Waarborg — innen, afrekenen en terugstorten
Bijgewerkt op 2026-10-27
Instellingen → Waarborg
Een waarborg is een bedrag dat de gast vóór zijn verblijf betaalt en na zijn verblijf terugkrijgt, min eventueel verbruik of schade. In BedFlow staat hij los van de prijs: hij is geen omzet, er zit geen btw op, hij staat niet op de factuur en telt niet mee in het saldo van de boeking.
Een waarborg is iets anders dan de aanbetaling (het voorschot). De aanbetaling is een deel van de prijs; zie Aanbetaling.
Instellen
- Ga naar Instellingen → Waarborg en zet Waarborg vragen bij directe boekingen aan.
- Ga naar Kamertypes, open een woning, tab Prijzen, en vul Waarborg (terugbetaalbaar) in, bv. € 250. Leeg = geen waarborg voor die woning.
- Kies op de waarborgpagina:
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Betaalverzoek versturen … dagen vóór aankomst | Dan krijgt de gast een mail met de betaallink. 0 = meteen na de boeking. Standaard 7 |
| Rekeningnummer vragen | Na het vertrek (standaard) of Zodra de waarborg betaald is. Nooit bij betaling met kaart: dan stort BedFlow terug op dezelfde kaart |
| Melding als de gast nog geen rekeningnummer gaf na … dagen | Je krijgt een melding (Telegram en app). De gast kreeg na 3 dagen al zelf een herinnering |
| Waarborg automatisch terugstorten na het verblijf | Standaard uit. Zie verder |
Alles wordt per pand bewaard. Boekingen via Booking.com of Airbnb krijgen geen automatische waarborg: die kanalen regelen dat zelf. Op elke boeking kun je wel zelf een waarborg zetten met Waarborg instellen.
Wat de gast ziet
- In de boekingsmodule, onder het totaal: Waarborg (terugbetaalbaar) € 250,00, met de uitleg dat hij niet in het totaal zit.
- In de bevestigingsmail en op de gastenpagina: hetzelfde blok, met een knop Waarborg betalen.
- De betaalpagina van de waarborg: betalen met kaart (Stripe of Mollie, wat jij hebt) of per overschrijving naar jouw rekening met de mededeling WAARBORG OV-….
De waarborg op de boeking
Bovenaan de boeking staat het blok Waarborg met de stand:
| Stand | Betekenis | Wat jij doet |
|---|---|---|
| Te innen | Nog niet betaald | Niets, het betaalverzoek vertrekt vanzelf. Kwam het geld per overschrijving of cash binnen: Markeer als ontvangen |
| Ontvangen | Betaald | Niets tot het vertrek |
| Af te rekenen | De gast is vertrokken | Afrekenen: kijk het overzicht na, voeg eventueel een inhouding toe (schade, sleutel kwijt) en bevestig |
| Terug te betalen | Afgerekend | Met kaart betaald: de provider stort terug. Per overschrijving: zie hieronder |
| Terugbetaald / Ingehouden | Klaar | — |
Afrekenen kan vanaf de vertrekdag. Pas na Bevestigen start de terugbetaling en krijgt de gast de afrekening per mail.
Terugstorten
- Met kaart betaald (Stripe of Mollie): BedFlow stort terug op dezelfde kaart. Geen rekeningnummer nodig.
- Per overschrijving of cash betaald: de gast vult zelf zijn naam en IBAN in via een beveiligde link (BedFlow controleert de IBAN op tikfouten). Jij ziet naam, IBAN, bedrag en mededeling met kopieerknoppen, schrijft over in je bankapp en klikt Markeer als overgeschreven. Dezelfde werkwijze als bij een geannuleerde boeking terugbetalen.
De boekingen die op jou of de gast wachten, vind je in de boekingenlijst bij Terug te betalen en Wacht op IBAN.
Automatisch terugstorten
Zet je Waarborg automatisch terugstorten aan, dan rekent BedFlow zelf af en stort terug, een aantal dagen na het vertrek (standaard 3). Dat gebeurt enkel als de gast met kaart betaalde (Stripe of Mollie) en alle meterstanden ingevuld zijn. Wil je iets inhouden voor schade, reken dan binnen die dagen zelf af.
Kan het niet automatisch, dan krijg je een melding en reken je zelf af. Een overschrijving gebeurt nooit automatisch.
Veelgestelde vragen
Staat de waarborg op de factuur? Nee. Een waarborg is geen verkoop maar geld dat je voor de gast bijhoudt. Een inhouding voor schade is een schadevergoeding: buiten btw en niet op de factuur. Bespreek met je boekhouder hoe je die boekt. Verbruik (elektriciteit, water, …) en openstaande toeristentaks komen wel op de factuur; zie Meterstanden.
Wat als de gast annuleert? Was de waarborg nog niet betaald, dan vervalt hij. Was hij al betaald, dan staat hij klaar om af te rekenen en gaat het volledige bedrag terug, tenzij je iets inhoudt.
De gast vult zijn rekeningnummer niet in. Hij krijgt na 3 dagen een herinnering, jij na het aantal dagen dat je instelde een melding. Bij de boeking kun je de link kopiëren en hem zelf nog eens sturen.
Kan ik het bedrag op één boeking aanpassen? Ja, met Waarborg instellen op de boeking, zolang de gast nog niet betaalde.