Proforma of factuur voor je B&B: wat is het verschil en wanneer stuur je wat?

Kort antwoord: een proforma is een overzicht van wat de gast zal betalen, met een betaalverzoek erbij. Het is geen fiscaal document: het telt niet voor je btw-aangifte, het gaat niet naar je boekhouding en een bedrijf kan er geen btw mee recupereren. De factuur is het fiscale document: ze krijgt een volgnummer, vermeldt de btw, gaat naar je boekhouding en verander je daarna niet meer. Stuur de proforma bij de boeking, maak de factuur pas als het verblijf vastligt, normaal na het uitchecken.

Klinkt eenvoudig, maar in de praktijk loopt het hier vaak mis. Een gast die een "factuur" vraagt voor zijn werkgever terwijl je hem een proforma stuurde. Een factuur die je al maakte bij de boeking, waarna de gast een nacht schrapt. Een boekhouder die proforma's tussen de facturen terugvindt. Hieronder lees je wat elk document is, wanneer je het stuurt en hoe je die valkuilen vermijdt.

Wat is een proforma?

Een proforma ziet eruit als een factuur: je gegevens, de gegevens van de gast, de periode, de nachten met hun prijs, de extra's, de toeristenbelasting en het totaal. Maar het is een voorstel of overzicht, geen afrekening. Je gebruikt het om:

• de gast na de boeking te tonen wat hij precies betaalt;
• een voorschot of de volledige som te vragen, met een betaallink of je rekeningnummer (zie een voorschot vragen bij een directe boeking);
• betalingen op te volgen: wat is betaald, wat staat nog open.

Een proforma mag je aanpassen zolang het verblijf nog niet voorbij is. Schuift de gast een nacht op, komt er een ontbijt bij of geef je een korting, dan pas je gewoon de proforma aan. Er gaat niets naar je boekhouding en er hoeft niets gecrediteerd te worden.

Wat is een factuur?

De factuur is het document dat telt voor de fiscus. Ze heeft een paar kenmerken die een proforma niet heeft:

• een uniek volgnummer uit een doorlopende reeks, zonder gaten;
• de btw per tarief, als je btw-plichtig bent (voor logies in België is dat sinds 1 maart 2026 12%, zie btw op logies);
• ze gaat naar je boekhouding en, voor bepaalde zakelijke klanten, via Peppol (zie Peppol en e-facturatie);
• ze is definitief: klopt er achteraf iets niet, dan pas je ze niet aan maar maak je een creditnota en een nieuwe factuur.

Dat laatste is het belangrijkste verschil in de praktijk. Een proforma is kneedbaar, een factuur niet.

Wanneer stuur je wat?

De vuistregel: maak de factuur pas als er niets meer kan veranderen. Wie al bij de boeking een definitieve factuur maakt, moet bij elke annulering, verplaatsing of extra fles wijn crediteren. Dat zijn twee extra documenten in je boekhouding voor iets wat met een proforma een kleine aanpassing was.

Valkuilen die je wil vermijden

De zakelijke gast krijgt enkel een proforma. Een bedrijf heeft een factuur nodig om de btw te recupereren en de kost te boeken. Vraagt een gast een factuur op naam van zijn bedrijf, zet dan de bedrijfsnaam en het btw-nummer op de proforma vóór je de factuur maakt. Zo hoef je achteraf niets te crediteren. Meer daarover in zakelijke gasten en facturen op bedrijfsnaam.

Proforma's in de boekhouding. Een proforma is geen omzet. Stuur je ze mee naar je boekhouder, dan telt die misschien omzet dubbel of zoekt hij naar een factuurnummer dat niet bestaat. Enkel facturen en creditnota's horen in je boekhouding.

Gaten in je nummering. Facturen nummer je doorlopend. Een factuur die je "weggooit" omdat ze fout was, laat een gat. Corrigeer met een creditnota, niet met de prullenbak.

Factuur vergeten na het verblijf. Het omgekeerde gebeurt ook: de gast betaalde, vertrok, en de proforma bleef proforma. Zet het maken van de factuur in je uitcheckroutine, of laat het automatisch gebeuren.

Vrijgesteld van btw en toch btw op je factuur. Val je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan reken je geen btw aan. Je factuur vermeldt dan de vrijstelling in plaats van een btw-bedrag. Twijfel je over je situatie, vraag het aan je boekhouder.

Hoe BedFlow PMS dit regelt

In BedFlow PMS hoef je niet zelf te kiezen wanneer welk document ontstaat:

• Bij elke boeking maakt BedFlow PMS automatisch een proforma, of de boeking nu via je website, een kanaal, een offerte of handmatig binnenkomt. Het nummer begint met een P en de status toont of ze open, deels betaald of betaald is.
• Wijzigingen pas je aan op de proforma: een artikel toevoegen, lijnen bewerken of een korting zetten.
• Is het verblijf voorbij en volledig betaald, dan wordt de proforma elke dag om 18:00 automatisch een definitieve factuur, met een volgnummer uit de reeks van je pand, een PDF en een UBL-bestand. Je kan ze ook zelf definitief maken bij het uitchecken.
• Definitieve facturen gaan automatisch naar je gekoppelde boekhoudpakket. Proforma's gaan nooit naar je boekhouding.
• Moet een factuur op andere gegevens staan, dan maak je met Crediteren en opnieuw factureren in één stap de creditnota en de nieuwe factuur.

Alle details staan in de handleiding Facturatie: proforma, definitief, PDF, UBL.

Samengevat

• Proforma = overzicht en betaalverzoek. Aanpasbaar, niet fiscaal, niet in je boekhouding.
• Factuur = fiscaal document met volgnummer en btw. Definitief, corrigeren kan enkel met een creditnota.
• Stuur de proforma bij de boeking, maak de factuur als het verblijf vastligt.
• Zet bedrijfsgegevens op de proforma vóór je factureert, en laat de factuur niet liggen na het uitchecken.

Wil je dat proforma's, facturen en de doorstroom naar je boekhouding vanzelf gebeuren? Bekijk de prijzen of probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis.