Channel manager para un hotel: lo que debe hacer cuando tienes más de unas pocas habitaciones

Kort antwoord: een channel manager voor een hotel verkoopt kamertypes, geen losse kamers. Hij stuurt per type het aantal vrije kamers, de prijs en de restricties naar Booking.com, Expedia en de andere kanalen, en haalt hun boekingen binnen. Welke kamer de gast krijgt, beslist je PMS. Let bij het kiezen op zeven dingen: voorraad per kamertype, tarieven per type en per kanaal, restricties per kanaal, snelheid bij de laatste kamer, de kanalen die hotels echt gebruiken, groepen, en hoe goed hij met je PMS samenwerkt.

Wat een channel manager is en hoe hij in het algemeen werkt, lees je in wat is een channel manager. Hier gaat het over wat er verandert zodra je geen vijf verschillende kamers meer hebt, maar een hotel met tien, twintig of veertig kamers waarvan er veel op elkaar lijken.

1. Voorraad per kamertype, niet per kamer

Een B&B verkoopt vaak elke kamer apart: "de Tuinkamer", "de Zolderkamer". Een hotel verkoopt een type: "Tweepersoonskamer Standaard", "Superior met balkon", "Suite". Op Booking.com ziet de gast niet kamer 204, maar "Standaard tweepersoonskamer, nog 3 beschikbaar".

Je channel manager moet dus per type tellen hoeveel kamers er die nacht vrij zijn, en dat getal bijwerken bij elke boeking, annulering of blokkering. Vraag na:

• Kan ik meerdere fysieke kamers onder één type hangen, en volgt het aantal vanzelf?
• Wat gebeurt er als ik één kamer van een type blokkeer voor onderhoud? Gaat het aantal dan met één omlaag, en niet het hele type dicht?
• Kan ik een type kleiner verkopen dan het in werkelijkheid is, bijvoorbeeld twee van de twintig kamers achterhouden voor rechtstreekse gasten?

2. Tarieven per type en per kanaal

In een hotel heeft elk kamertype zijn eigen prijs, en die prijs beweegt met het seizoen, het weekend en evenementen in de stad. Daar komt per kanaal nog iets bij: wie op Booking.com 18% commissie betaalt, wil daar vaak een hogere prijs dan op de eigen website.

Belangrijk is dat je die prijzen op één plaats instelt en dat de channel manager ze per kanaal omrekent. Wie per kanaal handmatig prijzen bijhoudt, krijgt vroeg of laat een kanaal dat goedkoper staat dan de bedoeling. Hoe je de commissie netjes doorrekent, lees je in netto-opbrengst per boekingskanaal berekenen.

3. Restricties per kanaal

Hotels sturen hun bezetting veel meer met restricties dan met prijs alleen:

• Minimumverblijf: twee nachten op een drukke zaterdag, zodat de vrijdag niet leeg blijft.
• Geen aankomst (CTA) of geen vertrek (CTD) op bepaalde dagen.
• Stop sell: een kanaal of een kamertype tijdelijk dichtzetten zonder je hele hotel te sluiten.

Het verschil tussen een degelijke en een karige channel manager zit vaak hier: kan je die restricties per kamertype en per kanaal zetten, en gaan ze echt mee naar het kanaal? Een minimumverblijf dat alleen op je eigen site geldt, helpt je op Booking.com niet.

4. Snelheid bij de laatste kamer

Een overboeking ontstaat bijna altijd bij de laatste vrije kamer van een type: twee gasten boeken binnen enkele minuten op twee verschillende kanalen. Hoe sneller de channel manager de beschikbaarheid na een boeking bijwerkt, hoe kleiner dat venster.

Vraag naar een API-koppeling (geen iCal) met de grote kanalen, en vraag wat er gebeurt als een kanaal even niet antwoordt: probeert het systeem opnieuw, en krijg je een melding? Meer over dat risico lees je in overboekingen voorkomen.

5. De kanalen die hotels echt gebruiken

Een vakantiewoning leeft van Airbnb en Vrbo. Een hotel heeft een andere mix: Booking.com en Expedia (met Hotels.com) eerst, daarnaast vaak Google Hotel Ads, zakelijke kanalen zoals HRS, regionale kanalen zoals Check24 of arrangementensites zoals Weekendesk, en soms groothandels (bedbanks) zoals Hotelbeds. Controleer dus niet alleen óf een channel manager "honderden kanalen" heeft, maar of de kanalen die jij nodig hebt via een echte koppeling werken.

6. Groepen en blokken

Een bruiloft, een seminarie of een busreis: hotels krijgen aanvragen voor vijf of tien kamers tegelijk. Die kamers moeten meteen uit de verkoop op alle kanalen, ook als de namen pas later volgen. Kijk of je een groep als één boeking met meerdere kamers kan invoeren, en of die kamers dan vanzelf van je voorraad afgaan. Meer daarover in groepsboekingen in je B&B of hotel.

7. Samenwerking met je PMS

De channel manager weet dat er een "Standaard tweepersoonskamer" geboekt is. Je PMS beslist welke kamer dat wordt, zet ze op de schoonmaaklijst en maakt de factuur. Hoe beter die twee samenwerken, hoe minder je overtypt. Zit de channel manager in je PMS, dan heb je één kalender, één prijslijst en één plaats voor je restricties. Werk je met een losse channel manager, controleer dan of boekingen, wijzigingen en annuleringen zonder handwerk in je PMS terechtkomen. De afweging tussen los en ingebouwd staat in channel manager kiezen: all-in-one of los.

Snelle checklist

• Voorraad per kamertype, met blokkering per kamer
• Prijzen op één plaats, per kanaal omgerekend
• Minimumverblijf, CTA, CTD en stop sell per type en per kanaal
• API-koppeling met Booking.com en Expedia, met meldingen bij fouten
• De hotelkanalen die jij nodig hebt (Google, HRS, Check24, …)
• Groepen als één boeking met meerdere kamers
• Boekingen komen zonder overtypen in je PMS

Zo doet BedFlow PMS het

In BedFlow PMS zit de channel manager in het PMS. Je koppelt Booking.com, Expedia, Airbnb, Google, HRS, Check24, Weekendesk en andere kanalen; beschikbaarheid, prijzen en restricties gaan mee, en boekingen komen vanzelf binnen. Een kamertype met meerdere kamers toont op je eigen boekingspagina één kaart met het aantal vrije kamers, en BedFlow kiest de kamer volgens jouw regel, bijvoorbeeld verdiep per verdiep. Restricties zoals minimumverblijf, CTA, CTD en stop sell stel je per kamer en per kanaal in, of in één keer voor een periode, meerdere kamers en alle kanalen. Prijzen stel je één keer in, met per kanaal een opslag voor de commissie. Meer in de handleiding over restricties en de prijzen per plan.

Een klein hotel en benieuwd hoe het op jouw kamers en kanalen werkt? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis op bedflow.eu.