Wechsel von Cubilis zu einem anderen PMS: so verlieren Sie keine Buchungen

Kort antwoord: van Cubilis overstappen naar een ander PMS of een andere channel manager gaat zonder verloren boekingen als je de juiste volgorde aanhoudt. Haal eerst een reservatie-export uit Cubilis, laat die inlezen in je nieuwe systeem, schakel daarna pas je kanalen zoals Booking.com om en controleer tot slot je kalender. Booking.com aanvaardt maar één channel manager tegelijk per accommodatie: op het moment dat je omschakelt, stopt Cubilis met prijzen en beschikbaarheid sturen.

Zoek je de login van Cubilis zelf? Die staat bij Cubilis (Lighthouse); dit artikel gaat over de overstap naar een ander systeem.

Cubilis en Lighthouse: even kaderen

Cubilis is de channel manager van het Belgische Stardekk. In februari 2024 werd Stardekk overgenomen door Lighthouse (voorheen OTA Insight), daarom zie je beide namen door elkaar. Voor je overstap maakt dat weinig uit: je werkt met de gegevens die in je eigen Cubilis-account staan, en die kun je zelf exporteren.

Waarom uitbaters overstappen, verschilt. Soms wil iemand alles in één scherm: reservaties, facturen, gastberichten en de kanalen, in plaats van een channel manager naast een apart reserveringssysteem. Soms gaat het over de prijsstructuur of over de wens om meer rechtstreeks via de eigen website te verkopen. Welke reden het ook is: de techniek van de overstap blijft dezelfde.

De drie risico's bij een overstap

Een PMS-migratie loopt bijna altijd mis op dezelfde drie punten:

1. Boekingen tussen wal en schip. Een reservatie komt binnen in het oude systeem nadat je de export maakte, maar vóór de kanalen omgeschakeld zijn.
2. Dubbele boekingen. Dezelfde reservatie staat twee keer in je kalender, één keer uit de import en één keer via de nieuwe kanaalverbinding.
3. Overboekingen. Tijdens de omschakeling stuurt geen enkel systeem beschikbaarheid naar de kanalen, of sturen er twee tegelijk.

Het stappenplan hieronder is erop gericht om die drie te vermijden.

Stap 1: maak je reservatie-export zo laat mogelijk

Log in op Cubilis, open je reservatielijst, kies de periode en download de lijst als Excel-bestand (.xlsx). Neem minstens alle toekomstige reservaties mee. Wil je ook je historiek in je nieuwe systeem (handig voor je statistieken en terugkerende gasten), kies dan een ruimere periode, bijvoorbeeld vanaf 1 januari.

Maak die export zo dicht mogelijk bij de omschakeling. Hoe kleiner het venster tussen export en omschakeling, hoe minder kans dat er een boeking enkel in Cubilis belandt.

Stap 2: koppel de namen van je kamers

Bezorg samen met de export een lijstje: welke accommodatienaam in Cubilis hoort bij welke kamer in je nieuwe systeem. Dat lijkt overbodig, tot je ontdekt dat je een kamer ooit hernoemd hebt. Staat er in de export een oude naam, dan kan geen enkel systeem die rij automatisch aan de juiste kamer hangen. Met het lijstje los je dat in één keer op.

Stap 3: laat importeren en controleer

Een goede import doet drie dingen:

• Alles komt mee: reservaties van Booking.com, boekingen via je eigen website én handmatig ingevoerde reservaties. Geannuleerde boekingen komen binnen als geannuleerd, zodat je cijfers kloppen.
• Geen mails naar gasten: een import is geen nieuwe boeking. Je gasten mogen niets merken van je verhuis.
• Veilig herhaalbaar: dezelfde export twee keer inlezen, of later een verse export over de eerste heen, mag geen dubbels maken.

Open daarna je kalender en controleer een paar aankomende reservaties: juiste kamer, juiste data, juiste prijs.

Stap 4: schakel je kanalen om

Nu pas schakel je over. Bij Booking.com kies je in het extranet de nieuwe verbinding; vanaf dat moment stuurt Cubilis niets meer. Hoe dat in de praktijk werkt, lees je in wat een extranet is en wat je er nog zelf doet. Doe hetzelfde voor Airbnb, Expedia en je andere kanalen.

Komt een Booking.com-reservatie na de omschakeling een tweede keer binnen via de nieuwe verbinding? Een degelijk systeem herkent ze aan de reservatiecode en voegt ze samen in plaats van een dubbel te maken.

Stap 5: vang de laatste boekingen op

Is er toch iets in Cubilis binnengekomen tussen je export en de omschakeling, bijvoorbeeld een rechtstreekse boeking? Maak dan een tweede, verse export en laat die over de eerste heen inlezen. Omdat de import herhaalbaar is, komen enkel de nieuwe reservaties erbij.

Zeg je Cubilis-abonnement pas op als alles in je nieuwe systeem staat en je het gecontroleerd hebt. De export zelf verandert niets aan je Cubilis-account.

Hoe dat in BedFlow PMS gaat

Kom je van Cubilis naar BedFlow PMS, dan mail je je export en het kamerlijstje naar support. Wij draaien de import voor je en melden precies wat er is ingelezen en wat eventueel niet, en waarom. De import werkt zoals hierboven beschreven: herhaalbaar, zonder gastmails en met samenvoegen op reservatiecode. Geïmporteerde boekingen hebben nog geen proforma; die maak je met één klik aan als je de gast een betaallink wilt sturen.

Het volledige stappenplan staat in de handleiding Migreren vanaf Cubilis (Lighthouse). Wil je eerst begrijpen welke koppelingen je eigenlijk nodig hebt, lees dan welke koppelingen een PMS en channel manager nodig hebben. Wat het kost, zie je op onze prijspagina.

Samengevat

• Volgorde: export, kamerlijstje, import, controleren, kanalen omschakelen, tweede export.
• Maak de export zo laat mogelijk en schakel snel daarna om.
• Een goede import is herhaalbaar, stuurt geen mails en herkent dubbels aan de reservatiecode.
• Zeg je oude abonnement pas op als je alles gecontroleerd hebt.

Twijfel je nog? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kaartgegevens, en bekijk je eigen kamers en reservaties in het nieuwe systeem voor je iets omschakelt.