Wat is een bedbank? Hotelbeds, WebBeds en MG Bedbank uitgelegd voor B&B's

Een bedbank is een groothandel in hotelkamers. Hij koopt kamers in tegen een netto-tarief en verkoopt ze door aan reisbureaus, touroperators en kleinere boekingssites, vaak als deel van een pakket met vlucht of autohuur. Bekende namen zijn Hotelbeds, WebBeds en MG Bedbank. De gast boekt dus nooit "bij de bedbank": hij boekt bij een reisbureau of site die zijn aanbod van de bedbank haalt. Zoek je op "MG Bedbank XML" of "Hotelbeds XML", dan gaat het over de technische kant: beschikbaarheid, prijzen en boekingen gaan via een XML- of API-koppeling, en voor een kleine uitbater loopt die bijna altijd via de channel manager.

Hieronder lees je hoe een bedbank werkt, welke begrippen je in het contract tegenkomt, en of het voor een B&B of klein boetiekhotel de moeite loont.

Hoe werkt een bedbank?

Een boekingssite zoals Booking.com verkoopt je kamer rechtstreeks aan de gast en houdt commissie in. Een bedbank zit een stap verder in de keten:

1. Jij geeft beschikbaarheid en een tarief door aan de bedbank.
2. De bedbank zet zijn eigen marge op dat tarief en biedt je kamer aan aan zijn klanten: reisbureaus, touroperators, reisorganisaties en kleinere online reisbureaus.
3. Die wederverkoper verkoopt de kamer aan de gast, los of in een pakket.
4. De boeking komt bij jou binnen als een boeking van de bedbank, met de naam van de gast en de gekozen kamer.

Het belangrijkste verschil met een gewone boekingssite: bij een netto-tarief is de prijs die je doorgeeft de prijs die je krijgt. De bedbank bepaalt zelf wat de eindklant betaalt. Sommige bedbanks werken met commissie in plaats van netto, dus lees in je contract welke van de twee het is.

Ook de betaling loopt anders. Meestal betaalt niet de gast jou, maar de bedbank: via een factuur die je na het verblijf stuurt, of via een virtuele creditcard. Hoe en wanneer, staat in het contract.

Begrippen die je in het contract tegenkomt

• Netto-tarief (net rate): wat jij ontvangt per nacht. De bedbank zet er zijn marge bovenop.
• Allotment (contingent): een vast aantal kamers dat je voor de bedbank reserveert. Wordt het niet geboekt, dan valt het terug naar je eigen verkoop na de release-periode.
• Release-periode: hoeveel dagen vóór aankomst niet-verkochte kamers uit het allotment terugkomen. Bij 7 dagen release kan de bedbank tot een week voor aankomst nog verkopen.
• Free sale: de bedbank verkoopt zolang jij beschikbaarheid toont, zonder vast contingent. Met een channel manager is dit de gebruikelijke vorm.
• Stop sale: je sluit de verkoop voor bepaalde datums, ook als er nog beschikbaarheid is.
• Board (maaltijdbasis): codes zoals RO (enkel kamer), BB (bed & breakfast) of HB (halfpension). Zorg dat ze overeenkomen met wat je echt aanbiedt.

Is een bedbank iets voor een B&B?

Het eerlijke antwoord: soms wel, vaak niet. Het hangt af van je aantal kamers en je gasten.

Wat het je kan opleveren:

• Gasten uit markten die je zelf niet bereikt, zoals buitenlandse reisbureaus of touroperators met rondreizen.
• Extra vulling in het laagseizoen of door de week.
• Groepen en zakelijke reizigers die via een reisbureau boeken.

Waar het wringt:

• Volume. Bedbanks zijn gebouwd op hotels met voldoende kamers en een stabiel aanbod. Met drie of vier kamers ben je voor hen een klein kanaal, en is het voor jou weinig extra werk waard.
• Prijsgevoeligheid. Een netto-tarief moet laag genoeg zijn zodat de bedbank en de wederverkoper er allebei een marge op kunnen zetten. Zo'n tarief duikt soms op op een publieke site, onder de prijs op je eigen boekingssite. Dat ondergraaft je directe boekingen. Meer over het waarom in prijspariteit.
• Contact met de gast. Je krijgt vaak minder gegevens dan bij een rechtstreekse boeking, en de gast kent je huisregels niet altijd. Een goede bevestiging met je check-in-uren en praktische info wordt dan nog belangrijker.
• Voorwaarden. De annuleringsvoorwaarden in het contract kunnen anders zijn dan die op je andere kanalen.

Waar je op let voor je tekent

• Netto of commissie? En ga je hetzelfde tarief doorgeven als aan Booking.com, waar de commissie al ingerekend zit? Dan verdient de bedbank op een prijs die voor jou al hoog was, en is je kamer bij hem duurder dan elders.
• Wie verkoopt je kamer, en hoe? Vraag of je tarief alleen in pakketten verkocht wordt, waar de kamerprijs niet apart zichtbaar is, of ook als losse kamer op open sites.
• Betaaltermijn en manier. Na het verblijf, per maand, via virtuele creditcard? Leg het naast je eigen kasstroom.
• Annulering en no-show. Wat krijg je als de gast annuleert of niet komt opdagen?
• Allotment of free sale. Met weinig kamers wil je geen vast contingent dat andere verkoop blokkeert.
• Facturatie. Je factureert aan een bedrijf, vaak in het buitenland. Een overnachting in België draagt Belgische btw, ook dan: zie btw verlegd op een factuur voor een overnachting, en overleg met je boekhouder.

Bedbanks in BedFlow PMS

BedFlow PMS verbindt via de channel manager Channex met onder meer Hotelbeds, WebBeds, MG Bedbank, HyperGuest, TravelgateX en DidaTravel. Net als bij elk kanaal heb je eerst een overeenkomst met de bedbank zelf nodig. Is die er, dan gaan beschikbaarheid en prijzen automatisch heen en weer, en komen bedbankboekingen in dezelfde kalender als je boekingen van Booking.com, Airbnb en je eigen site. Zo verkoop je geen kamer twee keer. Alle kanalen staan op de integratiepagina, en hoe je de prijs per kanaal opbouwt lees je in de handleiding over tariefbeheer.

Twijfel je of een bedbank iets toevoegt? Begin bij de kanalen die het meeste opleveren voor een klein logies, zie op hoeveel boekingssites zet je je B&B, en voeg een bedbank pas toe als je in bepaalde periodes structureel kamers overhoudt.

Wil je zien hoe je kanalen samen in één kalender lopen? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kaartgegevens.