Manual / Integrações

InvoiceXpress (Portugal — faturação certificada)

Atualizado em 2026-07-11

O InvoiceXpress é a integração com que o BedFlow emite faturas portuguesas legalmente válidas para o seu Alojamento Local (AL). Portugal só permite faturação através do Portal das Finanças ou de software certificado pela Autoridade Tributária (AT). Por isso o BedFlow comanda o InvoiceXpress (certificado AT nº 192): não faz nada e cada hóspede recebe automaticamente uma fatura-recibo correta com código ATCUD e código QR.

O que a integração faz

  • Uma fatura-recibo por estadia, automaticamente no pagamento completo ou no check-out (configurável) — incluindo reservas OTA em que a Booking.com ou o Airbnb cobra o pagamento.
  • ATCUD + código QR em cada documento, como a lei exige.
  • Comunicação automática à AT (e-Fatura) — o InvoiceXpress envia cada documento; não submete nada manualmente.
  • Nota de crédito em caso de cancelamento ou reembolso de uma estadia já faturada, com referência ao documento original.
  • Exportação SAF-T para o seu contabilista, diretamente do InvoiceXpress.
  • PDF para o hóspede: pelo e-mail de hóspede do BedFlow (com a sua marca) ou pelo InvoiceXpress.
  • Controlo de quota: o BedFlow conta os documentos por mês e avisa-o antes do início do mês se o plano for pequeno para os check-outs previstos.

Importante: a fatura é sempre emitida em nome do hóspede, nunca da Booking.com ou do Airbnb — mesmo quando a plataforma lhe paga a si. É a regra portuguesa. O valor faturado é o total pago pelo hóspede; as comissões OTA não são deduzidas.

O que precisa

  1. Uma conta própria no InvoiceXpress — o emitente das faturas é o seu NIF, por isso cada anfitrião tem a sua conta.
  2. O seu número de registo AL (p. ex. 12345/AL) e a morada fiscal do alojamento.
  3. Acesso ao Portal das Finanças (ou um contabilista que trate disso) para a ligação à AT.

Passo 1 — Criar a conta InvoiceXpress

  1. Vá a invoicexpress.com e escolha um plano (preços abaixo — o plano gratuito chega para começar).
  2. Registe-se com o seu e-mail e os dados da empresa, com o seu NIF como emitente.
  3. Escolha um nome de conta: será o seu subdomínio, p. ex. minhaconta em https://minhaconta.app.invoicexpress.com. Vai precisar dele no BedFlow.

Preços (julho 2026, sem IVA, por mês)

| Plano | Documentos/mês | Preço | |---|---|---| | Grátis | 1 | 0 € (sem suporte) | | X3 | 3 | 3 € | | X10 | 10 | 9 € | | X20 | 20 | 14 € | | X30 | 30 | 18 € | | X100 | 100 | 24 € | | X500 | 500 | 29 € |

  • As notas de crédito contam para a quota mensal.
  • Todos os planos incluem acesso API, ATCUD, códigos QR, SAF-T e comunicação AT.
  • Ciclo de faturação à escolha (mensal/semestral/anual), sem fidelização. Upgrades aplicam-se de imediato; downgrades só no fim do ciclo — escolha ciclo mensal se o seu alojamento for sazonal.
  • Dica sazonal: aluga sobretudo em julho–agosto? Fique no Grátis fora da época e ative um X3 ou X10 mensal antes da época. O BedFlow avisa-o automaticamente quando os check-outs previstos ultrapassam o limite do plano.

Atenção: uma conta em período experimental ainda não pode comunicar com a AT. Escolha primeiro uma subscrição (o plano gratuito também conta) antes de registar a série.

Passo 2 — Obter a chave API

No InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (direto: app.invoicexpress.com/users/api). Aí encontra o nome da conta e a chave API. Não partilhe a chave com ninguém — o BedFlow guarda-a encriptada.

Passo 3 — Ligar no BedFlow

Vá a Definições → Integrações → Contabilidade → InvoiceXpress → Configurar. O assistente guia-o:

  1. Conta: nome da conta + chave API. O BedFlow testa a ligação em direto.
  2. Dados fiscais: o seu NIF, número AL, morada fiscal e regime de IVA.
  3. Série e AT: ver passos 4 e 5 abaixo.
  4. Definições de emissão: quando faturar (no pagamento completo ou no check-out — escolha check-out quando uma OTA cobra o pagamento) e como o PDF chega ao hóspede.
  5. Plano: registe o seu plano InvoiceXpress para o controlo de quota ser exato.

Que regime de IVA?

  • IVA 6 % — a taxa reduzida de alojamento em Portugal continental (5 % Madeira, 4 % Açores).
  • Isenção art. 57.º CIVA (M10, 0 %) — apenas para pequenos empresários no regime de isenção. Atenção: desde 1 de julho de 2025 os não residentes já não podem usar esta isenção — se não vive em Portugal, fatura a 6 %. Em dúvida? Pergunte ao seu contabilista.

Passo 4 — Criar o subutilizador AT (uma vez)

O InvoiceXpress só pode registar séries e comunicar faturas quando puder falar com a AT em seu nome. Para isso cria um subutilizador no Portal das Finanças:

  1. Entre em portaldasfinancas.gov.pt com o seu NIF.
  2. Procure «Gestão de Utilizadores» → crie um novo subutilizador.
  3. Dê-lhe estas duas autorizações:
    • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
    • WFA — Comunicação de dados de faturas
  4. Anote o nome de utilizador (o seu NIF + / + número) e a palavra-passe.
  5. Introduza-os no InvoiceXpress em Configurações → Comunicação AT.

Prefere que o contabilista trate disto? Normalmente demora 10 minutos.

Passo 5 — Registar a série

Cada documento português pertence a uma série que tem de estar previamente registada na AT — é isso que gera o código ATCUD. No assistente do BedFlow, um botão cria a série e regista-a na AT. Sem série registada, o BedFlow bloqueia deliberadamente a ativação: um documento com ATCUD «N/D» não é legalmente válido.

Passo 6 — Ativar

Coloque a integração em ativo. A partir daí tudo é automático:

  • Gatilho atingido (pagamento ou check-out) → o BedFlow cria o documento no InvoiceXpress, finaliza-o (número + ATCUD + QR), obtém o PDF e entrega-o ao hóspede.
  • NIF do hóspede: preencha-o na ficha do hóspede (campo número de IVA). Abaixo de 1.000 € o documento pode sair sem NIF (nome + país chega); a partir de 1.000 € a identificação é obrigatória — o BedFlow retém o documento até acrescentar um NIF ou número de passaporte.
  • O hóspede fatura à empresa? Preencha também o nome da empresa na ficha — a fatura sai em nome da empresa (um NIF de empresa começa por 5).
  • Cancelamento/reembolso de uma estadia faturada → nota de crédito automática com referência ao original.
  • Quota cheia ou erro? O documento fica em fila e recebe uma notificação com o motivo (p. ex. «limite do plano atingido — faça upgrade e clique em repetir»). Nenhuma fatura desaparece em silêncio.

Perguntas frequentes

Ainda tenho de submeter algo à AT? Não. O InvoiceXpress comunica cada documento automaticamente (e-Fatura). O SAF-T para o contabilista exporta-o do InvoiceXpress.

Posso alterar uma fatura emitida? Não — documentos finalizados são legalmente imutáveis. Correções fazem-se sempre por nota de crédito + novo documento. O BedFlow fá-lo automaticamente nos cancelamentos.

E a taxa turística? Na faturação a 6 % a taxa turística é incluída no valor do alojamento; para anfitriões isentos aparece como linha separada a 0 %.

Aplica-se também à minha propriedade belga? Não — esta integração só aparece em propriedades em Portugal. Para a Bélgica use Yuki, Billit ou Octopus.

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