Channel-Manager mit Booking.com verbinden: so funktioniert die Verbindung im Extranet

Kort antwoord: een channel manager koppel je aan Booking.com in twee helften. In het Booking.com-extranet ga je naar Account → Connectivity provider, zoek je de naam die je channel manager je opgeeft, aanvaard je de XML-overeenkomst en bevestig je als eigenaar van het account. In je channel manager of PMS vul je daarna je Hotel ID in en koppel je elke kamer en elk tarief aan het juiste Booking.com-kamertype. Pas als beide helften kloppen, stromen prijzen, beschikbaarheid en boekingen automatisch heen en weer.

Klinkt eenvoudig, en dat is het ook als je weet in welke volgorde. Wie het voor het eerst doet, loopt meestal vast op één van de stappen hieronder. Dit artikel loopt ze één voor één af.

Waarom de koppeling in het extranet begint

Booking.com laat niet zomaar elk systeem prijzen naar je accommodatie sturen. Jij moet in je eigen extranet aanduiden welke partner dat mag. Booking.com noemt zo'n partner een connectivity provider: het bedrijf dat via een officiële koppeling (een API) namens jou met Booking.com praat. Dat is je channel manager, of de technische partner achter je PMS.

Dat is ook het verschil met een iCal-link. Een iCal-link geeft alleen bezette datums door, zonder prijzen, tarieven of restricties, en met vertraging. Een connectivity provider werkt in twee richtingen en meteen. Meer over dat verschil lees je in API of iCal?.

Belangrijk: Booking.com laat één connectivity provider tegelijk toe. Op het moment dat je een nieuwe kiest, stopt je vorige systeem met prijzen en beschikbaarheid sturen. Daarom doe je die stap pas als je nieuwe systeem klaarstaat.

Wat je nodig hebt vóór je begint

• Een actief extranetaccount op admin.booking.com, met een goedgekeurde accommodatie.
• Je Hotel ID. Dat is het nummer van 7 of 8 cijfers dat linksboven in het extranet onder de naam van je accommodatie staat.
• De eigenaar van het account. In onze ervaring vraagt Booking.com de keuze van een connectivity provider te bevestigen met een code per sms naar de eigenaar. Een medewerker met een eigen login kan die stap dus vaak niet afronden.
• Een ingericht systeem. Kamertypes, prijzen en, als je overstapt, je lopende reservaties staan al in je nieuwe PMS of channel manager.

Stap 1: kies de connectivity provider in het extranet

1. Log in op het extranet.
2. Ga naar Account → Connectivity provider.
3. Zoek de provider op de naam die je channel manager je geeft. Typ die naam voluit: de zoekfunctie vindt een provider vaak niet op een deel van de naam.
4. Aanvaard de XML Service Agreement en bevestig.

Vanaf dan weet Booking.com dat deze partner prijzen en beschikbaarheid voor jouw accommodatie mag sturen. De verwerking aan de kant van Booking.com duurt soms enkele minuten, soms langer. Reken voor de hele omschakeling op een tot twee dagen, zodat je niet in een drukke periode in tijdnood komt.

Stap 2: Hotel ID invullen en de verbinding testen

In je channel manager of PMS vul je het Hotel ID in en start je een verbindingstest. Faalt die test, dan ligt het bijna nooit aan het Hotel ID. Meestal is stap 1 nog niet gedaan, niet bevestigd, of nog niet verwerkt door Booking.com. Wacht een paar minuten en test opnieuw.

Stap 3: kamers én tarieven mappen

Mappen betekent: per kamertype in je eigen systeem aanduiden met welk kamertype op Booking.com het overeenkomt, en per tariefplan hetzelfde. Een kamer of tarief zonder mapping wordt niet doorgestuurd. Dat is de meest voorkomende reden waarom "de koppeling werkt" maar één kamer toch niet boekbaar is.

Twee tips:

• Kijk eerst je kamertypes na. Heb je op Booking.com vijf identieke kamers als vijf aparte types staan, of omgekeerd? Los dat op vóór je mapt. Hoe je dat beslist, lees je in kamertype of losse kamer.
• Map ook je niet-restitueerbare tarieven en andere tariefplannen, niet alleen je standaardtarief.

Stap 4: eerste synchronisatie en controle

Na het mappen stuurt je systeem een volledige set beschikbaarheid en prijzen door, meestal voor een jaar vooruit. Controleer daarna in het extranet een paar datums: klopt de prijs, klopt het aantal vrije kamers, staan je restricties (minimum aantal nachten, gesloten aankomstdagen) goed?

Tijdens de omschakeling kan je accommodatie korte tijd onvindbaar of onboekbaar zijn op Booking.com, tot de eerste nieuwe gegevens binnen zijn. Dat herstelt vanzelf. Kies dus een rustig moment, niet de vrijdagmiddag voor een lang weekend.

Wat je daarna nog in het extranet doet, en wat niet

Na de koppeling verander je prijzen en beschikbaarheid niet meer in het extranet. De volgende synchronisatie overschrijft je aanpassing gewoon. Je systeem is vanaf nu de enige bron.

Wat wel in het extranet blijft: reviews beantwoorden, je commissiefacturen opvolgen, en de programma's en promoties van Booking.com zelf beheren. Ook je foto's en beschrijving onderhoud je meestal daar.

Veelgemaakte fouten

• De connectivity provider kiezen terwijl het nieuwe systeem nog leeg is. Je oude systeem stopt meteen, je nieuwe stuurt nog niets.
• Alleen het standaardtarief mappen. De andere tarieven verdwijnen dan van Booking.com.
• Toch nog prijzen aanpassen in het extranet. Ze lijken te blijven staan, tot de volgende synchronisatie.
• De oude channel manager niet opzeggen. De koppeling stopt vanzelf, het abonnement niet.

Hoe dit gaat in BedFlow PMS

In BedFlow PMS zit de channel manager ingebouwd. Je vult je Hotel ID in onder Instellingen → Integraties → Kanalen → Booking.com. In de handleiding Booking.com koppelen staat de exacte naam die je in het extranet als connectivity provider kiest, en hoe je per kamer en tarief mapt. Daarna gaan prijswijzigingen binnen ongeveer een halve minuut naar Booking.com, en komen nieuwe boekingen automatisch in je kalender. Twijfel je wat een channel manager precies doet, begin dan bij wat is een channel manager?.

Benieuwd wat dat kost voor jouw aantal kamers? Bekijk de prijzen, of probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis op bedflow.eu. We helpen je graag bij de eerste koppeling.