Gasten-reis overzicht

Bijgewerkt op 2026-09-15

De Beheer → Automatische berichten pagina toont niet langer een saaie tabel maar een visuele gasten-reis timeline — van het moment dat iemand boekt tot na vertrek.

Hoe lees je het?

Je ziet een verticale lijn met lifecycle-stages:

• 🎫 Gast boekt
• 💳 Betaling ontvangen (voorschot of direct volledig)
• ✅ Volledig betaald (restbedrag)
• 📅 X dagen voor aankomst (pre-arrival, payment reminder)
• 🏠 Aankomstdag
• ⭐ X dagen na vertrek (review request)
• ⏱️ Boeking vervalt (niet betaald)
• ❌ Boeking geannuleerd

Op elke stage hangen de automatisaties als kaarten:

• 🟢 groen puntje = actief
• ⚫ grijs puntje = inactief (gepauzeerd)
• Blauwe template-badge (booking-confirmed, booking-fully-paid, …)
• Kanaalfilter in platte taal ("Alleen: direct, website" of "Alles behalve: booking.com, airbnb")
• 🔒 badge als de betaallink verborgen wordt (OTA boekingen)

Stages zonder automatisatie tonen een grijze "Geen email geconfigureerd" placeholder — zo zie je direct waar gaten zitten in je flow.

Je begint niet met een leeg schema: elke nieuwe omgeving krijgt meteen een standaard-set van zeven berichten (bevestiging direct én via OTA, betaling ontvangen, betaalherinnering, pre-arrival, vervallen boeking, annulering). Die kan je aanpassen, uitzetten of aanvullen — maar er vertrekt vanaf dag één een bevestiging naar je gasten.

WhatsApp op de tijdlijn

Naast de e-mailkaarten hangen op sommige stages ook WhatsApp-kaarten. Die zijn in BedFlow ingebouwd — je maakt ze niet zelf aan — maar hun tekst pas je aan via Berichtsjablonen.

Twee ervan vertrekken automatisch naar je gast:

• Pre-arrival, 2 dagen voor aankomst om 10:00 — check-in-uren + de link naar zijn persoonlijke gastpagina. Voor élke boeking, ook die uit Cubilis, Hostaway of een OTA-koppeling.
• Welkom op de aankomstdag, om 09:05, vlak na de welkomstmail van 09:00. Deze volgt je welkomstmail: staat die automatisatie op de aankomstdag niet aan, dan vertrekt er ook geen WhatsApp. Zo blijft de tijdlijn de waarheid.

Beide vertrekken alleen wanneer je pand een WhatsApp-koppeling heeft en de gast een mobiel nummer. Blijkt een nummer geen WhatsApp te hebben, dan onthoudt BedFlow dat en probeert het niet elke keer opnieuw — je ziet dan een waarschuwing bij de boeking. De welkomst-WhatsApp kan je ook los versturen met de knop in het kameroverzicht.

Nieuwe automatisatie toevoegen

Klik rechtsboven op Nieuwe automatisatie. Je komt in een 5-stappen wizard:

1. Wanneer? — Trigger type kiezen (booking_created, payment_received, days_before_arrival, …)
2. Voor welke boekingen? — Kanalen include/exclude (laat leeg voor iedereen)
3. Welke email? — Template kiezen uit de catalogus
4. Opties — Actief toggle, betaallink verbergen (voor OTA), betaaldeadline verbergen, volgorde
5. Samenvatting — live groene kaart die in één zin toont wat er gaat gebeuren. Verandert terwijl je aanpast.

Voorbeeld samenvatting:

"🎫 Bij boeking aangemaakt → stuur Booking Confirmed — enkel voor direct, website (zonder betaallink)"

Actief vs inactief

Elke rule heeft een Actief toggle. Standaard staan rules inactief als ik ze voor je aanmaak — zo kan je eerst de inhoud reviewen (via Email Templates) vóór ze live gaan.

Geen enkele email vertrekt als de rule inactief staat.

Last-minute boekingen

Een "X dagen voor aankomst"-bericht vertrekt normaal op de dag zelf. Komt een boeking pas binnen wanneer dat moment al voorbij is (aankomst overmorgen, bericht op 7 dagen vooraf), dan haalt BedFlow het in zodra de boeking definitief is — bij het aanmaken als ze bevestigd is, of anders bij de eerste betaling. Zo krijgt ook een last-minute gast zijn pre-arrival-info.

De betaalherinnering is de uitzondering: die wordt nooit ingehaald. De gast kreeg de betaallink net in zijn bevestiging, dus een "we hebben nog geen betaling ontvangen" enkele seconden later zou onzin zijn. Wil je een herinnering vlak vóór de betaaldeadline, gebruik dan de trigger X uur voor betaaldeadline.