Un PMS pour un apparthôtel ou des appartements avec services : que vérifier ?

Kort antwoord: een PMS voor een aparthotel of serviced apartments vergelijk je op wat appartementen anders maakt dan hotelkamers of B&B-kamers. Kan het gelijke appartementen als één type verkopen en zelf een appartement toewijzen? Laat het gasten zonder receptie binnen, met een persoonlijke code en een digitale check-in? Beloont het lange verblijven automatisch, ook op Booking.com en Airbnb? En maakt het zonder handwerk een factuur op naam van een bedrijf? Voor een aparthotel of een gebouw met tien tot een paar tientallen appartementen kan een PMS voor kleine accommodaties dat allemaal. Voor een keten met honderden units, eigen revenue managers en bedrijfscontracten via reisbureaus heb je meestal een groter hotelsysteem nodig.

Hieronder de zeven punten, in volgorde van hoeveel ze in de praktijk wegen.

1. Gelijke appartementen als één type verkopen

Een aparthotel heeft vaak acht studio's, zes appartementen met één slaapkamer en twee met twee slaapkamers. Een gast wil op je website geen zestien losse kaarten zien, maar drie: studio, één slaapkamer, twee slaapkamers, elk met het aantal dat nog vrij is.

Vraag bij elke demo: groepeert de boekingspagina units per type, en wie beslist welk appartement de gast krijgt? In BedFlow PMS zet je kamertypes met meerdere kamers aan: de gast ziet één kaart per type, en BedFlow PMS wijst het appartement toe volgens een regel die jij kiest. Waarom dat ook op Booking.com uitmaakt, lees je in kamertypes of losse kamers.

2. Binnenkomen zonder receptie

Het hele idee van serviced apartments is dat er niet de hele dag iemand achter een balie staat. Dan moet de software het werk van de receptie overnemen: de gast vult zijn gegevens vooraf in, krijgt zijn code en zijn wifi, en kan om elf uur 's avonds nog binnen.

Vraag welke slotsystemen gekoppeld zijn en wat de gast concreet krijgt. BedFlow PMS werkt met TTLock en Salto KS: elke gast krijgt automatisch een persoonlijke pincode die alleen tijdens zijn verblijf werkt. Met Bold-sloten via Home Assistant opent de gast de deur met een knop op zijn gastenpagina. Zie slimme sloten en sleutelloze toegang en, voor de afweging, zelf inchecken met slimme sloten.

Kijk ook naar het verblijfsregister. Je bent als logiesuitbater verplicht je gasten te registreren, en zonder receptie gebeurt dat best online. In BedFlow PMS vult de gast dat zelf in op zijn gastenpagina, met een doorlopend volgnummer.

3. Lange verblijven automatisch belonen

In een aparthotel blijven gasten vaker een week of een maand: een consultant op project, een gezin dat verbouwt, iemand die verhuist. Die gasten wil je, want één boeking van drie weken betekent minder wissels en minder schoonmaak.

Vraag of het systeem een korting vanaf een aantal nachten kan geven, en of die korting ook naar de kanalen gaat. In BedFlow PMS maak je een verblijfsduur-korting, bijvoorbeeld −10% vanaf 7 nachten en −20% vanaf 30 nachten. Die geldt op je eigen boekingssite, bij telefonische boekingen, in offertes en op je kanalen. Meer over de strategie in verblijfsduurkorting voor langere boekingen. Bij lange verblijven speelt ook het verbruik: zie energiekosten doorrekenen.

4. Facturen op naam van een bedrijf

Een groot deel van de gasten in een aparthotel reist voor het werk. Zij hebben een factuur op naam van hun werkgever nodig, met btw-nummer, en soms betaalt het bedrijf achteraf. Vraag of je de factuur op een bedrijf kan zetten zonder de boeking over te typen, en of een vaste zakelijke klant op factuur kan betalen. In BedFlow PMS vul je op de boeking Facturatie aan in; die gegevens komen op de klantenfiche. Meer in zakelijke gasten en een factuur op bedrijfsnaam.

5. De juiste kanalen

Een vakantie-appartement verkoop je op Booking.com, Airbnb en Vrbo. Een aparthotel in een stad trekt daarnaast zakenreizigers. Vraag welke kanalen via de channel manager beschikbaar zijn. Via de channel manager van BedFlow PMS koppel je onder meer Booking.com, Airbnb en Expedia, en voor zakenreizen in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland ook HRS.

6. Instellingen per appartement

Niet elk appartement is gelijk. Het ene heeft een terras, het andere mag met een hond, het penthouse heeft een later check-inuur. Vraag of je dat per unit kan instellen zonder voor elk appartement alles opnieuw in te vullen. In BedFlow PMS vul je enkel de uitzonderingen in bij afwijkende instellingen per unit; leeg betekent dat de instelling van het gebouw geldt. Heb je appartementen op meerdere adressen, lees dan ook meerdere panden beheren.

7. Schoonmaak zonder dat je zelf belt

Geen receptie betekent ook: niemand die 's ochtends ziet welk appartement vrijkomt. Vraag of de schoonmaakploeg haar eigen overzicht krijgt op haar telefoon, met vertrekken en aankomsten per appartement. BedFlow PMS heeft daarvoor een housekeeping-portaal en een planning. Hoe je zo'n dag opbouwt, staat in schoonmaakplanning tussen check-out en check-in.

Wanneer je beter iets anders kiest

Eerlijk is eerlijk: een PMS voor kleine accommodaties is geen hotelsysteem voor een keten. Heb je honderden units over meerdere steden, een eigen revenue-team, bedrijfscontracten met vaste tarieven via reisbureaus en een receptie die 24 uur open is, dan kom je uit bij grotere hotelsoftware.

En verhuur je appartementen per maand of per jaar met een huurcontract, dan ben je geen logies meer maar verhuurder. Daar gelden andere regels en past software voor vastgoedbeheer beter.

Een PMS zoals BedFlow PMS past goed bij een aparthotel of gebouw met serviced apartments op mensenmaat, een B&B die er een paar appartementen bij heeft, of een eigenaar met appartementen in een paar gebouwen. Wat het kost, staat zonder omwegen op de prijzenpagina. Wie eerst wil weten hoe een PMS, een boekingsmodule en een channel manager samenhangen, leest het verschil tussen PMS, booking engine en channel manager.

Zo test je het in een week

Maak twee appartementstypes aan met elk twee units, zet een weekkorting, koppel één kanaal en maak een testboeking via je eigen boekingspagina. Kijk dan of de bevestiging, de gastenpagina met de code, de factuur op een bedrijfsnaam en het schoonmaakoverzicht kloppen.

Wil je het met je eigen appartementen proberen? BedFlow PMS kan je 30 dagen gratis uittesten, zonder kaartgegevens.