Tarjeta de crédito no válida en una reserva de Booking.com: ¿qué hace tu B&B?

Kort antwoord: wordt de creditcard van een Booking.com-gast geweigerd, markeer de kaart dan als ongeldig in het extranet van Booking.com. De gast krijgt een melding en heeft 24 uur om een nieuwe, geldige kaart door te geven. Doet hij dat niet, dan mag je de boeking via het extranet annuleren. Annuleer nooit zomaar zelf zonder die stap: zolang de kaart niet als ongeldig gemeld is, blijft de boeking voor Booking.com gewoon geldig.

Dit artikel gaat over boekingen waarbij jij zelf de kaartgegevens van de gast ontvangt en int, bijvoorbeeld voor een aanbetaling, een niet-restitueerbaar tarief of de betaling bij aankomst. Krijg je van Booking.com een virtuele kaart (VCC), dan werkt het anders: dat lees je in de virtuele creditcard van Booking.com.

Waarom een kaart geweigerd wordt

Een geweigerde kaart betekent niet altijd dat de gast niet wil betalen. De meest voorkomende oorzaken:

• Te weinig saldo of limiet. Zeker bij een groot bedrag, zoals een verblijf van een week dat je in één keer int.
• Verlopen kaart. De boeking is maanden geleden gemaakt en de kaart is intussen vervangen.
• Extra verificatie bij de bank. Bij een betaling waarbij de gast niet aanwezig is, blokkeert de bank soms uit voorzorg.
• Debetkaart of prepaidkaart die geen betalingen zonder aanwezigheid van de kaarthouder toelaat.
• Typfout of fout kaartnummer. Dat komt minder vaak voor, maar het gebeurt.

Probeer daarom eerst nog één keer, en controleer of je het juiste bedrag op de juiste datum int volgens je eigen voorwaarden. Een kaart die vandaag weigert, kan morgen wel werken. Blijft het misgaan, ga dan naar de procedure hieronder.

Stap voor stap: kaart als ongeldig melden

1. Open de boeking in het extranet van Booking.com en zoek de kaartgegevens van de gast.
2. Markeer de kaart als ongeldig. Booking.com stuurt de gast dan een verzoek om de kaartgegevens bij te werken.
3. Wacht 24 uur. Zo lang heeft de gast om een nieuwe kaart door te geven. Ligt de aankomst heel dichtbij, kijk dan in het extranet welke termijn voor die boeking geldt.
4. Nieuwe kaart binnen? Int het bedrag opnieuw, volgens je voorwaarden.
5. Geen nieuwe kaart? Dan kan je de boeking via het extranet annuleren. Je kamer komt daarmee weer vrij.

Het extranet laat je niet altijd toe een kaart als ongeldig te markeren. Zie je de optie niet, neem dan contact op met de partnerondersteuning van Booking.com in plaats van de boeking zelf te annuleren.

Wat je beter niet doet

• De gast vragen om zijn kaartnummer per mail of WhatsApp te sturen. Kaartgegevens horen niet in een gewone mail of chat. Laat de gast ze via Booking.com bijwerken.
• Zelf annuleren zonder melding. Dan staat het voor Booking.com als een annulering door jou, met alle gevolgen voor je score en eventuele kosten.
• De kamer meteen elders verkopen. Zolang de boeking niet officieel geannuleerd is, staat ze nog. Verkoop je de kamer toch, dan riskeer je een overboeking als de gast alsnog betaalt.
• Wachten tot de dag van aankomst. Hoe later je de kaart controleert, hoe minder tijd je hebt om de kamer opnieuw te verkopen.

Zo voorkom je het volgende keer

De beste remedie is vroeg weten waar je staat.

• Int op een vast moment. Bij een niet-restitueerbaar tarief int je kort na de boeking; bij een flexibel tarief na het einde van de gratis annuleringstermijn. Dan merk je een probleem op tijd. Meer daarover in annuleringsvoorwaarden voor je B&B.
• Volg openstaande betalingen per boeking op, in plaats van in je mailbox te zoeken welke gast al betaald heeft.
• Stuur een bericht vóór aankomst met de praktische info én een herinnering over wat nog betaald moet worden.
• Duw directe boekingen. Op je eigen website kies je zelf hoe de gast betaalt, en dat bedrag komt meteen binnen. Zie online betalen bij directe boekingen.

Een ongeldige kaart die je pas bij aankomst ontdekt, eindigt vaak als een no-show zonder vergoeding. Wie de kaart een paar weken vooraf controleert, kan de kamer nog verkopen.

Hoe BedFlow PMS helpt

In BedFlow PMS komen je Booking.com-boekingen, je andere kanalen en je directe boekingen samen in één kalender, met per boeking wat al betaald is en wat nog openstaat. Zo zie je meteen welke gast je nog moet opvolgen. Het melden van de kaart zelf gebeurt in het extranet van Booking.com, zoals hierboven beschreven. Annuleer je daarna de boeking, dan komt die annulering via de channel manager binnen en staat de kamer meteen weer open op al je kanalen, zodat je de vrijgekomen nachten opnieuw verkoopt.

Op je eigen boekingswidget neem je de betaling of aanbetaling meteen online op, zodat je bij directe boekingen geen kaart achteraf hoeft te controleren. Bekijk de tarieven of lees de documentatie.

Wil je het uitproberen met je eigen kamers? Start je gratis proefperiode van 30 dagen op bedflow.eu. Geen kredietkaart nodig.