Boekingskalender voor je B&B: wat moet je boekingssysteem je elke dag tonen?

Kort antwoord: een boekingskalender voor je B&B toont per kamer en per nacht of die kamer vrij, geboekt of geblokkeerd is, en bij elke boeking wie er komt, via welk kanaal en of er al betaald is. Belangrijker nog: het is de enige kalender die telt. Booking.com, Airbnb en je eigen website volgen hem, niet omgekeerd. Zodra je twee kalenders naast elkaar bijhoudt, is een dubbele boeking een kwestie van tijd.

Bijna elke B&B begint met iets anders: een schrift naast de telefoon, een Google-agenda met een kleur per kamer, of gewoon de kalender in het extranet van Booking.com. Dat werkt zolang er één kanaal is en één persoon die alles bijhoudt. Vanaf het tweede kanaal begint het te wringen. Hieronder wat een boekingskalender echt moet kunnen, en waar je op let als je er een kiest.

Een kalender per kamer, niet per dag

Een gewone agenda denkt in afspraken: "dinsdag 14u, tandarts". Een B&B denkt in kamernachten: kamer 2 is bezet van vrijdag tot zondag, kamer 3 alleen zaterdag. Daarom werkt een planbord beter dan een agenda: de kamers onder elkaar, de dagen naast elkaar, en elke boeking als een balk van de aankomst- tot de vertrekdag.

Zo zie je in één blik wat een agenda verbergt:

• de losse nacht tussen twee boekingen die je nog kan verkopen of beter blokkeert;
• welke kamers morgen ververst moeten worden, omdat er een vertrek is;
• of een gezin dat drie nachten wil, in één kamer past of moet wisselen.

Heb je maar één of twee kamers of een vakantiewoning, dan leest een gewone maandkalender soms makkelijker. Een goed boekingssysteem laat je kiezen.

Wat je op elke boeking moet zien

Een balk met alleen een naam is een begin. Wat je ook wil zien zonder te klikken:

1. Het kanaal. Kwam de boeking rechtstreeks, via Booking.com of via Airbnb? Dat bepaalt wie de gast betaalt, welke voorwaarden gelden en waar je een wijziging doet.
2. De betaalstatus. Volledig betaald, voorschot binnen, of nog niets. Zeker bij rechtstreekse boekingen wil je dat zien vóór de gast aan de deur staat.
3. De status van vandaag. Komt deze gast vandaag aan, is hij al ingecheckt, of al vertrokken?
4. Wat bijzonder is. Een verjaardag, een allergie, een gast met wie het de vorige keer moeilijk liep.

In BedFlow PMS heet dit het kameroverzicht: de kleur van de balk is het kanaal, een driehoekje links toont de betaling, een driehoekje rechts de status, en gekleurde bolletjes zijn labels zoals Verjaardag of Let op.

Eén kalender is de baas

Dit is het punt waar het meestal misgaat. Een uitbater zet een boeking die telefonisch binnenkwam in zijn Google-agenda, maar vergeet de nacht dicht te zetten op Booking.com. Of hij blokkeert een kamer voor eigen gebruik op Airbnb, maar niet op zijn website. Twee kalenders betekent: twee waarheden.

De oplossing is één kalender waar alles in komt, en die alle kanalen voedt:

• een boeking via Booking.com verschijnt vanzelf op het planbord en sluit die nacht op Airbnb en op je eigen site;
• een telefonische boeking die je zelf invoert, doet hetzelfde;
• een kamer die je blokkeert voor onderhoud of vakantie, gaat overal dicht.

Hoe snel dat gebeurt, hangt van de koppeling af. Met een iCal-link halen platformen je kalender maar om de zoveel tijd op, en geven ze enkel beschikbaarheid door, geen prijzen of restricties. Met een echte koppeling via een channel manager gaat een wijziging meteen door. Het verschil lees je in iCal-synchronisatie: de nadelen en overboekingen voorkomen.

Blokkeren hoort in dezelfde kalender

Een boekingskalender is niet alleen voor boekingen. Je zet er ook nachten dicht: een week vakantie, een kamer in renovatie, familie die komt logeren. Let op twee dingen:

• Kan je één kamer op één dag blokkeren, maar ook alle kamers voor een periode in één keer?
• Gaat een blokkade automatisch naar je kanalen, of moet je ze daar nog eens apart dichtzetten?

In BedFlow PMS klik je op een vrije dag om ze te blokkeren, en met een rechtermuisklik op de datum zet je alle kamers dicht, voor één dag of een periode. De blokkade gaat op de achtergrond naar je gekoppelde kanalen, meestal binnen enkele seconden tot minuten. Meer in kalender blokkeren voor eigen gebruik of onderhoud.

Prijzen en bezetting in dezelfde blik

Een planbord dat ook je prijs per nacht toont in de vrije vakjes, maakt prijsbeslissingen eenvoudiger. Je ziet meteen dat dat ene vrije weekend in mei nog aan je standaardprijs staat, terwijl de rest volgeboekt is.

Nuttig is ook de bezetting per kamer, liefst naast die van dezelfde maand vorig jaar. Zo zie je of die ene kamer achterblijft, zonder rapport te moeten trekken.

Werkt hij ook op je gsm?

De meeste vragen komen niet binnen terwijl je aan je bureau zit. Een gast belt terwijl je boodschappen doet: "Is er volgend weekend nog plaats voor twee?" Kan je dat niet in tien seconden op je gsm nakijken, dan beloof je terug te bellen, en boekt de gast intussen ergens anders. Controleer dus of de kalender op een klein scherm leesbaar blijft.

Checklist: wat moet je boekingskalender kunnen?

Wat een volledig boekingssysteem nog meer doet, van je eigen boekingsmodule tot facturen, lees je in B&B-software kiezen: waar let je op. Wat het kost, zie je op de prijzenpagina.

Wil je zien hoe één kalender voor al je kamers en kanalen er in de praktijk uitziet? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis op bedflow.eu.