspede.
- Faturas a empresas com o nome e o NIF da empresa na ficha do hóspede.
- Quota do plano InvoiceXpress vigiada: é avisado antes do início do mês se os check-outs previstos a ultrapassarem.
- Nada desaparece: uma fatura que não pode sair fica em fila, com o motivo, até ser resolvida.
O que precisa
- Uma conta InvoiceXpress própria, com o seu NIF como emitente.
- O número de registo do AL e a morada fiscal do alojamento.
- Um subutilizador no Portal das Finanças com as autorizações WSE e WFA, para o InvoiceXpress comunicar com a AT. O seu contabilista trata disso em poucos minutos.
- Depois, o assistente da BedFlow cria a série e regista-a na AT. Sem série registada, a BedFlow não deixa ativar a faturação.
Boletins de alojamento no SIBA, sem abrir o portal
Cada hóspede estrangeiro tem de ser comunicado no prazo de três dias úteis após a entrada. A BedFlow faz essas comunicações pelo serviço web do SIBA, a partir dos dados que os próprios hóspedes preenchem.
O que é automático
- Um boletim por hóspede estrangeiro, crianças incluídas, com o prazo legal calculado: três dias úteis, sem fins de semana nem feriados nacionais.
- Os hóspedes portugueses ficam de fora, porque a obrigação só abrange estrangeiros.
- Todas as manhãs, os boletins de hóspedes que já chegaram seguem num único envio.
- A resposta do SIBA fica guardada. Um boletim recusado mostra o código de erro e segue de novo na ronda seguinte.
- Um hóspede com dados incompletos não trava os restantes.
- Recebe um aviso se um boletim passar do prazo.
O que fornece uma vez
- A inscrição da unidade na área reservada do SIBA, em siba.ssi.gov.pt, com o modo de envio «Web Services». Essa escolha fica registada na inscrição e só se altera por e-mail ao SIBA.
- Os três dados do ofício que recebe depois da inscrição: unidade hoteleira (o seu NIF ou NIPC), número de estabelecimento e chave de acesso. A chave fica guardada encriptada.
- Os dados da unidade tal como o SIBA os conhece: nome, morada e contactos.
- O registo de hóspedes ativo, com os campos portugueses: tipo de documento, país emissor e país de residência.
Taxa municipal turística, o mesmo valor em todo o lado
Cada câmara municipal define a sua taxa. Na BedFlow configura-a uma vez, e o mesmo cálculo serve o motor de reservas, o total da reserva, o e-mail de confirmação e a fatura-recibo.
Como o regulamento a define
Por adulto e por noite, por quarto, por noite ou por reserva, com o valor do seu município.
Noites isentas e limite
Noites iniciais isentas e um máximo de noites. Em Óbidos, por exemplo, paga-se 1 € por hóspede e por noite, até 5 noites seguidas.
Separada na fatura
A taxa surge em linha própria na fatura-recibo, não sujeita a IVA e com o motivo M99, separada do alojamento.
Os mesmos passos, num AL a funcionar
O Óbidos House, um alojamento local em Óbidos que pertence ao fundador da BedFlow, emite as faturas-recibo pelo InvoiceXpress desde julho de 2026 e tem a comunicação ao SIBA por serviço web ativa desde setembro de 2026. A taxa municipal turística de Óbidos está configurada na BedFlow tal como descrita acima.
Faturação e SIBA: dúvidas comuns
A fatura sai em nome da Booking.com ou do Airbnb?
Não. Em Portugal a fatura é emitida ao hóspede, mesmo quando a plataforma recebe o pagamento. O valor é o total pago pelo hóspede, sem descontar a comissão da plataforma.
O que acontece quando uma reserva é cancelada?
Se a estadia já tinha fatura-recibo, a BedFlow emite automaticamente uma nota de crédito com referência ao documento original. Um documento finalizado nunca é alterado.
Também tenho de comunicar os hóspedes portugueses ao SIBA?
Não. A obrigação abrange apenas hóspedes estrangeiros. A BedFlow não envia boletins de cidadãos portugueses e mostra-os como «ignorado», para que fique claro que nada seguiu de propósito.
E se um hóspede não preencher os dados?
Na reserva vê que o registo ainda não foi preenchido. Pode lembrar o hóspede à chegada ou preencher o formulário a partir da reserva; o boletim segue na ronda da manhã seguinte. Os restantes hóspedes não ficam à espera.
O meu contabilista continua a ter o que precisa?
Sim. O InvoiceXpress comunica cada documento à AT e exporta o SAF-T, como qualquer software de faturação certificado. O contabilista trabalha com esses dados como sempre.
Faturas, boletins e taxa a partir da reserva
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