Aanbetaling — wat betaalt een gast bij het boeken?
Bijgewerkt op 2026-10-28
Instellingen → Aanbetaling
Hoeveel een gast bij het boeken meteen betaalt, stel je zelf in op deze pagina (titel Wat betaalt een gast bij het boeken?). Wat je hier kiest, gebruiken je boekingsmodule, de betaalpagina en de bevestigingsmail.
Kijk deze pagina zeker één keer na. De standaardwaarden zijn misschien niet wat jij op je eigen website belooft.
De instellingen
Vraag een betaling bij het boeken: de hoofdschakelaar. Staat die uit, dan bevestigt de gast zonder te betalen en reken je ter plaatse af.
Staat hij aan, dan kies je bij Wat betaalt de gast:
| Keuze | Wat de gast betaalt |
|---|---|
| Een percentage van het totaal | Vul het Percentage in, bv. 30. Zet op 100 om het volledige bedrag te laten betalen bij de reservatie; veel vakantiewoningen doen dat |
| Een vast bedrag | Vul het Vast bedrag in, bv. € 50 per boeking, ongeacht de totaalprijs. Is de boeking goedkoper, dan betaalt de gast het totaal |
| De eerste nacht | De prijs van de eerste nacht. De boekingsmodule toont dat bedrag; de proforma en de betaalpagina rekenen voorlopig met het Vast bedrag |
Betaaltermijn (in dagen): niet betaald binnen deze termijn? Dan vervalt de reservatie en komen de datums weer vrij. Denk aan wie op vrijdagavond boekt: een termijn van 1 dag is krap over een weekend.
Extra's meerekenen: dit vinkje staat op de pagina, maar de aanbetaling wordt op dit moment altijd berekend op het totaal inclusief extra's.
Klik Bewaren.
Wat de gast bij het boeken niet betaalt, blijft openstaan tot zijn aankomst. Je ziet het per boeking terug.
Waar werkt dit door?
- Boekingsmodule: de gast ziet bij het boeken het voorschot en de betaaltermijn.
- Betaalpagina: de gast kiest tussen het voorschot en het volledige bedrag.
- Bevestigingsmail: de mail noemt het bedrag en de termijn.
Dit gaat over boekingen via je eigen website en betaalverzoeken die BedFlow verstuurt. Wat een gast bij een kanaal (Booking.com, Airbnb, …) betaalt, bepaalt dat kanaal zelf.
Wanneer is er geen voorschot?
- Niet-terugbetaalbaar tarief = volledig vooraf. Koos de gast op je eigen boekingssite een tariefoptie die niet terugbetaalbaar is, dan betaalt hij altijd het volledige bedrag, ongeacht het percentage hierboven. Dat staat bij de optie in de boekingsmodule, op de proforma, in de bevestigingsmail en in de betaalherinnering. Op de betaalpagina is er dan geen keuze.
- Enkel met een kamer. Een voorschot kan alleen als de boeking een kamer bevat. Boekt iemand enkel een wellnesssessie of losse extra's, of koopt hij een cadeaubon, dan betaalt hij het volledige bedrag.
- Al iets betaald of ingecheckt. Dan toont de betaalpagina geen keuze meer en vraagt ze het openstaande saldo.
Eigen betaalschema: voorschot en saldo, met de waarborg erin
Wil je maar twee betalingen opvolgen? Zet dan op dezelfde pagina Eigen betaalschema aan. Die functie staat standaard uit; zolang ze uit staat, verandert er niets.
| Instelling | Wat ze doet |
|---|---|
| Voorschot | Het percentage dat de gast bij het boeken betaalt, bv. 50 |
| Waarborg mee in de te betalen bedragen | Het voorschot is dan het percentage van huur + kosten + waarborg. De waarborg zit volledig in het saldo |
| Saldo uiterlijk | Aantal dagen vóór aankomst. De gast ziet de datum in de boekingsmodule, de mails en op de proforma |
| Betaalwijze voorschot / saldo | Online, online of per overschrijving, of enkel per overschrijving |
Voorbeeld: huur € 500 + schoonmaak € 80 + waarborg € 250 = € 830. Bij 50 % betaalt de gast € 415 voorschot en € 415 saldo (€ 165 rest van de factuur + € 250 waarborg).
Zo blijft het boekhoudkundig zuiver:
- Het voorschot staat altijd volledig op de factuur (gewone omzet en btw). Het is nooit meer dan de factuur zelf; ligt het percentage zo hoog dat het voorschot de waarborg zou raken, dan blijft de waarborg volledig in het saldo.
- De waarborg blijft een waarborg: zonder btw, buiten de omzet en terugbetaalbaar via de gewone waarborgflow. Op de proforma en de factuur staat hij apart onder de totalen, nooit als factuurregel.
- Met de waarborg in het saldo betaalt de gast het saldo per overschrijving, met één bedrag en één mededeling. Registreer je die betaling (Betaling registreren), vul dan het volledige bedrag in: BedFlow boekt het factuurdeel op de factuur en markeert de waarborg als ontvangen. Dekt het bedrag de waarborg niet helemaal, dan gaat alles naar de factuur en registreer je de waarborg zelf.
- De gast krijgt dan geen apart waarborgverzoek meer. Boekingen via een kanaal (Booking.com, Airbnb) vallen buiten het schema; daar blijft de waarborg apart.
Na het boeken ziet de gast de bedragen apart: huur en kosten, de waarborg, het totaal te betalen, het voorschot en het saldo met de uiterste datum. Zo klopt het percentage van het voorschot altijd met wat hij ziet.
QR-code voor de overschrijving: zet je die aan, dan staat na het boeken en op de betaalpagina een QR-code die de gast scant met de app van zijn bank. Bedrag, rekening en referentie staan al ingevuld. Dat werkt enkel wanneer de betaalwijze een overschrijving toelaat en je rekeningnummer ingevuld is bij Instellingen → Betalingen. Standaard uit.
Eigen benaming voor het voorschot
Je boekhouder wil dat het voorschot anders heet, bv. reserveringswaarborg? Onderaan dezelfde pagina staat Eigen benaming voor het voorschot. Die functie staat standaard uit; zolang ze uit staat, verandert er niets.
Zet Eigen benaming gebruiken aan en vul per taal het woord in dat de gast moet lezen. Dat woord vervangt "voorschot" en "aanbetaling" in de boekingsmodule, op de betaalpagina, in de offerte, in de mails en op de proforma en factuur. Laat je een taal leeg, dan leest een gast in die taal de gewone tekst. Het bedrag en de berekening veranderen niet, enkel het woord.
Veelgestelde vragen
Ik wil dat gasten alles vooruitbetalen. Kan dat? Ja: kies Een percentage van het totaal en zet het op 100.
Ik wil helemaal geen online betaling vragen. Zet de hoofdschakelaar uit. De gast bevestigt dan zonder te betalen en je rekent ter plaatse af.
Geldt dit per pand? Ja. Alles op deze pagina wordt per pand bewaard. Heb je meerdere panden, kies dan eerst het juiste pand bovenaan de zijbalk.
Wat als de gast niet op tijd betaalt? De reservatie vervalt na de betaaltermijn en de datums komen automatisch weer vrij voor andere gasten.
Kan ik bij een telefonische boeking een andere termijn geven? Ja, bij een handmatige boeking kies je zelf of betaling verplicht is en binnen welke termijn. Zie Handmatige boeking.