Preis pro Zimmer oder pro Person? Kinder, Zustellbetten und Zuschläge ohne Chaos einrichten

Er komt een boeking binnen: twee volwassenen en een kind van zes. Je kamer staat online aan 120 euro. Reken je nu 120 euro? Of 120 plus een toeslag? En als dat kind twee jaar was geweest, was het dan gratis? En het ontbijt — reken je dat per persoon of niet?

Dat is één boeking en al vier open vragen. Bij drie kamers hou je dat nog in je hoofd; bij tien wordt het een bron van foute facturen en ontevreden gasten die op Booking.com iets anders lazen dan wat je aanrekent. De oplossing is niet "beter opletten", maar één keer een duidelijke keuze maken en die overal identiek doorvoeren.

Eerst de fundamentele keuze: kamer of persoon

Er bestaan twee manieren om een verblijf te beprijzen, en ze sluiten elkaar uit.

Prijs per kamer. De kamer kost 120 euro, of er nu één of twee mensen in slapen. Simpel uit te leggen, simpel te factureren, en dit is wat OTA's het beste aankunnen. Nadeel: een alleenreiziger betaalt evenveel als een koppel, wat je in het laagseizoen soms een boeking kost.

Prijs per persoon. Klassiek in de hotellerie en bij pensions met halfpension: 65 euro per persoon per nacht. Eerlijker aanvoelend, maar elk kanaal vertaalt dit weer anders, en je gast ziet in de zoekresultaten een prijs die niet overeenkomt met wat er uiteindelijk staat.

In de praktijk kiezen de meeste kleinschalige logies in de Benelux voor een derde weg, en dat is meestal ook de juiste: prijs per kamer met een standaardbezetting. Je kamer kost 120 euro voor twee personen — dat is de standaardbezetting — en elke persoon daarboven kost een vaste toeslag. Je hebt dan de eenvoud van een kamerprijs én de mogelijkheid om een gezin van vier anders te beprijzen dan een koppel.

Die drie getallen bepaal je één keer per kamertype:

• standaardbezetting (meestal 2)
• maximale bezetting (hoeveel mensen er fysiek en brandveilig in mogen)
• toeslag per extra persoon

Alles wat hierna komt, is een variatie op die drie getallen.

Kinderen: leeftijdsgroepen, niet aanvoelen

Het punt waar het bijna altijd misloopt, is dat "kind" geen prijs is. Een baby in een reisbedje, een kleuter die bij de ouders slaapt en een tiener van vijftien in een eigen bed zijn drie totaal verschillende situaties — voor je linnen, je ontbijt én je logiesbelasting.

Werk daarom met leeftijdsgroepen. Een indeling die in de praktijk goed werkt:

• 0–2 jaar: kinderbedje, geen kamertoeslag. Je verdient hier niets aan, maar je wint gezinnen die anders wegklikken.
• 3–11 jaar: extra bed aan een verlaagd tarief, bijvoorbeeld de helft van de volwassenentoeslag. Ontbijt eventueel apart en goedkoper.
• 12 jaar en ouder: telt als volwassene, volle toeslag.

Welke grenzen je kiest maakt minder uit dan dat je ze kiest en overal identiek instelt. Booking.com en Airbnb vragen allebei naar kinderleeftijden bij het boeken, en tonen de gast op basis daarvan een totaalprijs. Als jouw kanaalinstelling zegt "kinderen tot 12 gratis" maar jij rekent aan de balie een extra bed aan, krijg je geen discussie over 25 euro — je krijgt een review over eerlijkheid. Dat is een veel duurdere rekening.

Let ook op de tweede rol van die leeftijdsgrens: de logiesbelasting van veel gemeenten kent een vrijstelling voor kinderen onder een bepaalde leeftijd, en die grens is niet noodzakelijk dezelfde als de jouwe. Hou de twee uit elkaar. Hoe je die belasting correct doorrekent, staat in dit artikel over logiesbelasting.

Extra bed of extra persoon? Het is niet hetzelfde

Een subtiel maar belangrijk onderscheid, omdat het twee verschillende dingen beprijst.

De toeslag extra persoon dekt wat die persoon verbruikt: handdoeken, water, ontbijt, schoonmaaktijd, en de logiesbelasting die je moet afdragen. Die is er ook als het kind gewoon in het bestaande tweepersoonsbed meeslaapt.

Het extra bed is materiaal en werk: een opklapbed of slaapbank die je klaarzet, opmaakt en nadien weer opbergt. Dat is een dienst, en die mag je apart aanrekenen — of bewust gratis aanbieden als argument om gezinnen te winnen.

Beslis per kamertype welke van de twee je hanteert. Twee toeslagen stapelen op één kind voelt voor de gast als nickel-and-diming, ook al klopt je berekening.

Waar het technisch misloopt met OTA's

Op je eigen website ben je baas over de logica. Op de kanalen ben je dat maar half, en dat levert drie klassieke problemen op.

1. Het kanaal kent je toeslag niet. Je stelt in je systeem een toeslag van 30 euro per extra persoon in, maar op het kanaal staat alleen een kamerprijs. Een gezin van vier boekt aan de prijs voor twee. Je hebt dan de keuze tussen bijbetalen vragen bij aankomst (slecht) of het verlies nemen (ook slecht). Zorg dat de bezettingsprijzen effectief mee gepusht worden, niet enkel de basisprijs.

2. Maximale bezetting staat te hoog. Als je kamertype op vier personen staat omdat het "in principe kan", krijg je boekingen voor vier in een kamer waar dat alleen met twee matrassen op de grond lukt. Zet de maximale bezetting op wat je écht comfortabel en brandveilig kan aanbieden.

3. Kindbeleid verschilt per kanaal. Airbnb, Booking.com en je eigen site hebben elk hun eigen scherm voor kinderbeleid, en die worden zelden allemaal tegelijk bijgewerkt. Zet één keer per jaar een halfuur in je agenda om ze naast elkaar te leggen.

Ontbijt: het moment waarop per persoon toch terugkomt

Ook wie per kamer verkoopt, rekent het ontbijt bijna altijd per persoon aan — en daar wringt het, want dan moet het aantal personen wél exact kloppen in je boeking. Verkoop je het ontbijt inbegrepen of apart? Beide werken; wat niet werkt is een kamerprijs "inclusief ontbijt voor twee" waar plots vier mensen aan tafel zitten. Meer daarover in ontbijt aanbieden en aanrekenen.

Hoe je dit in BedFlow PMS vastzet

In BedFlow PMS staan die getallen op het kamertype zelf: standaardbezetting, maximale bezetting, toeslag per extra volwassene en kindertarieven per leeftijdsgroep. De prijs die de gast ziet, wordt daaruit berekend — op je eigen boekingsmodule én in wat er naar de kanalen vertrekt, zodat een gezin van vier op Booking.com hetzelfde totaal ziet als op je eigen site. Het aantal volwassenen en kinderen uit de boeking stuurt vervolgens automatisch de logiesbelasting en de ontbijtregels aan, zodat de factuur klopt zonder handwerk. De opzet staat stap voor stap in de documentatie.

Een korte checklist

• Bepaal per kamertype: standaardbezetting, maximale bezetting, toeslag per extra persoon.
• Kies drie leeftijdsgroepen voor kinderen en leg vast wat elke groep kost.
• Beslis of je een extra bed apart aanrekent of bewust gratis geeft.
• Controleer de kindpolitiek op elk kanaal afzonderlijk — ze staan zelden vanzelf gelijk.
• Check of je logiesbelasting een andere leeftijdsgrens hanteert dan jij.
• Test één keer een gezinsboeking van A tot Z: prijs op het kanaal, prijs in je systeem, bedrag op de factuur.

Die laatste test kost twintig minuten en haalt er meestal minstens één verschil uit.

Wil je dit één keer goed instellen in plaats van het bij elke gezinsboeking opnieuw uit te rekenen? Bekijk de prijzen of probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis — zonder kredietkaart.