House-manager digest via WhatsApp
Bijgewerkt op 2026-10-01
Dagelijks → House-manager digest
Beheert iemand anders je woning ter plaatse, zoals een house-manager, poetsverantwoordelijke of conciërge? Die persoon wil niet in BedFlow inloggen, maar gewoon op WhatsApp zien wie er komt en gaat. De house-manager digest stuurt op een vast tijdstip een compact overzicht van de aankomsten, vertrekken en gasten in huis, met precies de informatie die jij aanvinkt.
Wat heb je nodig?
- Het abonnement Starter of hoger, en het recht Poetsplanning als je met meerdere gebruikers werkt.
- Een gekoppelde WhatsApp-verbinding. Zonder koppeling toont de pagina de melding Nog geen WhatsApp gekoppeld — er vertrekt nog niets, met de knop WhatsApp koppelen.
De housekeeping module hoeft hiervoor niet aan te staan.
Instellen
De instellingen gelden per pand. Heb je meerdere panden, kies dan eerst het juiste pand bovenaan de zijbalk.
- Ga naar Dagelijks → House-manager digest.
- Vink in Wanneer versturen? het vakje Digest actief aan en kies:
| Veld | Keuzes | Standaard |
|---|---|---|
| Frequentie | Dagelijks, Wekelijks (kies dag) of Enkel als er iets te melden valt (vandaag of in de vooruitblik) | |
| Dag | Enkel bij wekelijks: maandag tot zondag | zaterdag |
| Tijdstip | Het uur waarop het bericht vertrekt | 07:30 |
| Vooruitblik (dagen) | Hoeveel dagen vooruit het bericht kijkt, van 0 tot 14 | 3 |
- Vink in Wat gaat er mee in het bericht? de secties aan (zie hieronder).
- Voeg onder House managers (WhatsApp) met + Manager toevoegen elke manager toe: naam, gsm-nummer in internationaal formaat (bv. +32475123456) en taal (Nederlands, English, Français, Deutsch of Português).
- Klik Opslaan.
Met Stuur nu een testbericht krijgen al je managers meteen het overzicht van vandaag, zodat je ziet hoe het eruitziet. Dat verandert niets aan het vaste tijdstip.
Frequentie, tijdstip, vooruitblik en secties gelden voor alle managers van dat pand. Enkel de taal kies je per manager.
Wat staat er in het bericht?
| Sectie | Standaard |
|---|---|
| Vertrekken vandaag | aan |
| Aankomsten vandaag | aan |
| Gast-contactgegevens (telefoon) | aan |
| Boekingsnotities / special requests | aan |
| Extra's (geboekte producten, bv. ontbijt) | aan |
| Vooruitblik komende dagen | aan |
| Nu in huis (blijvende gasten + vertrekdatum) | aan |
| Achterstallige schoonmaak | uit |
| Ontbijttijden (B&B) | uit |
Per gast staan er, afhankelijk van wat je aanvinkt: de naam en het telefoonnummer (zodat je manager zelf het aankomstuur kan afspreken), de kamer, het aantal gasten en nachten, de vertrekdatum, het land en de check-in- en check-outuren (ook afwijkende uren per unit).
Daarnaast, waar het van toepassing is:
- een waarschuwing wanneer een gast vertrekt en de volgende dezelfde dag aankomt: dan moet er tussendoor gepoetst worden;
- een goedgekeurde of gevraagde vroege check-in;
- de geboekte extra's;
- de interne notitie van de boeking, vóór de opmerkingen van de gast. Die notitie ziet de gast zelf nooit, maar je manager wel, zolang Boekingsnotities / special requests aanstaat.
Onderaan staat een korte link naar de volledige planning (zie verder).
Wanneer vertrekt er géén bericht?
- Is er vandaag geen aankomst of vertrek en veranderde er niets in de planning sinds het vorige bericht, dan stuurt BedFlow niets. Je manager krijgt enkel berichten die het lezen waard zijn.
- Met Enkel als er iets te melden valt vertrekt er alleen iets als er vandaag of in de vooruitblik een aankomst of vertrek is.
Het planningsportaal (6 maanden vooruit)
Onderaan elk bericht staat een korte link naar een beveiligde planningspagina met dezelfde informatie in een overzichtelijke weergave: Vandaag, Nu in huis en Komende 6 maanden. Handig om poetsbeurten op lange termijn in te plannen.
De pagina is beveiligd met een code van 6 cijfers die via WhatsApp naar het nummer van de manager gaat (Stuur code via WhatsApp). De code is 10 minuten geldig. Daarna blijft je manager 12 uur aangemeld op dat toestel. Zo hoeft hij geen wachtwoord te onthouden en kan een doorgestuurde link niet door iemand anders geopend worden.
Verwijder je een manager, dan werkt zijn link niet meer.
"Verstuurd, maar niet afgeleverd"
WhatsApp levert een eerste bericht niet af aan iemand die jouw nummer zelf nog nooit een bericht stuurde. Ziet BedFlow dat berichten naar een nummer niet aankomen, dan verschijnt bovenaan de melding Verstuurd, maar niet afgeleverd, met het nummer.
De oplossing duurt tien seconden: laat je manager één keer "hallo" sturen naar het WhatsApp-nummer van je pand. Daarna komen de berichten gewoon aan.
Tips
- Antwoordt je manager op WhatsApp, dan komt dat antwoord in je gastinbox terecht.
- Wil je interne info meegeven ("gast komt laat", "allergie")? Zet ze in de interne notitie van de boeking.