Peppol und die verpflichtende E-Rechnung für Ihr B&B: Was ändert sich seit 2026?

Misschien is het je al opgevallen op een factuur van je leverancier, of bracht je boekhouder het ter sprake: sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Voor veel B&B-uitbaters klinkt dat als een ver-van-mijn-bed-show — "ik factureer toch vooral aan particuliere gasten?" — maar de regeling raakt je administratie op meer punten dan je zou denken. In dit artikel leggen we rustig uit wat er verandert, wat wél en niet onder de verplichting valt, en hoe je ervoor zorgt dat je klaar bent zonder er extra werk aan te hebben.

Wat is Peppol eigenlijk?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk waarover bedrijven gestructureerde facturen rechtstreeks van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem versturen. Het belangrijke woord is gestructureerd: geen PDF die je per e-mail verstuurt en die de ontvanger met de hand overtikt, maar een machineleesbaar bestand (het Peppol BIS-formaat) dat de boekhouding van de tegenpartij automatisch inleest.

Concreet: jij klikt op "verstuur", en de factuur belandt — via beider Peppol-toegangspunten — meteen correct in het systeem van de klant. Geen overtypwerk, geen kwijtgeraakte bijlagen, minder fouten.

Wat verandert er precies sinds 2026?

De kern van de Belgische verplichting:

• Voor B2B-transacties tussen twee Belgische btw-plichtigen moet de factuur een gestructureerde e-factuur via Peppol zijn.
• Een PDF per e-mail of een papieren factuur geldt voor die transacties niet langer als een geldige factuur.
• Elke btw-plichtige onderneming moet minstens in staat zijn om Peppol-facturen te ontvangen, ook al verstuur je er zelf weinig.

Wat valt er niet onder?

• Facturen aan particuliere gasten (B2C) — en dat is bij een B&B het overgrote deel van je omzet. Die mogen gewoon een PDF of papier blijven.
• Facturen aan of van buitenlandse partijen vallen (voorlopig) buiten de Belgische verplichting.

Waarom dit een B&B tóch aangaat

Op het eerste gezicht denk je: mijn gasten zijn particulieren, dus mij raakt het niet. Maar kijk eens goed naar je facturatiestroom:

• Zakelijke boekingen. Verblijft er een consultant, een aannemer of een bedrijfsgast die een factuur op naam van zijn vennootschap vraagt? Dat is een B2B-factuur — en die moet voortaan via Peppol.
• Evenementen en groepen. Een bedrijf dat je hele B&B afhuurt voor een teamdag of een seminarie factureer je B2B.
• Inkomende facturen. Je leveranciers — energie, schoonmaak, linnenverhuur, je boekhouder zelf — gaan jou Peppol-facturen sturen. Je moet die kunnen ontvangen en verwerken.
• Btw-aftrek. Een factuur die niet in het juiste formaat staat, kan je recht op btw-aftrek in gevaar brengen. Dat is geen detail.

Met andere woorden: zelfs de meest klassieke B&B die "alleen aan particulieren factureert" heeft een B2B-stroom langs de inkoopkant en af en toe langs de verkoopkant. Klaar zijn voor Peppol is dus geen luxe.

Hoe maak je je B&B klaar — in drie stappen

1. Zorg dat je kan ontvangen én versturen via Peppol

Je hebt een Peppol-toegangspunt nodig. In de praktijk regelt je boekhoudpakket of je boekhouder dit voor je — de meeste moderne boekhoudplatformen (Yuki, Billit, Octopus en andere) zijn Peppol-gecertificeerd en registreren je onderneming op het netwerk. Je hoeft zelf geen technische infrastructuur op te zetten.

2. Zorg dat je facturen gestructureerd ontstaan

Een geldige Peppol-factuur is meer dan een mooi opgemaakte PDF. De gegevens — bedragen, btw-tarieven, je ondernemingsnummer, dat van de klant — moeten in de juiste velden staan. Dat lukt het makkelijkst wanneer je facturen meteen digitaal en gestructureerd worden aangemaakt in plaats van achteraf met de hand. Wie nog factureert in een tekstverwerker of los rekenblad, loopt hier tegen de muur.

3. Splits B2C en B2B in je facturatie

De kunst is dat je administratie zelf weet: gaat deze factuur naar een particulier (PDF/e-mail volstaat) of naar een onderneming (Peppol verplicht)? Een goed systeem maakt dat onderscheid automatisch op basis van het al dan niet ingevulde ondernemingsnummer van de gast, zodat je er niet bij elke boeking over hoeft na te denken.

Waar BedFlow PMS je werk uit handen neemt

Hier komen je boekingen en je facturatie samen. In BedFlow PMS ontstaat elke factuur automatisch en gestructureerd uit de boeking zelf: de juiste btw-tarieven (sinds maart 2026 12% op logies), de bedragen, de gegevens van de gast of het bedrijf — allemaal in de juiste velden, niet als platte tekst op een PDF.

Vraagt een gast een factuur op naam van zijn vennootschap? Dan vul je het ondernemingsnummer in, en de factuur is meteen geschikt voor de gestructureerde B2B-stroom. BedFlow PMS koppelt rechtstreeks met je boekhoudpakket — Yuki, Billit, Octopus en andere — dat de eigenlijke Peppol-verzending op zich neemt. Zo hoef je zelf geen Peppol-toegangspunt te beheren: je factureert gewoon zoals je gewend bent, en de gestructureerde versie loopt automatisch door naar je boekhouding.

Voor de particuliere gasten — het leeuwendeel van je omzet — blijft alles eenvoudig: een nette PDF-factuur in de juiste taal, automatisch verstuurd na hun verblijf.

Tot slot

Peppol klinkt technischer dan het in de praktijk voor jou hoeft te zijn. De verplichting raakt elke Belgische btw-plichtige onderneming, en dus ook je B&B — vooral langs de kant van inkomende facturen en je occasionele zakelijke gast. Maar je hoeft geen IT-expert te worden: het komt erop neer dat je facturen meteen gestructureerd ontstaan en je boekhoudpakket de rest doet.

Wil je dat je facturatie automatisch klopt — juiste btw, juiste formaat, automatisch naar je boekhouding — zonder dat je per boeking hoeft na te denken over Peppol? Bekijk de tarieven of probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis — geen kredietkaart nodig.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Stem je concrete situatie altijd af met je boekhouder of accountant.