SIBA — Boletins de Alojamento (Portugal)

Bijgewerkt op 2026-09-07

Wie in Portugal logies aanbiedt, moet elke buitenlandse gast aanmelden bij de UCFE: het Boletim de Alojamento. Dat moet gebeuren binnen drie werkdagen na aankomst, per persoon, ook voor kinderen. De integratie SIBA doet die aangifte automatisch, op basis van de gegevens die je gasten zelf invulden in de gastenregistratie.

Je vindt de integratie onder Connections → Gastervaring → SIBA (Boletins de Alojamento). De tegel verschijnt alleen bij een Portugese property.

Wat je vooraf nodig hebt

De aangifte loopt over de webservice van SIBA, en daarvoor moet je pand ingeschreven zijn in de beveiligde zone van siba.ssi.gov.pt. Kies bij die inschrijving "Web Services" als verzendmodus — die keuze ligt vast, en met een andere modus weigert SIBA elk bestand met foutcode P12. Wijzigen kan enkel per e-mail aan siba@sef.pt.

Binnen ongeveer 48 uur volgt een ofício met drie gegevens:

• Unidade hoteleira — je NIPC, negen cijfers
• Nummer estabelecimento — het volgnummer van deze eenheid binnen hetzelfde NIPC; de eerste krijgt 0
• Chave de acesso — de activatiesleutel, uitsluitend cijfers

Ben je die sleutel kwijt, vraag hem dan opnieuw op via siba@sef.pt met je NIPC en nummer estabelecimento. Schrijf je niet opnieuw in — je bestaande registratie blijft geldig en een tweede inschrijving levert een tweede estabelecimento op.

Instellen in BedFlow

1. Zet eerst Gastenregistratie aan voor het pand, en vink daar de sectie "Portugal: soort document, land van afgifte en land van verblijf" aan. Zonder die gegevens kan er geen boletim vertrekken.

2. Zet de schakelaar "Belgisch rijksregisternummer als alternatief" uit. Die laat een gast toe geboortedatum, nationaliteit en document over te slaan — voor een boletim is dat onbruikbaar.

3. Open de tegel SIBA en vul de drie gegevens uit het ofício in. De chave de acesso wordt versleuteld bewaard en verschijnt nooit in een log of foutmelding.

4. Vul de gegevens van de eenheid in zoals SIBA ze kent. Let op de maximumlengtes — SIBA weigert een bestand dat erbuiten valt:

   | Veld | Max. lengte | | --- | --- | | Naam van de eenheid | 40 | | Afkorting | 15 | | Adres | 40 | | Plaats | 30 | | Postcode | 4 + 3 cijfers | | Telefoon en fax | 9 cijfers | | Naam contactpersoon | 40 | | E-mail contactpersoon | 140 |

   Adres, telefoon, fax en contactgegevens worden bij elke verzending bij SIBA bijgewerkt. Naam en afkorting wijzigen kan enkel via de UCFE.

5. Zet SIBA-aangifte inschakelen aan.

Op het e-mailadres van de contactpersoon komt bij elk aanvaard bestand een bevestiging van SIBA binnen. Dat is je tweede bewijsspoor, naast het overzicht in BedFlow.

Hoe de aangifte verloopt

• Zodra een gast zijn registratie invult, maakt BedFlow per reiziger een boletim klaar met de wettelijke deadline: drie werkdagen na aankomst, weekends en Portugese feestdagen niet meegeteld.
• Portugese gasten worden overgeslagen. De aangifteplicht geldt alleen voor buitenlandse gasten; een Portugees staatsburger aanmelden levert een afkeuring op. In het overzicht zie je dat als "overgeslagen", zodat achteraf duidelijk is dat er bewust niets vertrok.
• Elke ochtend gaan alle boletins die openstaan én waarvan de gast al aangekomen is in één bestand naar SIBA. Vooraf aanmelden kan niet: de aankomstdatum moet op of vóór vandaag liggen.
• Antwoordt SIBA met 0, dan is het bestand aanvaard. Anders komt de foutcode met omschrijving op de tegel te staan en probeert BedFlow het de volgende ronde opnieuw.

Wat er in de gaten gehouden wordt

De tegel toont altijd drie dingen: wanneer er voor het laatst iets aanvaard werd, hoeveel boletins er in de wachtrij staan, en hoeveel daarvan de wettelijke termijn overschreden. Loopt er iets over de termijn, dan krijg je een melding — te laat aanmelden is een overtreding, dus dat hoort gezien te worden.

Een boletim dat blijft hangen heeft bijna altijd één van deze twee oorzaken:

• Onvolledige gegevens. De gast liet een verplicht veld leeg, of gaf een land op dat SIBA niet in zijn tabel heeft. De reden staat er letterlijk bij ("ontbrekende of ongeldige gegevens: soort document"). Vul het aan via de registratie van die boeking; de volgende ronde vertrekt hij mee.
• Een weigering van SIBA. De foutcode staat op de tegel. P12 betekent dat de verzendmodus van je inschrijving niet op Web Services staat; dat los je op met een mail naar siba@sef.pt.

Belangrijk: één onvolledige gast houdt de rest niet tegen. Wat niet klopt blijft achter, de rest vertrekt gewoon.

Gasten die aankomen vóór de koppeling werkt

Staat de koppeling nog niet klaar terwijl er al gasten zijn, verwittig dan je regionale AIMA-delegatie met siba@sef.pt in kopie. De FAQ van SIBA voorziet dat uitdrukkelijk voor softwareproblemen (punt P06).

Wat SIBA niet doet

De boletins zijn een aangifte aan de overheid, geen belasting en geen factuur. De toeristenbelasting van je gemeente en de Portugese facturatie via InvoiceXpress staan daar volledig los van — zie de handleiding InvoiceXpress (Portugal) en de instellingen van je gemeentelijke heffing.