Um PMS para o seu alojamento de férias: o que verificar quando aluga uma casa inteira

Kort antwoord: een PMS voor een vakantiewoning vergelijk je op wat verhuur van een heel huis anders maakt dan losse B&B-kamers. Kan één boeking de hele woning bezetten, met een prijs die meestijgt met het aantal gasten? Kan je een vaste wisseldag en een minimumverblijf instellen die ook op Airbnb, Booking.com en Vrbo gelden? Komt de eindschoonmaak automatisch op elke boeking, kan je een waarborg vragen en het verbruik van elektriciteit of water afrekenen? Scoort een pakket daarop, dan past het. Is het vooral gebouwd voor hotels met receptie en kamerkaarten, dan betaal je voor wat je niet gebruikt.

Hieronder de acht punten, in volgorde van hoeveel ze in de praktijk wegen. Verhuur je maar één woning in het seizoen en kijk je vooral naar de kost, lees dan ook één vakantiewoning goedkoop automatiseren.

1. Eén boeking = het hele huis, met een prijs per aantal gasten

Een B&B verkoopt kamers, een vakantiewoning verkoopt het hele huis. In het PMS moet dat één unit zijn: is ze geboekt, dan is de kalender vol. Klinkt vanzelfsprekend, maar sommige systemen laten je dan nog per kamer of per bed rekenen.

Belangrijker is de prijs. Een huis voor zes kost zelden hetzelfde voor twee personen als voor zes. Kijk of je de prijs kan laten meestijgen met het aantal gasten: met een factor per bezetting (twee personen de basisprijs, vier personen iets meer), of met een toeslag per extra persoon boven een bepaald aantal. En kijk of die prijs ook naar de kanalen gaat, niet enkel naar je eigen website.

In BedFlow PMS kies je het type Vakantiewoning en maak je één kamer aan voor het hele huis. Hoe je de prijs per aantal gasten instelt, staat stap voor stap in de handleiding bij BedFlow voor vakantiewoningen instellen.

2. Vaste wisseldag en minimumverblijf, op alle kanalen

Veel vakantiewoningen verhuren in de zomer per week, van zaterdag tot zaterdag, en in het laagseizoen per weekend of midweek. Daarvoor heb je twee dingen nodig:

• Een vaste aankomst- en vertrekdag, die je per periode kan wijzigen (in de winter bijvoorbeeld andere dagen dan in de zomer);
• Een minimum aantal nachten, bijvoorbeeld zeven in juli en augustus en twee daarbuiten.

Let erop dat die regels naar alle kanalen gaan. Zet je ze enkel op je eigen site, dan boekt iemand op Airbnb nog altijd van dinsdag tot donderdag midden in je zomerweek. Of een vaste wisseldag voor jou loont, lees je in vaste aankomstdag of niet.

3. Eindschoonmaak en linnen automatisch op elke boeking

Bijna elke vakantiewoning rekent een eindschoonmaak aan, vaak ook linnen en handdoeken. Wie dat met de hand op elke factuur zet, vergeet het vroeg of laat.

Een goed PMS laat je die kosten één keer instellen als verplichte regel, die op elke rechtstreekse boeking komt en die de gast in je boekingsmodule meteen in het totaal ziet. Bij Airbnb, Booking.com en Vrbo bepaalt het kanaal hoe extra kosten getoond worden; daar stel je de schoonmaakkost in het extranet in of verwerk je ze in de nachtprijs. Meer daarover in schoonmaakkosten aanrekenen.

4. Waarborg en verbruik afrekenen

Hier verschilt een vakantiewoning het meest van een B&B. Een waarborg is geen omzet: de gast betaalt hem vooraf en krijgt hem na het verblijf terug, min eventuele schade of verbruik. Rekent je woning elektriciteit, water of stookolie apart aan, dan wil je de meterstanden bij aankomst en vertrek kunnen noteren en het verbruik met de waarborg verrekenen.

Kijk dus of het PMS de waarborg los van de prijs houdt (geen btw, niet op de factuur), de gast er automatisch een betaallink voor stuurt, en na het verblijf de terugstorting regelt. In BedFlow PMS staat dat in de handleiding bij waarborg en meterstanden. Of je energie apart aanrekent of in de prijs steekt, bespraken we in energiekosten doorrekenen.

5. Een lang annuleringsvenster en een voorschot

Vakantiewoningen worden maanden vooruit geboekt, en annuleringstermijnen lopen dan in weken, niet in dagen. Kijk of je een termijn van bijvoorbeeld zes weken kan instellen en of de gast die termijn te zien krijgt bij het boeken en in de bevestiging. Daarnaast wil je een voorschot kunnen vragen bij de boeking en het saldo een paar weken voor aankomst, met een automatische herinnering.

6. Airbnb, Booking.com en Vrbo via een echte koppeling

Een vakantiewoning verkoopt vaak op Airbnb, Booking.com en Vrbo tegelijk. Veel verhuurders beginnen met iCal-kalenders tussen die sites. Dat gaat goed tot twee gasten binnen het uur dezelfde week boeken: iCal synchroniseert met vertraging en neemt geen prijzen, wisseldagen of minimumverblijf mee.

Een PMS met een ingebouwde channel manager koppelt die kanalen via hun API: beschikbaarheid, prijzen en restricties gaan automatisch mee en boekingen komen meteen binnen. Het verschil lees je in Airbnb koppelen: API of iCal. In BedFlow PMS kan een vakantiewoning vanaf het Starter-abonnement ook in Google Vacation Rentals verschijnen, zonder commissie.

7. Inchecken zonder sleuteloverdracht

De eigenaar van een vakantiewoning woont zelden naast de deur. Wie elke zaterdag om vier uur met een sleutel klaarstaat, verliest een dag per week. Kijk naar:

• Sleutelloze toegang met een persoonlijke code die enkel tijdens het verblijf werkt. BedFlow PMS werkt met codesloten van TTLock en Salto KS; zie slimme sloten.
• Een gastenpagina met de route, de wifi, de huisregels en uitleg over de verwarming of de afvalophaling.
• Automatische berichten vóór aankomst, per mail of WhatsApp, met de code en de aankomstinfo.

Een uitgewerkt voorbeeld staat in zelf inchecken met slimme sloten.

8. Schoonmaak op de wisseldag

Op een wisseldag vertrekt de ene gast om 10 uur en komt de volgende om 16 uur. Je poetsploeg moet weten welk huis wanneer vrijkomt, zeker als je meerdere woningen hebt. Een schoonmaakplanning die per dag toont wat leeg komt, met een checklist per woning, voorkomt dat er een bed niet opgemaakt is als de gast binnenkomt.

Meerdere woningen op verschillende adressen

Heb je twee of drie woningen in verschillende dorpen? Let dan op of elke woning een eigen adres, eigen foto's, eigen uren en eigen voorwaarden kan krijgen, zodat de bevestigingsmail en de gastenpagina telkens het juiste huis tonen. Een park met tientallen gelijke chalets is een ander verhaal; daarvoor schreven we PMS voor een vakantiepark of camping.

Beheer je woningen voor andere eigenaars en moet je per eigenaar afrekenen? Vraag dan bij elk pakket na hoe dat gebeurt, want daar verschillen ze sterk.

Zo test je het

Neem je drukste zomerweek. Zet je woning in het PMS met een prijs voor twee en voor zes personen, een wisseldag op zaterdag, zeven nachten minimum en een verplichte eindschoonmaak. Maak een testboeking op je eigen website voor vier personen en kijk of het totaal klopt, of de gast de juiste annuleringstermijn ziet en of de aankomstinfo goed vertrekt. Kijk daarna op Airbnb of daar ook enkel zaterdag als aankomst kan. Werkt dat, dan werkt de rest ook.

De prijzen van BedFlow PMS staan op /pricing en alle instellingen in de handleiding.

Een vakantiewoning of gîte te verhuren? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kredietkaart.