Payments by Booking.com of betalen in je B&B: wat kies je, en wat kost het?

Kort antwoord: met Payments by Booking.com betaalt de gast via Booking.com, met de betaalmethode die hij verkiest. Booking.com stuurt jou het geld na het uitchecken, per overschrijving of via een virtuele creditcard (VCC), afhankelijk van je land en je instellingen. Zonder die dienst betaalt de gast in je accommodatie: jij int zelf en je betaalt de commissie op het einde van elke maand zelf aan Booking.com. Welke van de twee bij je past, hangt af van hoeveel werk je wil met innen, hoe je met no-shows omgaat en wat de betaalvergoeding in jouw land kost.

Hieronder lees je wat er in beide gevallen gebeurt, wat het kost en hoe je beide netjes in je boekhouding krijgt. De werking komt uit de hulppagina's die Booking.com voor zijn partners publiceert. Namen van menu's kunnen intussen licht verschillen.

Hoe werkt Payments by Booking.com?

De gast betaalt online via Booking.com. Bij boekingen die niet vooraf betaald worden, controleert Booking.com de kaart van de gast voor jou en int het een annuleringskost of no-show-vergoeding waar je recht op hebt. Na het uitchecken betaalt Booking.com jou uit, via een van twee wegen:

• Overschrijving naar je bankrekening.
• Virtuele creditcard (VCC): per boeking een kaartnummer dat je zelf via je betaalterminal of betaalprovider belast. Hoe dat werkt en waar het misloopt, lees je in de virtuele creditcard van Booking.com.

Aansluiten doe je in het extranet onder Finance. Zie je daar Payments by Booking.com, dan kan je je inschrijven en kies je, als dat gevraagd wordt, tussen overschrijving en VCC. Zie je in plaats daarvan Finance help, dan ben je al aangesloten. Zie je geen van beide, dan is de dienst (nog) niet beschikbaar voor jouw accommodatie of regio.

Wat kost het?

Er is geen opstartkost. Wat je betaalt, hangt af van hoe je uitbetaald wordt:

• Bij overschrijving rekent Booking.com een betaalvergoeding aan: een percentage van het totaalbedrag van elke afgeronde boeking. Het percentage hangt af van het land van je accommodatie. Je ziet het in het extranet onder Finance. Wij noemen hier bewust geen getal: het verschilt per land en kan wijzigen.
• Bij een VCC betaal je geen vergoeding aan Booking.com, maar wel de transactiekost van je eigen bank of betaalprovider wanneer je de kaart belast.

Booking.com rekent die vergoeding enkel aan voor afgeronde verblijven. Schrap je de annuleringskost van een gast, dan betaal je er ook geen betaalvergoeding op.

Die betaalvergoeding komt bovenop de commissie. Wat Booking.com aan commissie vraagt, lees je in hoeveel commissie Booking.com vraagt.

En als je ter plaatse laat betalen?

Gebruik je de dienst niet, of zet je ze uit, dan ligt alles bij jou:

• Je int elke betaling zelf, bij aankomst, bij vertrek of met een betaallink.
• Je betaalt de commissie zelf, op het einde van elke maand, op basis van de commissiefactuur. Hoe je die nakijkt, staat in je Booking.com-commissiefactuur controleren.
• Een gast die niet komt opdagen, moet je zelf aanrekenen, met de kaartgegevens die je via Booking.com kreeg.

Uitzetten kan in het extranet onder Finance → Finance settings → Payments by Booking.com status.

No-shows, annulaties en terugbetalingen

Hier zit het grootste praktische verschil.

• Met Payments by Booking.com markeer je een no-show of late annulatie in het extranet of in de app Pulse. Voor boekingen die niet vooraf betaald zijn, probeert Booking.com de vergoeding bij de gast te innen. Lukt dat, dan krijg je ze via je gewone uitbetaling. Lukt het niet, dan vervalt de commissie op die boeking. Terugbetalingen van online betalingen doet Booking.com zelf aan de gast, en betwiste betalingen (chargebacks) handelt Booking.com af.
• Bij een VCC moet een terugbetaling binnen 60 dagen na de aankomstdatum gebeuren. Daarna start Booking.com zelf een chargeback om het geld aan de gast terug te geven.
• Ter plaatse is een no-show volledig jouw zaak: kaart belasten en een weigering opvolgen.

Let op de termijn: een no-show markeren kan volgens Booking.com maar vanaf middernacht op de aankomstdag tot 48 uur na de geplande vertrekdatum.

Wat past bij een B&B?

Er is geen juist antwoord voor iedereen. Een paar vuistregels uit de praktijk:

• Weinig tijd om achter betalingen aan te lopen? Payments by Booking.com neemt het innen, de no-shows en de chargebacks over. Je betaalt daarvoor een vergoeding of de kost van je eigen terminal.
• Gasten die graag ter plaatse betalen, en een vlotte kassa? Betalen in de accommodatie houdt de vergoeding bij jou weg, maar het innen en de maandelijkse commissie zijn jouw werk.
• Kies je voor VCC? Overstappen van VCC naar overschrijving kan, maar volgens Booking.com niet meer terug. De wissel duurt ongeveer vijf dagen.

Reken het voor je eigen cijfers uit: betaalvergoeding × je jaaromzet via Booking.com, tegenover de tijd die je nu kwijt bent aan innen, opvolgen en no-shows.

Zo houdt BedFlow PMS beide uit elkaar

Het risico van twee systemen naast elkaar: een gast die al aan Booking.com betaalde, krijgt van jou nog een betaallink. In BedFlow PMS stel je daarom per kanaal en per pand in wie de betaling int (Instellingen → Integraties → Kanalen → Booking.com → Instellingen, sectie Commissie):

• Kanaal int de betaling aan: de gast krijgt geen betaalvraag of herinnering. In het boekingsvenster staat het label Betaald via Booking.com. Komt de uitbetaling binnen, dan registreer je ze op de factuur met de betaalwijze Uitbetaling OTA (Booking.com, …), zodat het saldo op nul staat.
• Schakelaar uit: de boeking komt bevestigd binnen en jij rekent af bij aankomst, bij vertrek of met een betaallink wanneer jij dat wil.

Alles staat in de handleiding wie int de betaling? Betaalafhandeling per kanaal.

Wil je zien hoe dat er voor jouw kamers uitziet? Bekijk de tarieven of probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis op bedflow.eu, zonder kredietkaart.