Wat maakt BedFlow uniek? — De WhatsApp-first gastenflow

Actualizado el 2026-05-07

Wat maakt BedFlow uniek?

Andere PMS-systemen denken in boekingen, kamers en facturen. BedFlow denkt in gesprekken. Wij geloven dat een verblijf al begint lang voor de incheck, en dat de relatie tussen jou en je gast meer is dan een transactie.

Daarom is heel BedFlow opgebouwd rond twee ideeën die je bij geen enkele andere PMS in deze vorm terugvindt:

WhatsApp-first communicatie — naadloze conversaties met de gast vanaf het allereerste contact
De gastenpagina — een gepersonaliseerde mini-site per verblijf, beheerd via een eigen drag-and-drop editor

Samen vormen ze de "gastenflow" — een vloeiende reis van eerste vraag tot uitcheck, op het kanaal dat je gast écht gebruikt.

De WhatsApp-first benadering

Vraag jezelf: hoeveel mails openen jouw gasten écht? En hoe vaak heb je ze moeten bellen omdat ze niet reageerden?

WhatsApp opens hebben een 98% leesratio binnen 15 minuten — vs. ~20% voor mail. Voor het type contact dat hospitality vraagt (snelle bevestiging, vraag over check-in, kleine wijziging), is dat een gigantisch verschil.

BedFlow gebruikt WhatsApp voor:

| Moment | Wat er gebeurt | |---|---| | Vóór de boeking | Gast stuurt een WhatsApp naar jouw publieke nummer met een vraag of dat bepaalde data nog beschikbaar zijn → het bericht komt direct in /guest-inbox terecht (in een nieuwe thread, gemerkt als "onbekende gast" tot je 'm aan een Debtor of nieuwe boeking koppelt). Eén plek waar elk gast-contact landt — ook vóór er een booking-record bestaat. | | Bij boeking | Automatische bevestiging via WhatsApp (gepersonaliseerd, jouw logo, jouw template) — niet de generieke OTA-mail. | | Tot 7 dagen vóór aankomst | Pre-arrival reminder met praktische info: parking, check-in tijden, ontbijt-keuze, dieetwensen. Gast antwoordt? Het bericht verschijnt automatisch in /guest-inbox via de inkomende webhook van TextMeBot/TextMeFlow, gematcht aan de juiste boeking via het telefoonnummer. | | Aankomst-dag | Een laatste bericht met de link naar de gastenpagina (zie hieronder) — daar staat alles wat ze nodig hebben tijdens hun verblijf. | | Tijdens verblijf | Gast kan via WhatsApp alles vragen: extra handdoek, restaurant-tip, late check-out. Alle replies landen in BedFlow's gedeelde inbox naast de OTA-chats. Geen aparte chat-app, geen QR-code op de receptie. | | Na uitcheck | Vraag om een review op je preferred OTA (Booking, Google) — automatisch in de juiste taal van de gast. |

✅ Volledige bidirectional WhatsApp koppeling: outbound berichten via TextMeBot of TextMeFlow, inbound replies via een per-property webhook URL die je in je provider-dashboard plakt. De webhook-URL vind je in Instellingen → Integraties → WhatsApp → Inkomende berichten — eenmalig instellen, daarna stroomt alle WhatsApp-traffic (vóór, tijdens én na boeking) naar /guest-inbox.

Geen e-mail spam, geen 'check our app' nudges. Eén kanaal dat de gast al elke dag gebruikt.

💡 BedFlow ondersteunt zowel TextMeBot (SaaS) als TextMeFlow (self-hosted). Per property in te stellen via Connections → WhatsApp.

De gastenpagina — wat is het?

Tijdens hun verblijf krijgt elke gast een persoonlijke webpagina op een unieke URL (bv. https://burgemeestershof.be/gast/abc123). Geen app installatie, geen account aanmaken — gewoon een link uit hun WhatsApp.

Op die pagina staat alles wat zij nodig hebben:

📅 Hun verblijf-info (kamer, dates, factuur-saldo)
🍳 Ontbijt-keuze (per dag aanpasbaar tot een uur cut-off)
🚪 Slim deurslot openen via de browser (Home Assistant integratie, geen sleutel-overhandiging meer)
🍷 Honesty Bar — drankjes en snacks bestellen, factuurt automatisch op de eindrekening
💆 Wellness-boekingen — slot reserveren in jouw wellness-agenda
🗺️ House-rules, lokale tips, contactgegevens
💳 Openstaand saldo betalen (Stripe / Bancontact / WERO direct)
📤 Vroeg uitchecken / verlengen verzoeken

Geen enkele andere PMS heeft zoiets out-of-the-box. Lodgify, RoomRaccoon, Cubilis, Mews — ze stoppen bij "factuur en kalender". BedFlow gaat verder omdat we geloven dat dit waar het écht draait om de gast-ervaring.

De editor — beheer je gastenpagina zoals een mini-site

Hier zit de echte kicker: BedFlow heeft een drag-and-drop editor waar je je gastenpagina volledig zelf inricht. Niet één template voor iedereen — jouw eigen secties, jouw eigen volgorde, jouw eigen branding.

In de editor (Instellingen → Gastenpagina) kan je:

Secties slepen in/uit volgorde (House rules vóór Honesty Bar? Check-in info onderaan? Helemaal aan jou.)
Hero-foto kiezen per kamer-type — andere foto voor Junior Suite gasten dan voor Comfort Room
Tekst per taal invullen (NL/FR/EN/DE) — gast krijgt automatisch zijn taal
Kleuren matchen aan je hotel-merk (zelfde hex codes als je mini-site)
Custom secties toevoegen — bv. "Onze geheime wijnkelder", "Speciale aanbiedingen voor onze gasten"
Conditional content — bv. ontbijt-sectie alleen tonen als breakfast=true op de booking
Per-property — elke property heeft zijn eigen set; multi-property operators beheren ze los

Een live preview rendert direct rechts naast de editor terwijl je sleept. Wat jij ziet, ziet de gast.

Waarom geen andere PMS dit doet

Omdat het hén niet boeit. Booking-extranets en grote PMS-systemen optimaliseren voor distributie (zoveel mogelijk OTA's koppelen) en rapportage (drilldowns voor revenue managers). De gast zelf zien ze als end-of-funnel — een naam op een factuur.

Wij zien dat anders. Voor B&B's en boutique-hotels (~1 tot 50 kamers) is de relatie met de gast het product. Een persoonlijk welkomstbericht, een klein extraatje op de gastenpagina ("er liggen verse pannenkoeken in het ontbijtcafé om 8u30!"), een snelle WhatsApp-tip over een geheime wandelroute — dát is wat 5-sterren reviews oplevert. Niet een aparte mobiele app voor 12 reservaties per maand.

BedFlow is gebouwd om die intimiteit op schaal te helpen automatiseren, zonder dat het kil aanvoelt. Dat is onze USP.

Aan de slag

Ga naar Instellingen → Integraties → WhatsApp en koppel je TextMeBot of TextMeFlow account (handleiding)
Open Instellingen → Gastenpagina voor de drag-and-drop editor (handleiding)
Maak een testboeking en check zelf hoe je gastenpagina eruit ziet via de check-in WhatsApp link

Vragen? Mail naar support@bedflow.eu of boek een migratie-call — we lopen het samen door.