House-manager digest via WhatsApp

Bijgewerkt op 2026-07-04

Beheert iemand anders je woning ter plaatse — een house-manager, poetsverantwoordelijke of conciërge? Dan wil die persoon niet in BedFlow moeten inloggen, maar gewoon op WhatsApp zien wie er komt en gaat. De house-manager digest stuurt op vaste tijdstippen een compact overzicht van alle aankomsten en vertrekken, precies met de informatie die jij aanvinkt.

Wat staat er in het bericht?

Per aankomst en vertrek in de gekozen periode (tot 14 dagen vooruit):

Gastnaam en telefoonnummer — zodat de house-manager rechtstreeks (vaak via WhatsApp) de exacte aankomsttijd kan afspreken
Aantal gasten en het land van de gast (vlagje — handig om de taal in te schatten)
Aankomst- én vertrekdatum met weekdag, plus het aantal nachten
Check-in-/check-out-tijden, inclusief afwijkende tijden per unit
Special requests en boekingsnotities (OTA-boilerplate wordt automatisch weggefilterd)
Extra's zoals ontbijt of andere geboekte producten
⚠️ Een same-day-waarschuwing wanneer een gast vertrekt en de volgende dezelfde dag aankomt — dan moet de poetsploeg tussen beide boekingen door

Zit er in een periode niets nieuws? Dan wordt er geen herhaalbericht gestuurd — de digest komt alleen wanneer er iets veranderd is.

Instellen

Ga naar Dagelijks → House-manager digest
Voeg een manager toe met naam en WhatsApp-nummer (internationaal formaat, bv. +32…)
Vink de secties aan die deze manager moet zien (gastgegevens, notities, extra's, …)
Kies de frequentie (dagelijks, wekelijks, …) en de taal van het bericht
Opslaan — het volgende bericht vertrekt automatisch op het gekozen tijdstip

Vereiste: je property heeft een gekoppelde WhatsApp-verbinding nodig (zie WhatsApp koppelen). Zonder koppeling kan BedFlow geen berichten versturen.

Het planningsportaal (6 maanden vooruit)

Onderaan elke digest staat een korte link naar een beveiligde planningspagina met dezelfde informatie in een overzichtelijke weblayout — tot 6 maanden vooruit, ideaal om poetsteams op langere termijn in te plannen.

De pagina is beveiligd met een eenmalige code (OTP) die via WhatsApp naar het nummer van de manager wordt gestuurd. Na het invoeren blijft de sessie 12 uur geldig; daarna vraagt de pagina gewoon een nieuwe code. Zo hoeft je house-manager nooit een wachtwoord te onthouden en kan een doorgestuurde link niet door derden geopend worden.

Tips

Managers kunnen rechtstreeks antwoorden op het digest-nummer; die berichten landen in je gast-inbox
Meerdere managers met elk hun eigen secties, frequentie en taal? Voeg gewoon meerdere rijen toe
De weergegeven check-in-/check-out-tijden respecteren afwijkende tijden per unit