Handleiding / Integraties

InvoiceXpress (Portugal — gecertificeerde facturatie)

Bijgewerkt op 2026-07-11

InvoiceXpress is de koppeling waarmee BedFlow wettelijk geldige Portugese facturen uitreikt voor je Alojamento Local (AL). Portugal staat facturatie alleen toe via het Portal das Finanças of via software die door de Autoridade Tributária (AT) gecertificeerd is. BedFlow stuurt daarom InvoiceXpress aan (AT-certificaat nº 192): jij doet niets, de gast krijgt automatisch een correcte fatura-recibo met ATCUD-code en QR-code.

Wat de koppeling doet

  • Fatura-recibo per verblijf, automatisch bij volledige betaling of bij check-out (instelbaar) — ook voor OTA-boekingen waar Booking.com of Airbnb de betaling int.
  • ATCUD + QR-code op elk document, zoals wettelijk verplicht.
  • Automatische melding aan de AT (e-Fatura) — InvoiceXpress stuurt elk document door, jij hoeft niets in te dienen.
  • Creditnota bij annulering of terugbetaling van een al gefactureerd verblijf, met verwijzing naar het origineel.
  • SAF-T-export voor je boekhouder, rechtstreeks vanuit InvoiceXpress.
  • PDF naar de gast: via de BedFlow-gastmail (met jouw branding) of via InvoiceXpress zelf.
  • Quota-bewaking: BedFlow telt je documenten per maand en verwittigt je vóór het begin van de maand als je abonnement te klein wordt voor de verwachte check-outs.

Belangrijk: de factuur staat altijd op naam van de gast, nooit op Booking.com of Airbnb — ook al betaalt het platform jou uit. Dat is de Portugese regel. Het factuurbedrag is het volledige bedrag dat de gast betaalde; OTA-commissies worden er niet van afgetrokken.

Wat je nodig hebt

  1. Een eigen InvoiceXpress-account — de uitgever van de facturen is jouw NIF, dus elk (ver)huurbedrijf heeft zijn eigen account.
  2. Je AL-registratienummer (bv. 12345/AL) en het fiscale adres van de accommodatie.
  3. Toegang tot het Portal das Finanças (of een boekhouder die dat voor je regelt) voor de AT-koppeling.

Stap 1 — InvoiceXpress-account aanmaken

  1. Ga naar invoicexpress.com en kies een plan (zie tarieven hieronder — het gratis plan volstaat om te starten).
  2. Registreer met je e-mailadres en vul je bedrijfsgegevens in met jouw NIF als uitgever.
  3. Kies een account-naam: dat wordt je subdomein, bv. mijnaccount in https://mijnaccount.app.invoicexpress.com. Die naam heb je straks nodig in BedFlow.

Tarieven (juli 2026, excl. btw, per maand)

| Plan | Documenten/maand | Prijs | |---|---|---| | Grátis | 1 | € 0 (zonder support) | | X3 | 3 | € 3 | | X10 | 10 | € 9 | | X20 | 20 | € 14 | | X30 | 30 | € 18 | | X100 | 100 | € 24 | | X500 | 500 | € 29 |

  • Creditnota's tellen mee in het maandquotum.
  • Alle plannen bevatten API-toegang, ATCUD, QR-codes, SAF-T en AT-communicatie.
  • Facturatiecyclus naar keuze (maandelijks/halfjaarlijks/jaarlijks), zonder lock-in. Upgrades gaan direct in, downgrades pas op het einde van de cyclus — kies dus een maandcyclus als je verhuur seizoensgebonden is.
  • Seizoens-tip: verhuur je vooral in juli–augustus? Draai buiten het seizoen op Grátis en zet vóór het seizoen een maand-abonnement X3 of X10 aan. BedFlow verwittigt je automatisch als de verwachte check-outs boven je planlimiet uitkomen.

Let op: een account in proefperiode (trial) kan nog niet met de AT communiceren. Kies dus eerst een abonnement (het gratis plan telt ook) vóór je de série registreert.

Stap 2 — API-key ophalen

In InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (rechtstreeks: app.invoicexpress.com/users/api). Je ziet er je account-naam en je API-key. Deel die key met niemand anders — in BedFlow wordt hij versleuteld opgeslagen.

Stap 3 — Koppelen in BedFlow

Ga naar Instellingen → Integraties → Boekhouding → InvoiceXpress → Configureren. De wizard loopt door alle stappen:

  1. Account: account-naam + API-key. BedFlow test de verbinding meteen live.
  2. Fiscale gegevens: je NIF, AL-nummer, fiscaal adres en btw-regime.
  3. Série & AT: zie stap 4 en 5 hieronder.
  4. Uitgifte-instellingen: wanneer factureren (bij volledige betaling, of bij check-out — kies check-out als een OTA de betaling int) en hoe de PDF bij de gast komt.
  5. Plan: registreer welk InvoiceXpress-plan je hebt, zodat de quota-bewaking klopt.

Welk btw-regime?

  • IVA 6 % — het verlaagde logiestarief op het Portugese vasteland (5 % Madeira, 4 % Azoren).
  • Vrijstelling art. 57 CIVA (M10, 0 %) — alleen voor kleine ondernemers onder het isenção-regime. Opgelet: sinds 1 juli 2025 kunnen niet-residenten deze vrijstelling niet meer gebruiken — woon je niet in Portugal, dan factureer je aan 6 %. Twijfel je? Vraag het je boekhouder.

Stap 4 — AT-subgebruiker aanmaken (eenmalig)

InvoiceXpress kan pas séries registreren en facturen doorsturen als het namens jou met de AT mag praten. Daarvoor maak je in het Portal das Finanças een subgebruiker (subutilizador) aan:

  1. Log in op portaldasfinancas.gov.pt met jouw NIF.
  2. Zoek "Gestão de Utilizadores" → maak een nieuwe subutilizador aan.
  3. Geef hem deze twee rechten:
    • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
    • WFA — Comunicação de dados de faturas
  4. Noteer de gebruikersnaam (jouw NIF + / + volgnummer) en het wachtwoord.
  5. Vul die in InvoiceXpress in onder Configurações → Comunicação AT.

Laat je dit liever door je boekhouder doen? Die heeft hier meestal 10 minuten voor nodig.

Stap 5 — Série registreren

Elk Portugees document hoort bij een série (documentreeks) die vooraf bij de AT geregistreerd moet zijn — dat levert de ATCUD-code op. In de BedFlow-wizard maak je met één knop een série aan en registreer je die bij de AT. Zonder geregistreerde série blokkeert BedFlow bewust de activering: een document met ATCUD "N/D" is niet rechtsgeldig.

Stap 6 — Activeren

Zet de koppeling op actief. Vanaf dan verloopt alles automatisch:

  • Trigger bereikt (betaling of check-out) → BedFlow maakt het document aan bij InvoiceXpress, finaliseert het (nummer + ATCUD + QR), haalt de PDF op en bezorgt hem aan de gast.
  • NIF van de gast: vul het in op de gastfiche (veld btw-nummer). Onder € 1.000 mag het document zonder NIF (naam + land volstaat); vanaf € 1.000 is identificatie verplicht — BedFlow parkeert het document dan tot je een NIF of paspoortnummer invult.
  • Factureert de gast op de zaak? Vul dan ook de firmanaam in op de gastfiche — de fatura komt op de firma te staan (een bedrijfs-NIF begint met 5).
  • Annulering/terugbetaling van een gefactureerd verblijf → automatische creditnota die naar het origineel verwijst.
  • Quota vol of fout? Het document wordt geparkeerd in de wachtrij en je krijgt een melding met de reden (bv. "planlimiet bereikt — upgrade en klik op opnieuw proberen"). Er verdwijnt nooit stilletjes een factuur.

Veelgestelde vragen

Moet ik nog iets indienen bij de AT? Nee. InvoiceXpress communiceert elk document automatisch (e-Fatura). De SAF-T voor je boekhouder exporteer je vanuit InvoiceXpress.

Kan ik een uitgereikte factuur aanpassen? Nee — gefinaliseerde documenten zijn wettelijk onveranderlijk. Correcties gaan altijd via een creditnota + nieuw document. BedFlow doet dat automatisch bij annuleringen.

Wat met toeristenbelasting? Bij facturatie aan 6 % wordt de toeristenbelasting mee opgenomen in het logiesbedrag; bij vrijgestelde hosts komt ze als aparte 0 %-lijn.

Geldt dit ook voor mijn Belgische property? Nee — deze koppeling verschijnt alleen bij properties in Portugal. Voor België gebruik je Yuki, Billit of Octopus.

← Terug naar categorie