Software para tu casa vacacional o B&B en Italia: ¿qué debe gestionar?

Kort antwoord. Software voor een vakantiewoning of B&B in Italië moet meer kunnen dan een kalender en een channel manager. Ze moet ook je gasten melden via Alloggiati Web, de ISTAT-statistiek doorgeven aan je regio, je CIN tonen en, als je een partita IVA hebt, een elektronische factuur naar het SDI sturen. Kijk dus eerst naar die vier verplichtingen en pas daarna naar de lijst met functies.

Heb je als Belg of Nederlander een woning in Toscane of aan het Gardameer, of baat je er een kleine B&B uit? Dan vind je in veel softwarevergelijkingen vooral uitleg over kanalen en boekingsmodules. Die zijn belangrijk, maar het zijn de Italiaanse meldplichten die je elke week tijd kosten. In dit artikel staat wat je moet kunnen afvinken, wat een pakket voor je kan overnemen en wat altijd bij jou blijft.

1. Kanalen: één kalender voor Booking.com, Airbnb en je eigen site

De basis is dezelfde als overal. Een boeking op het ene kanaal moet de beschikbaarheid op de andere meteen aanpassen, en prijzen wil je op één plek beheren. Vraag of de koppeling via de API van het kanaal loopt of via iCal: iCal geeft alleen geblokkeerde dagen door en loopt achter. Het verschil tussen een PMS, een channel manager en een boekingsmodule lees je in dit overzicht.

2. Alloggiati Web: elke gast melden bij de Questura

Wie in Italië logies aanbiedt, meldt elke gast aan de Questura (art. 109 TULPS), ook Italianen en kinderen. Dat moet binnen 24 uur na aankomst, en binnen 6 uur bij een verblijf van hoogstens één nacht.

Vraag aan je softwareleverancier:

• Gaan de meldingen automatisch via de webservice, of moet je een bestand uploaden?
• Vullen gasten hun gegevens zelf in, in hun eigen taal?
• Zie je per gast of de melding aanvaard of geweigerd is, en waarom?
• Wordt het dagelijkse ontvangstbewijs bewaard? De Polizia di Stato houdt het maar 30 dagen bij.

Eén ding neemt geen enkel pakket van je over: volgens de huidige rechtspraak volstaat een registratie die de gast alleen invult niet als identificatie. Je moet de gast bij aankomst zien, in persoon of via videobellen.

3. ISTAT: de dagelijkse melding aan je regio

De statistiek over je gasten (movimento clienti, vroeger het model C59) geef je door aan je regio, niet aan het ISTAT zelf. De meeste regio's werken met Ross1000 en verwachten elke dag een melding, ook op dagen zonder aankomsten en op sluitingsdagen.

Hier is de regio doorslaggevend, dus vraag dit vóór je kiest. Puglia werkt met SPOT, Sicilië met Turist@t en een deel van Toscane met een eigen systeem. Controleer of je regio rechtstreeks gekoppeld is of dat je zelf een bestand moet uploaden.

4. CIN en regionale code: zichtbaar op je advertenties

Sinds 1 januari 2025 moet een woning voor korte verhuur of een logiesverstrekker in Italië een CIN (Codice Identificativo Nazionale) hebben. Je vraagt die aan via de databank BDSR van het Ministerie van Toerisme, bdsr.ministeroturismo.gov.it. Je moet de code in je advertenties vermelden en ook buiten aan de woning tonen. Sommige regio's geven daarnaast nog een eigen code. Controleer of je software de code kan tonen op je website en boekingsmodule, en per woning als elke woning een eigen CIN heeft.

5. Factuur of ontvangstbewijs: hangt af van je statuut

Heb je een partita IVA, dan loopt elke factuur als XML-bestand via het Sistema di Interscambio (SDI). Verhuur je privé zonder partita IVA, dan krijgt de gast geen elektronische factuur maar een ontvangstbewijs. Vraag bij een partita IVA of de software koppelt met het pakket dat je boekhouder gebruikt, en of ook de creditnota bij een annulering goed verloopt. Welk regime voor jou geldt, bespreek je met je Italiaanse boekhouder. Dat beslist geen software voor je.

De imposta di soggiorno bepaalt elke gemeente zelf, ook de tarieven en vrijstellingen. Kijk daarvoor op de website van je gemeente.

6. Gratis of betaald?

Gratis pakketten bestaan, maar kijk wat er precies in zit. De vraag is niet alleen wat het kost, maar hoeveel tijd je nog verliest aan handwerk: gasten overtypen in Alloggiati Web, elke dag een ISTAT-melding, kalenders bijhouden. Reken ook mee wat een commissie op boekingen je kost, als een pakket daarmee werkt in plaats van met een vaste prijs.

Hoe BedFlow PMS dit aanpakt

BedFlow PMS combineert een channel manager, boekingsmodule en facturatie, met voor woningen in Italië Alloggiati Web, ISTAT via Ross1000, de CIN op je site en mails, en de elektronische factuur via Fatture in Cloud. Gebruikt je regio een eigen systeem zoals SPOT of Turist@t, dan is er nog geen rechtstreekse koppeling en kun je enkel een bestand in Ross1000-formaat downloaden. Dat zeggen we liever vooraf. De prijzen staan op /pricing.

Wil je het uitproberen met je eigen woning? Je kunt BedFlow PMS 30 dagen gratis testen, zonder kredietkaart.