Het kameroverzicht — je startscherm voor elke dag

Bijgewerkt op 2026-10-01

Het kameroverzicht is het scherm dat je na het inloggen meteen ziet. In de zijbalk heet het Dagelijks → Beschikbaarheid; bovenaan de pagina staat Kameroverzicht. Je ziet er in één oogopslag welke kamers bezet, vrij of geblokkeerd zijn, en je werkt er je dag af: gasten inchecken, uitchecken, afrekenen en berichten sturen.

Twee weergaven: Tijdlijn en Maand

Linksboven kies je de weergave:

• Tijdlijn: de kamers onder elkaar, de dagen naast elkaar. Handig vanaf een paar kamers.
• Maand: een maandkalender met de weken onder elkaar. Handig voor één of twee woningen.

Heeft je pand twee actieve kamers of minder, dan opent het kameroverzicht standaard in Maand, anders in Tijdlijn. BedFlow onthoudt je keuze per gebruiker.

De tegels van Vandaag (aankomsten, vertrekken, inchecken, uitchecken) staan enkel in de Tijdlijn. Werk je in de maandweergave, schakel dan naar Tijdlijn om je dag af te werken.

De werkbalk van de tijdlijn

Prijzen en dagbreedte onthoudt BedFlow per gebruiker.

Naast de maandtitel zie je de kanaalmix: per kanaal een chipje met het aandeel van de boekingen van die maand. Hover voor het aantal boekingen en een schatting van de commissie.

Het rooster lezen

Kamers en dagen

• Links staat per kamer de naam, de bezetting van de getoonde maand in procent en, als die er is, de bezetting van dezelfde maand vorig jaar.
• In de datumkop is vandaag omkaderd en is het weekend amber. Een bed met sterretjes en een getal toont hoeveel kamers die dag ververst moeten worden (kamers met een vertrek).
• Heb je de housekeeping-module aan, dan toont een groen driehoekje rechtsboven in de datumkop de initialen van wie er die dag komt poetsen.

Vrije, geblokkeerde en geboekte dagen

De boekingsbalk

• De kleur van de balk is het kanaal waarlangs de boeking binnenkwam: groen voor een rechtstreekse boeking, donkerblauw voor Booking.com, roze-rood voor Airbnb, enzovoort.
• Een hangslot op de balk betekent: boeking van een kanaal. Die verplaats je via het extranet van dat kanaal, niet door te slepen.
• Het driehoekje linksboven toont de betaling: groen = volledig betaald (ook als de gast al bij het kanaal betaalde), amber = voorschot betaald, rood = nog niets betaald.
• Het driehoekje rechtsboven toont de status: groen = checkt vandaag in, blauw = ingecheckt, oranje = uitgecheckt.
• Hover over een balk voor een samenvatting: gast, kanaal, status en betaling.
• Een zwarte lijn met een kettingschakel verbindt de kamers van een groepsboeking.

Gebruik je Kamertypes groeperen in de widget, dan krijgt elk kamertype met meerdere kamers een grijze groepsrij met per dag het aantal vrije kamers. Zie Kamertypes met meerdere kamers. Heeft je pand wellness, dan staat onderaan een wellness-rij met per dag de bezetting van de sessies.

Kanaalbadges

Op de tegels van vandaag en in de kanaalmix staat het kanaal als letter in een gekleurd vierkantje. Hover voor "Geboekt via …".

Klikken, rechtsklikken en slepen

Meer over blokkeren: Kamers blokkeren. Een telefonische boeking invoeren: Handmatige boeking. Verplaatsen en datums wijzigen: Boekingen wijzigen, verplaatsen en afdrukken. Een prijs voor één dag: Tariefbeheer.

Het boekingsvenster

Klik op een boekingsbalk (in de tijdlijn of in de maandweergave) en je krijgt alles van die boeking in één venster.

• Bovenaan: de naam van de gast met zijn landcode, het kanaal, de kamer (klik om de boeking te openen) en het factuurnummer (klik om de factuur te openen).
• Aankomst met het verwachte aankomstuur als dat bekend is, Vertrek, het aantal nachten en gasten.
• Contact: het telefoonnummer, de groene WhatsApp-knop (Stuur WhatsApp bericht) en het e-mailadres.
• Status: "Ingecheckt" met datum en uur, of "Nog niet ingecheckt", en de betaling: Betaald, Betaald via {kanaal} (de gast betaalde al aan Booking.com of een ander kanaal) of Open: €….
• Prijsopbouw: de factuurlijnen, het totaal, wat al betaald is en wat nog openstaat.
• De referentie bij het kanaal en de opmerking van de gast.
• Gast niet bereikbaar via het kanaal: staat er als het kanaal geen chat voor deze gast opende. Bel of WhatsApp de gast dan zelf.
• Eén boeking — {n} kamers: bij een boeking van meerdere kamers. Proforma en voorschot gelden voor de hele boeking.

Onderaan staan twee knoppen:

• Boeking bewerken: opent de boeking. Daar pas je o.a. de interne notitie, de datums en de facturatiegegevens aan.
• Boeking volledig annuleren: vraagt eerst Annuleren bevestigen?. Met Ja, annuleer komt de boeking op geannuleerd, komen de datums vrij (ook op je kanalen) en krijgt de gast een annulatiemail (en een WhatsApp als je WhatsApp gekoppeld hebt). Een boeking van een kanaal annuleer je bij voorkeur via dat kanaal.

Een WhatsApp sturen

De groene WhatsApp-knop staat in het boekingsvenster en op de tegels van vandaag, bij elke gast met een telefoonnummer. Om echt te versturen, moet WhatsApp gekoppeld zijn (zie WhatsApp via TextMeFlow).

Het venster toont het nummer (je kan het aanpassen) en Snelberichten in de taal van de gast:

• Kamer klaar, Checkout, Ontbijt en, bij een pand met wellness, Wellness: vullen een kant-en-klare tekst in, die je nog kan aanpassen.
• Welkom: vraagt of je de gast wil inchecken en meteen het volledige welkomstbericht met de link naar zijn gastenpagina wil sturen. Na bevestigen gebeurt beide.

Typ of pas de tekst aan en klik op Versturen. Een aangepast nummer onthoudt BedFlow zodra het bericht vertrokken is.

Vandaag

Onder het rooster (enkel in de tijdlijn) staat het blok Vandaag — {dag en datum} met een tegel per gast die vandaag aankomt, in huis is of vertrekt. De kleur zegt wat er te doen is:

Kiezen gasten een ontbijtuur, dan staan bovenaan Ontbijt vandaag en Ontbijt morgen met het vroegste uur. "Ontbijt vandaag" verdwijnt na 11:30.

De aankomsttegel

Op de aankomsthelft van een wisseltegel kunnen nog twee waarschuwingen staan: geen WhatsApp (dd/mm) (een WhatsApp aan deze gast kwam niet aan) en geen OTA-chat (het kanaal opende geen chat met deze gast). Bel of WhatsApp de gast dan zelf.

De tegel "In huis"

• Klik op het proformanummer om het venster Factuurlijnen bewerken te openen. Je ziet per lijn Omschrijving, Aantal, Stukprijs incl. en BTW %. Voeg een lijn toe met + Lijn toevoegen, of kies een product uit je lijst met + Product uit lijst…, en klik op Opslaan. BedFlow rekent de totalen opnieuw en vernieuwt de PDF.
• Serveer je ontbijt, dan kies je hier per gast het ontbijtuur voor vandaag en morgen.
• Het openstaande bedrag en de knoppen om af te rekenen staan er ook.

De vertrektegel

Toont wanneer de gast incheckte, het openstaande bedrag en de oranje knop Uitchecken. Zie Inchecken, uitchecken en afrekenen.

Wellness vandaag

Heeft je pand wellness en zijn er vandaag sessies, dan staat er een blok Wellness vandaag met per sessie het uur, het aantal personen, de betaalstatus en de knop + Extra (badjas, cava, …). Afrekenen gaat rechtstreeks op de tegel, zie Inchecken, uitchecken en afrekenen.

De maandweergave

• Blader met ‹, Vandaag en ›. Heb je meer dan twee kamers, dan kies je de kamer in een keuzelijst; bij één of twee kamers staat er per kamer een kalender.
• Een vrije dag toont de prijs, een geblokkeerde dag "Geblokkeerd".
• Elke boeking is een band in de kleur van het kanaal met de naam van de gast. Is er plaats genoeg (drie dagen of meer in die week), dan zie je ook het aantal nachten en gasten, de extra's en de betaalstatus: betaald, voorschot of het openstaande bedrag.
• Klikken en rechtsklikken werkt zoals in de tijdlijn. Klik op een band voor het boekingsvenster.

Goed om te weten

• Het kameroverzicht toont altijd één pand. Beheer je meerdere panden, wissel dan via de pandkeuze bovenaan de zijbalk.
• Heeft je account enkel leesrechten, dan zie je alles, maar krijg je bij elke wijziging de melding "Alleen-lezen toegang". Zie Extra gebruikers en rechten.
• Op je telefoon doe je hetzelfde in de BedFlow-app.

Gerelateerd

• Inchecken, uitchecken en afrekenen
• Boekingen wijzigen, verplaatsen en afdrukken
• Kamers blokkeren