Gastinbox — Booking.com, Airbnb & WhatsApp
Bijgewerkt op 2026-07-17
Stuurt een gast je een bericht via Booking.com of Airbnb (de chat in hun app), of antwoordt hij op een WhatsApp'je van jou? Dat komt allemaal binnen in BedFlow. Je ziet en beantwoordt al die conversaties op één plek: Dagelijks → Berichten.
Jouw antwoord op een OTA-bericht vertrekt rechtstreeks naar de Booking.com- of Airbnb-chat — via de Channex Messages-API. De gast leest het gewoon in zijn eigen app, alsof je vanuit het OTA-dashboard antwoordde.
Hoe ziet het eruit?
Op desktop zie je drie kolommen:
- Links: de lijst van conversaties
- Midden: de geselecteerde conversatie met de volledige berichtgeschiedenis en een invoerveld
- Rechts: de boekingscontext — check-in, check-out, aantal nachten, kamer, e-mail en telefoon van de gast, plus een knop Open boeking
Op je telefoon werkt de inbox als een echte chat-app: je ziet óf de lijst, óf de conversatie op volledig scherm — met een terug-knop linksboven om naar de lijst terug te keren.
De lijst leest zichzelf
- Alles wat nog een antwoord verwacht staat bovenaan in de rode sectie Te beantwoorden (met teller), vers bovenaan — ongeacht of de gast al ingecheckt is of nog moet aankomen. Daaronder volgen de Overige gesprekken, ook op recentste bericht eerst.
- Elke gast krijgt een gekleurde status-stip op zijn avatar én een verblijfstatus-chip op de kaart: groen = ingecheckt, amber = verwacht, rood = uitgecheckt, grijs = geen boeking.
- Naast de naam zie je een kanaal-badge (Booking.com, Airbnb, Expedia of WhatsApp), de kamer 🛏 en het boekingsnummer.
- Onder de naam staat een voorbeeldregel met het laatste bericht — zo scan je de lijst zonder elke conversatie te openen.
- Een rode stip rechts betekent: antwoord nodig.
Bovenaan filter je op Actief, Afgesloten of Alle, en zoek je op naam of berichtinhoud.
Snelacties op elke conversatie
Beweeg over een conversatie in de lijst en er verschijnen tot drie knopjes:
- ✅ Geen antwoord nodig — voor "bedankt, tot binnenkort"-berichtjes van eender welk kanaal. De conversatie blijft in de lijst maar verlaat de rode sectie. Bij Booking.com gaat de markering ook naar Booking.com door, zodat het bericht niet meetelt als onbeantwoord voor je response-rate.
- 📥 Archiveren — afgehandeld: de conversatie verdwijnt uit Actief (terugvindbaar onder Afgesloten). Stuurt de gast later opnieuw iets, dan verschijnt het gesprek automatisch weer in je lijst.
- 🔇 Privé — permanent verbergen (alleen WhatsApp) — voor persoonlijke contacten op je gekoppelde WhatsApp-nummer die geen gast zijn. Nieuwe berichten worden nog bewaard, maar heropenen het gesprek niet en geven geen meldingen meer.
Een bericht beantwoorden
- Klik een conversatie in de linkerlijst aan
- Lees de geschiedenis — gast staat links, jouw antwoorden rechts (in BedFlow-blauw)
- Wil je snel starten? Boven het invoerveld staan drie rijen hulpjes (zie hieronder): ✨ Suggesties, sjablonen en variabelen
- Typ (of pas aan) en klik Verstuur — of gebruik Cmd/Ctrl+Enter
- Booking.com- en Airbnb-berichten landen binnen enkele seconden in de chat van de gast; WhatsApp-conversaties vertrekken rechtstreeks naar de telefoon van de gast
💡 Booking.com-tip: vraagt een bericht geen antwoord (bv. "bedankt, tot dan!")? Klik dan Geen reply nodig. BedFlow geeft dat door aan Booking.com, zodat je response-rate niet daalt door onbeantwoorde bedankjes.
Automatische vertaling
Stuurt een gast een bericht in een andere taal (bv. Portugees op je Booking.com-chat)? BedFlow zet er automatisch een vertaling onder de bubbel, met een taal-badge zoals 🌐 PT → NL. De vertaling gebeurt via DeepL bij het openen van het gesprek en wordt per bericht bewaard — je quota wordt dus maar één keer per bericht gebruikt. Berichten die al in jouw taal zijn, blijven gewoon onvertaald.
Sjablonen, variabelen en suggesties
De compose-balk werkt op elk kanaal hetzelfde — WhatsApp, Booking.com-chat of Airbnb-chat — en vult altijd de juiste boekingsgegevens in:
- ✨ Suggesties — BedFlow leest het laatste gastbericht en de fase van het verblijf en zet de meest waarschijnlijke antwoorden bovenaan: vraagt de gast naar wifi, dan staat het wifi-sjabloon klaar; is de gast nog niet aangekomen, dan de check-in-info.
- Sjablonen (standaardantwoorden) — één klik en het antwoord staat ingevuld klaar. Via ⚙️ Sjablonen beheren maak je per property je eigen knoppen (bv. 🍳 Ontbijttijden, 🅿️ Laadpaal), met variabelen die per boeking gerenderd worden.
- Variabelen — kleine knopjes die een variabele op je cursorpositie invoegen. Beschikbaar: voornaam, naam, aankomst-/vertrekdatum, check-in-/check-out-tijd (per geboekte unit), kamer, adres van de geboekte woning, wifi-naam en -paswoord, telefoonnummer én {{gastenpagina_link}} — een korte link naar de persoonlijke gastenpagina van deze boeking (daar regelt de gast ook wellness, ontbijt en betalingen). Variabelen worden bij het invoegen van een sjabloon en bij het verzenden ingevuld met de echte gegevens.
WhatsApp in dezelfde inbox
Check je een gast in via de kalender, dan verstuurt BedFlow het welkomstbericht via WhatsApp — en dat verschijnt meteen als conversatie in de gastinbox. Antwoordt de gast, dan valt zijn reply in diezelfde conversatie. Zo zie je je huidige gasten altijd in de inbox staan, ook als zíj nog niets stuurden.
Antwoorden op WhatsApp-conversaties verstuur je gewoon vanuit de inbox; ze lopen via je gekoppelde provider (TextMeFlow of TextMeBot).
Ook je e-mails komen in de OTA-chat
Stuur je een e-mail naar een gast met een Booking.com-, Airbnb- of Expedia-boeking (bv. een bevestiging of check-in instructies), dan spiegelt BedFlow die e-mail automatisch naar de OTA-chat. Handig, want veel OTA-gasten lezen hun gemaskeerde e-mailalias nooit — in de chat van hun app zien ze je bericht wél.
Conversaties afsluiten — handmatig én automatisch
- Handmatig: klik bovenaan de conversatie op Thread afsluiten (met bevestiging). Bij Booking.com en Airbnb wordt de conversatie ook aan hun kant afgesloten.
- Automatisch: elke nacht ruimt BedFlow op. Conversaties van gasten die meer dan 2 dagen geleden uitcheckten én waar geen recente activiteit meer is, gaan vanzelf naar Afgesloten. Ook losse conversaties zonder boeking (oude bedankjes, inquiries) worden mee opgeruimd.
- Veiligheidsklep: stuurt een gast ná zijn checkout tóch nog iets, dan blijft die conversatie gewoon open. Ingecheckte en verwachte gasten worden nooit automatisch afgesloten.
Afgesloten conversaties verdwijnen niet — je vindt ze terug onder het filter Afgesloten.
Notificaties
Bij een nieuw bericht krijg je:
- Telegram push naar je admin-bot
- Optioneel: WhatsApp via je geconfigureerde provider — TextMeFlow (gratis vanaf Starter) of TextMeBot
- Een badge op Berichten in de sidebar met het aantal conversaties dat op een antwoord wacht
De gelezen-status is persoonlijk: open jij een conversatie, dan telt die voor jou als gelezen — je collega's houden hun eigen ongelezen-markering.
Veelgestelde vragen
Wat als Channex offline is? Berichten worden bij Channex zelf gequeued en zodra de verbinding hersteld is doorgegeven. Je verliest niets.
Kan ik antwoorden via Telegram? Nee — de antwoord-flow loopt altijd via BedFlow zodat we je antwoord ook loggen. Telegram is read-only notificatie.
Welke kanalen werken hier? Booking.com, Airbnb en Expedia (via Channex, afhankelijk van wat je hebt aangezet) plus WhatsApp via je gekoppelde provider. Direct-boekingen lopen via reguliere e-mail — niet via deze inbox.
Ik antwoord, maar mijn bericht komt niet aan op Booking.com? De Booking.com-chat vereist een speciale "Messages-app" op je Channex-koppeling. BedFlow activeert die standaard bij het koppelen. Krijg je bij het verzenden een foutmelding, contacteer dan support — dan zetten we die app alsnog aan voor je property.
Waarom staat een conversatie plots bij Afgesloten? Dat is de nachtelijke opruiming: de gast checkte meer dan 2 dagen geleden uit en er was geen activiteit meer. De conversatie blijft gewoon leesbaar onder het filter Afgesloten.
Wat betekent de rode stip naast een conversatie? Die gast wacht op een antwoord. De stip verdwijnt zodra je antwoordt — of via de snelactie ✅ Geen antwoord nodig (elk kanaal).
Gerelateerd
- Channex-koppeling — hoe je Booking.com en Airbnb laat synchroniseren
- WhatsApp via TextMeFlow — je WhatsApp-nummer koppelen
- Communication Log — alle uitgaande communicatie zien