Un PMS para glamping: qué mirar cuando cada alojamiento es distinto

Kort antwoord: een PMS voor glamping vergelijk je op wat een glampingsite anders maakt dan een camping of vakantiepark. Kan elke tent, lodge of tiny house een eigen unit zijn met eigen foto's, prijs, uren en voorwaarden? Kan de gast extra's bijboeken zoals een hottub, brandhout of een ontbijtmand? Kan je een minimum verblijf per periode instellen, gasten sleutelloos laten binnenkomen en Airbnb en Booking.com via een echte koppeling bedienen? Scoort een pakket op die punten, dan past het. Scoort het vooral op kaartjes voor staanplaatsen en een slagboom, dan is het campingsoftware en betaal je voor wat je niet gebruikt.

Hieronder de zeven punten, in volgorde van hoeveel ze in de praktijk wegen.

1. Elke unit als eigen unit, niet als "type"

Een vakantiepark verkoopt twintig gelijke chalets als één type. Bij glamping is dat net omgekeerd: de safaritent bij de vijver, de boomhut en de tiny house met sauna zijn drie verschillende producten. Gasten boeken een specifieke unit, vaak op basis van één foto die ze op Instagram zagen.

Kijk dus of het PMS elke unit als een apart kamertype kan beheren, met eigen naam, foto's, bezetting en prijs, zonder dat je dat met trucjes moet oplossen. En of je per unit kan afwijken van de standaard van je site: andere check-in-uren (de boomhut is pas om 16 uur klaar), een andere annuleringstermijn, of geen ontbijt.

In BedFlow PMS zet je dat per unit in de tab Services & beleid. Hoe dat werkt staat in de handleiding bij afwijkende instellingen per unit. Wil je toch een paar gelijke units als één type verkopen, bijvoorbeeld vier identieke belltents, dan kan dat ook; dat is het scenario uit ons artikel over een PMS voor een camping of vakantiepark.

2. Extra's die de gast zelf bijboekt

Bij glamping zit een groot deel van de omzet in de extra's: een hottub- of saunasessie, een zak brandhout, een ontbijtmand aan de deur, een barbecuepakket, een late check-out. Wie die extra's per mail of WhatsApp regelt, vergeet er ook af en toe een aan te rekenen.

Let op drie dingen:

• De gast kiest ze bij het boeken, op je eigen website, met een foto en een korte beschrijving.
• De prijs kan per stuk, per persoon of per nacht. Een ontbijtmand rekent per persoon en per nacht; brandhout per zak, waarbij de gast het aantal kiest.
• Een extra hoort bij de juiste units. De hottub hoort enkel bij de lodge die er een heeft. Toon je hem bij elke tent, dan krijg je boekingen die je niet kan leveren.

Daarnaast zijn er de vaste kosten zoals eindschoonmaak of linnen. Die horen verplicht op elke rechtstreekse boeking te staan, zonder dat de gast ze kan wegklikken. In BedFlow PMS doe je dat met een product en de schakelaar Verplicht bij elke boeking. Let op: bij boekingen via Booking.com of Airbnb bepaalt het kanaal de prijs, dus daar stel je schoonmaakkosten in het extranet in of verwerk je ze in je nachtprijs. Meer daarover in schoonmaakkosten aanrekenen.

3. Minimum verblijf en seizoen

Een glampingsite draait vaak sterk op weekends en vakanties, en soms gaat ze in de winter helemaal dicht. Daarvoor heb je restricties nodig die je per unit en per kanaal kan zetten:

• Minimum aantal nachten, bijvoorbeeld twee nachten in het weekend en in juli en augustus;
• Geen aankomst of vertrek op bepaalde dagen, zodat je geen gaten van één nacht overhoudt;
• Een periode volledig dichtzetten, voor de winter of voor onderhoud.

Belangrijk is dat die restricties ook naar de kanalen gaan. Zet je ze enkel op je eigen website, dan boekt iemand op Booking.com nog altijd één nacht op zaterdag.

4. Inchecken zonder receptie

De meeste glampingsites hebben geen balie. De gast komt aan wanneer het hem past, vaak 's avonds, en de uitbater woont soms niet op het terrein. Kijk daarom naar:

• Sleutelloze toegang met een persoonlijke code die enkel tijdens het verblijf werkt. BedFlow PMS werkt met codesloten van TTLock en Salto KS en met Bold-sloten via Home Assistant; zie slimme sloten en sleutelloze toegang.
• Een gastenpagina met de route naar de unit, de wifi, de huisregels en de extra's die de gast nog kan bijboeken.
• Automatische berichten vóór aankomst, per mail en WhatsApp, met de check-in-uren van de geboekte unit en niet die van de hele site.

Een uitgewerkt voorbeeld staat in zelf inchecken met slimme sloten.

5. Airbnb en Booking.com via een echte koppeling

Glamping verkoopt goed op Airbnb, en Booking.com levert vooral in het hoogseizoen. Veel kleine uitbaters beginnen met iCal-kalenders tussen die twee. Dat werkt tot er twee boekingen tegelijk binnenkomen: iCal synchroniseert met vertraging en neemt geen prijzen of restricties mee.

Een PMS met een channel manager koppelt Airbnb en Booking.com via hun API: beschikbaarheid, prijzen en restricties gaan automatisch mee, en boekingen komen meteen binnen. Het verschil leggen we uit in Airbnb koppelen: API of iCal.

6. Boeken op je eigen website

Glampinggasten zoeken vaak eerst op Instagram of Google en komen dan op je website terecht. Kunnen ze daar meteen een unit kiezen, de extra's toevoegen en betalen, dan betaal je geen commissie. Let op of de boekingsmodule per unit de juiste foto's en voorwaarden toont, en of je een voorschot kan vragen (een percentage, een vast bedrag of de eerste nacht) of het volledige bedrag vooraf.

7. Schoonmaak tussen twee gasten

Een tent of lodge is kleiner dan een vakantiehuis, maar de omloop is hoog: in het hoogseizoen vertrekt de ene gast om 10 uur en komt de volgende om 15 uur. Een housekeeping-planning die per dag toont welke units leeg komen en wie wat poetst, voorkomt dat er een unit vergeten wordt. Een checklist per unit helpt bij de dingen die bij glamping snel vergeten worden, zoals brandhout bijvullen of de hottub controleren.

Wanneer gespecialiseerde campingsoftware beter past

Heb je naast je glampingunits ook tientallen staanplaatsen, een slagboom, een kassa voor de campingwinkel en verbruik per meter? Dan is campingsoftware logischer. Heb je een handvol unieke units, verkoop je op Airbnb, Booking.com en je eigen site, en zit je omzet in de extra's? Dan past een PMS voor kleine logies beter, en betaal je niet voor modules die je niet nodig hebt.

Zo test je het

Neem twee units die het meest van elkaar verschillen, bijvoorbeeld de goedkoopste tent en de duurste lodge. Zet ze in het PMS met hun eigen uren, extra's en een minimum verblijf in het weekend. Maak een testboeking op je eigen website met een extra erbij en kijk of de gast de juiste uren en de juiste code krijgt. Werkt dat, dan werkt de rest ook.

De prijzen van BedFlow PMS staan op /pricing en alle koppelingen in de handleiding.

Een glampingsite met unieke units? Probeer BedFlow PMS 30 dagen gratis, zonder kredietkaart.