Was ist ein Extranet? Booking.com, Expedia, Check24 und Co. für Ihr B&B erklärt

Kort antwoord: een extranet is het beheerportaal dat een boekingsplatform aan zijn accommodatiepartners geeft. Je stelt er prijzen, beschikbaarheid, foto's en voorwaarden in, en je ziet er je boekingen, gastberichten, uitbetalingen en commissiefacturen. Bij Booking.com heet het gewoon het Extranet (admin.booking.com), bij Expedia is het Expedia Partner Central. Airbnb heeft geen klassiek extranet: daar beheer je alles in je hostomgeving op de site of in de app. Ook Check24, HRS, eDreams, HotelTonight en de meeste andere kanalen hebben een eigen partnerportaal.

Zoek je de login van een van die extranetten? Die vind je altijd bij het platform zelf, via de partner- of hostpagina op hun eigen site. BedFlow PMS is geen toegang tot die portalen. Wat BedFlow PMS wel doet, lees je onderaan: ervoor zorgen dat je niet in tien extranetten tegelijk moet werken.

Wat doe je in een extranet?

Hoe het er ook uitziet, elk extranet dient voor ongeveer dezelfde taken:

• Prijzen en beschikbaarheid: welke kamer is vrij op welke datum, tegen welke prijs, met welke minimale verblijfsduur.
• Je advertentie: foto's, beschrijving, voorzieningen, kamertypes en huisregels.
• Voorwaarden: annuleringsbeleid, betaalwijze, check-in- en check-outtijden, kinderen en huisdieren.
• Boekingen: nieuwe reserveringen, wijzigingen en annuleringen, met de gegevens die het platform met je deelt.
• Gastberichten: vragen voor en na de boeking.
• Geld: uitbetalingen, virtuele creditcards en de commissiefactuur die het platform je stuurt.
• Reviews en promoties: reageren op beoordelingen, deelnemen aan kortingsacties en programma's.

De bekendste extranetten op een rij

• Booking.com — het Extranet op admin.booking.com, met de app Pulse voor op je gsm. Voor de meeste B&B's in de Benelux het extranet waar ze het vaakst inloggen.
• Expedia — Expedia Partner Central. Daarlangs loopt ook je aanbod op Hotels.com, dat bij dezelfde groep hoort.
• Airbnb — geen extranet in de klassieke zin. Kalender, prijzen, berichten en uitbetalingen staan in je hostomgeving.
• Check24 en HRS — twee Duitse boekingsplatformen, interessant als je veel Duitse gasten of zakenreizigers krijgt. Elk met een eigen hotelportaal.
• eDreams, HotelTonight, Hopper en Despegar — reisplatformen die (ook) overnachtingen verkopen, elk met een eigen partneromgeving.
• Bedbanken zoals Hotelbeds en HyperGuest — die verkopen je kamers door aan reisbureaus en andere sites. Hoe dat werkt, lees je in wat is een bedbank?

Het patroon is telkens hetzelfde: een ander logo, een andere indeling, maar dezelfde vragen. Wat kost de kamer, is ze vrij, en wie komt er logeren?

Het echte probleem: één extranet per kanaal

Sta je op één platform, dan is één extranet prima. Het wordt lastig zodra je er meer hebt. Met vijf kanalen heb je vijf logins, pas je een prijs vijf keer aan, en moet je na elke boeking op de vier andere platforms die kamer dichtzetten. Vergeet je er één, dan heb je een dubbele boeking. Doe je het 's avonds laat, dan vergeet je er vroeg of laat één.

Daarom werken uitbaters met meer dan één kanaal bijna altijd met een channel manager: software die met de extranetten praat in plaats van jij. Een boeking op Booking.com sluit die kamer automatisch op Expedia, Airbnb en je eigen site, en een prijswijziging gaat in één keer naar alle kanalen. Wat een channel manager precies is, lees je in wat is een channel manager?

Extranet en channel manager: wie doet wat?

Zodra een channel manager gekoppeld is, verandert je extranet van werkplek naar instellingenpagina. Een handige verdeling:

Via je PMS of channel manager:

• prijzen, beschikbaarheid en minimale verblijfsduur;
• boekingen, wijzigingen en annuleringen;
• (bij de meeste koppelingen) gastberichten.

Nog altijd in het extranet zelf:

• foto's, beschrijving en voorzieningen van je advertentie;
• je annuleringsbeleid en huisregels zoals het platform ze toont;
• uitbetalingen en de commissiefactuur;
• reageren op reviews en deelnemen aan promoties.

Pas je toch een prijs of beschikbaarheid aan in het extranet terwijl de koppeling actief is, dan kan de volgende synchronisatie die wijziging gewoon overschrijven. Je wijzigt het dus best op één plek. Hoe je dat bij Booking.com aanpakt, staat in prijzen aanpassen: in het extranet of in je PMS? En hoe je een channel manager aan je Booking.com-extranet koppelt, lees je in channel manager koppelen in het Booking.com-extranet.

Moet je op al die platformen staan?

Nee. Elk extra kanaal brengt nieuwe gasten, maar ook een extra commissie, een extra advertentie om bij te houden en een extra plek waar iets mis kan lopen. Voor een kleine B&B zijn twee of drie goed bijgehouden kanalen plus een eigen boekingsmodule vaak beter dan tien half ingevulde. Een rustige afweging staat in op hoeveel boekingssites zet je je B&B?

Hoe BedFlow PMS dit oplost

BedFlow PMS koppelt via Channex met tientallen boekingskanalen, waaronder Booking.com, Airbnb, Expedia, Check24 en HRS. Prijzen en beschikbaarheid zet je één keer in BedFlow PMS; elke boeking komt in dezelfde kalender binnen en sluit de kamer meteen op de andere kanalen. Gastberichten van Booking.com en Airbnb komen in één inbox. Het extranet open je dan alleen nog voor je advertentie, je facturen en je reviews.

Het volledige overzicht van de kanalen staat in de handleiding bij alle koppelingen, de prijzen op /pricing.

Minder tijd in extranetten? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kredietkaart.