Scegliere un channel manager per il tuo B&B o casa vacanze: separato o tutto in uno?

Kort antwoord: vergelijk channel managers op zeven punten: een echte API-koppeling met de kanalen die jij gebruikt (geen iCal), synchronisatie van prijzen en restricties en niet alleen beschikbaarheid, de snelheid waarmee een boeking overal dichtgaat, hoe het koppelen (mapping) van kamers en tarieven werkt, of je de commissie per kanaal kunt doorrekenen, de totale kost, en support in je eigen taal. Voor een B&B of vakantiewoning met een handvol kamers is een all-in-one PMS met ingebouwde channel manager meestal de eenvoudigste keuze: één kalender, één plek voor je prijzen en geen tweede systeem dat je zelf aan het eerste moet knopen.

Wie "channel manager verhuur" of "channel manager bed and breakfast" opzoekt, vindt al snel een lange lijst aanbieders die allemaal hetzelfde lijken te beloven: geen overboekingen meer en alle kanalen vanuit één scherm. Het verschil zit in de details. Hieronder staat waar je op let, in de volgorde waarin het in de praktijk het vaakst misloopt. Wat een channel manager precies doet, lees je in wat is een channel manager.

Los of all-in-one: wat is het verschil?

Een losse channel manager doet één ding: beschikbaarheid, prijzen en restricties naar je kanalen sturen en boekingen terughalen. Je reserveringen, gastgegevens, facturen en je boekingsmodule op je eigen website staan in een ander programma. Die twee moet je dan met elkaar laten praten, of je typt over.

Een all-in-one PMS heeft de channel manager ingebouwd. Een boeking van Booking.com komt rechtstreeks in dezelfde kalender als een boeking via je eigen website of een telefonische reservering, en de factuur, de gastcommunicatie en de schoonmaakplanning vertrekken van diezelfde boeking.

Een losse channel manager kan zinvol zijn als je al een PMS hebt waar je tevreden over bent en dat er een goede koppeling mee heeft. Begin je vanaf nul, of werk je nu met Excel en de extranetten van elk platform apart, dan bespaart all-in-one je een koppeling die kan haperen en een abonnement extra. Het verschil tussen PMS, boekingsmodule en channel manager staat uitgebreider in PMS, boekingsmodule of channel manager.

1. Welke kanalen, en via API of iCal?

Maak eerst de lijst van de kanalen waarop je nu staat en waar je wilt staan: Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Google, en eventueel regionale of thematische sites. Vraag dan per kanaal hoe de koppeling werkt.

• API-koppeling: de channel manager is een erkende partner van het kanaal en praat er rechtstreeks mee. Beschikbaarheid, prijzen en restricties gaan heen, boekingen met naam, prijs en wijzigingen komen terug.
• iCal: een kalenderbestand dat om de zoveel tijd wordt opgehaald. Het zet alleen datums dicht, zonder prijzen of gastgegevens, en met vertraging. Daardoor blijft er een venster waarin twee gasten dezelfde nacht kunnen boeken.

Een aanbieder die "Airbnb-koppeling" belooft maar het via iCal doet, lost je probleem maar half op. Het verschil staat in Airbnb koppelen: API of iCal.

2. Beschikbaarheid, prijzen én restricties

Een goede channel manager stuurt meer dan open of dicht. Controleer of ook je prijzen per nacht, je minimumverblijf, gesloten aankomst of vertrek en stop-sell meegaan. Pas je in het najaar je tarieven aan voor volgend jaar, dan wil je dat één keer doen, niet in vijf extranetten.

3. Snelheid en overboekingen

Vraag hoe snel een nieuwe boeking de kamer op de andere kanalen dichtzet. Bij een API-koppeling is dat doorgaans een kwestie van seconden; bij iCal kan het veel langer duren. Vraag ook wat er gebeurt bij een wijziging of annulering: komt de nacht automatisch weer vrij? Meer daarover in overboekingen voorkomen.

4. Mapping van kamers en tarieven

Elk kanaal heeft zijn eigen kamers en tariefplannen. Bij het koppelen leg je één keer vast welke kamer in je eigen systeem bij welke kamer op elk kanaal hoort. Dat heet mapping. Vraag of je dat zelf kunt doen in een duidelijk scherm, of je ervoor moet wachten op een supportmedewerker, en hoe je ziet dat een koppeling werkt.

5. Commissie per kanaal doorrekenen

Booking.com, Airbnb en Expedia rekenen elk een andere commissie aan. Wil je dezelfde netto-opbrengst per nacht, dan moet de prijs per kanaal kunnen verschillen. Kijk of je per kanaal een opslag kunt instellen, zodat je niet elk tarief apart hoeft te beheren. Hoe je die netto-opbrengst berekent, lees je in netto-opbrengst per boekingskanaal.

6. Kosten: waar betaal je voor?

Prijsmodellen lopen sterk uiteen: per kamer, per kanaal, per boeking of een vast bedrag per maand. Tel alles op wat je nodig hebt: de channel manager, het PMS, de boekingsmodule voor je website en eventuele opstartkosten. Vraag ook naar de opzegtermijn. Een goedkope losse channel manager plus een apart PMS is niet altijd goedkoper dan één pakket.

7. Support, taal en overstappen

Als een koppeling hapert, wil je iemand die je situatie begrijpt, in jouw taal, en liefst snel. Vraag ook hoe een overstap verloopt: worden je toekomstige boekingen overgenomen, en hoe vermijd je dat er tijdens de overgang dubbele boekingen ontstaan?

Checklist om offertes te vergelijken

• Staan al mijn kanalen erop, en via API (niet iCal)?
• Gaan prijzen, minimumverblijf en stop-sell mee, niet alleen beschikbaarheid?
• Hoe snel gaat een kamer dicht na een boeking, en komt een geannuleerde nacht vanzelf vrij?
• Kan ik de mapping zelf doen en zie ik of de koppeling werkt?
• Kan ik per kanaal een opslag voor de commissie instellen?
• Wat is de totale maandkost met PMS en boekingsmodule erbij, en wat is de opzegtermijn?
• Is er support in mijn taal, en hoe gaat de overstap?

Hoe BedFlow PMS het doet

BedFlow PMS is een all-in-one PMS met ingebouwde channel manager. Voor de koppeling met de kanalen gebruikt BedFlow PMS de channel manager Channex; je hebt daarvoor geen eigen account of sleutels nodig, alles beheer je in BedFlow PMS. Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Google en een reeks andere kanalen hebben elk een eigen tegel. Beschikbaarheid, prijzen en restricties gaan mee, met per kanaal een instelbare opslag voor de commissie, en boekingen komen vanzelf in dezelfde kalender als je directe boekingen. Hoe het koppelen stap voor stap gaat, staat in de handleiding over kanalen. Wat het kost, zie je op de prijzenpagina.

Wil je het met je eigen kamers uitproberen? Je kunt BedFlow PMS 30 dagen gratis testen, zonder kredietkaart.