Scegliere un software per B&B: cosa verificare quando affitti camere

Kort antwoord: B&B-software vergelijk je op wat een B&B anders maakt dan een hotel of een vakantiewoning. Kan het systeem met kamers én kamertypes werken? Rekent het een prijs per persoon, met ontbijt en extra's die je gasten kunnen bijboeken? Zet het de btw en de toeristenbelasting per persoon per nacht juist op je website, je boeking en je factuur? Is Booking.com en Airbnb echt gekoppeld, zodat een kamer die op één kanaal verkocht is meteen dicht gaat op de andere? En kan je het zelf instellen, zonder receptie, zonder IT'er en zonder jaarcontract waar je niet uit kan? Scoort een pakket op die punten, dan past het bij een B&B.

Wat een PMS precies is, lees je in wat is een PMS voor een B&B. Dit artikel gaat over de keuze: negen punten, in volgorde van hoe vaak ze in de praktijk het verschil maken.

1. Kamers én kamertypes

Een B&B heeft soms vijf kamers die allemaal anders zijn, soms drie gelijke tweepersoonskamers en een familiekamer. Goede software kan beide. Verkoop je gelijke kamers als één kamertype, dan toont je boekingspagina "nog 2 kamers vrij" en wijst het systeem de kamer toe. Heb je kamers die je ook samen verhuurt, bijvoorbeeld twee kamers met een tussendeur voor een gezin, kijk dan of je een combinatie kan maken die beide kamers blokkeert.

2. Een prijs per persoon, niet enkel per kamer

Een kamer voor twee kost voor één gast vaak iets minder en met een derde persoon iets meer. Kijk of je een basisprijs voor twee personen kan instellen met een factor of toeslag per extra persoon, en of die prijs ook naar Booking.com en Airbnb gaat. Anders reken je op elk kanaal iets anders. In BedFlow PMS heet dat bezettingsprijzen; hoe je het instelt, staat in de handleiding tariefbeheer.

3. Ontbijt en extra's bij te boeken

Zit het ontbijt in de prijs of reken je het apart aan? Beide moet kunnen. Een B&B verkoopt ook vaak iets extra: een fles cava bij aankomst, een late check-out, een extra bed. Kijk of gasten dat zelf kunnen bijboeken bij hun reservatie, en of het daarna vanzelf op de factuur staat. Moet je het met de hand toevoegen, dan vergeet je het een keer.

4. Btw en toeristenbelasting juist berekend

In België valt logies onder 12% btw, en de meeste gemeenten heffen een toeristenbelasting per persoon of per kamer per nacht. Die bedragen moeten overal dezelfde zijn: op je website, in de bevestiging, op de offerte en op de factuur. Software die dat niet kan, laat je achteraf rekenen in Excel. Wat de belasting in jouw stad is, staat op de site van je gemeente; hoe je het in BedFlow PMS instelt, lees je in btw en toeristenbelasting.

5. Een echte koppeling met Booking.com en Airbnb

Hier gaat het het vaakst mis. Een koppeling via iCal wisselt alleen bezet of vrij uit, en dat met vertraging. Twee gasten kunnen dan dezelfde kamer boeken. Een channel manager met een rechtstreekse koppeling stuurt beschikbaarheid, prijzen en regels zoals een minimumverblijf door, en haalt de boekingen meteen binnen. Vraag dus niet "kan ik Booking.com koppelen?" maar "via iCal of via een echte koppeling?".

6. Een eigen boekingsmodule, met online betalen

Elke boeking via je eigen website scheelt commissie. Kijk of de software een boekingsmodule heeft die je op je site zet, die dezelfde kalender en prijzen gebruikt, en waarmee een gast meteen kan betalen of een voorschot betalen. Een aanvraagformulier waar je zelf nog op moet antwoorden, is geen boekingsmodule.

7. Gastcommunicatie zonder knip- en plakwerk

Een bevestiging, een bericht een paar dagen voor aankomst met de weg en de check-in, een bedankje na het vertrek: dat zijn berichten die elke gast krijgt. Laat ze automatisch vertrekken. Kijk ook of je de berichten van Booking.com, Airbnb en WhatsApp op één plek kan lezen en beantwoorden.

8. Facturen en boekhouding

Vraagt een zakelijke gast een factuur op naam van zijn bedrijf, dan moet die binnen een minuut klaar zijn. In België moeten facturen aan bedrijven ook elektronisch kunnen, via Peppol. Kijk of de software definitieve facturen maakt, of ze naar je boekhoudpakket gaan en of je de cijfers voor Statbel er makkelijk uit krijgt.

9. Past het bij een kleine zaak?

Software voor hotels met een receptie heeft veel wat je niet nodig hebt. Let op drie dingen. Kan je het zelf instellen in een paar uur? Is er hulp in je eigen taal als het vastloopt, zonder dat je per vraag betaalt? En hoe kom je eruit: hoe lang loopt het contract, en krijg je je boekingen en gastgegevens mee? Wat je in totaal betaalt, ook aan commissies en extra modules, lees je in wat kost een PMS voor een B&B.

Zo test je het

Maak in de proefperiode je echte kamers aan, met je echte prijzen. Doe dan drie testboekingen: één via je eigen website, één met een derde persoon en ontbijt, en één op een datum waar je een minimumverblijf hebt. Kijk of de prijs klopt, of de kamer op elk kanaal dicht gaat en of de factuur juist is. Dat vertelt je meer dan een demo.

Hoe BedFlow PMS het doet

BedFlow PMS is gebouwd voor B&B's, gastenkamers en kleine hotels. Kamertypes, bezettingsprijzen, ontbijt en extra's, btw en toeristenbelasting, een channel manager met rechtstreekse koppelingen, een eigen boekingsmodule, automatische gastberichten en facturen met Peppol zitten erin. Support is inbegrepen op elk plan. De prijzen staan op onze prijspagina.

Wil je het zelf proberen met je eigen kamers? Start je gratis proefperiode van 30 dagen op bedflow.eu. Je hebt geen kredietkaart nodig.