Producten & extra's beheren

Bijgewerkt op 2026-10-29

Beheer → Producten

Hier beheer je alle extra's die een gast kan bijboeken of die jij zelf op een factuur zet: ontbijt, een fles cava, een wellnesssessie, een extra bed, de eindschoonmaak, de drankjes van je honesty bar.

Een nieuw product toevoegen

1. Open Beheer → Producten en klik Nieuw product.
2. Vul de secties in (zie de tabel hieronder). Minstens een Naam, een Categorie en een Prijs incl. BTW.
3. Vink onder Geldt voor deze units/kamers aan bij welke units het product hoort.
4. Klik Aanmaken.

De velden

Rekenvoorbeeld: Kaasplank voor op de kamer van € 18, boekbaar, Gast kiest aantal en Prijs per persoon aan, Prijs per nacht uit. Een gezelschap van 3 kiest er 2: 2 × 3 × € 18 = € 108.

Categorieën

Toeslag per extra persoon (extra bed)

Een product in de categorie Toeslag met Prijs per persoon is de toeslag voor een extra persoon. BedFlow rekent ze automatisch aan voor elke persoon boven 2, per kamer, bij elke boeking: via je website, bij een boeking via de admin en op elke offerte. De gast kan ze niet wegvinken en jij hoeft ze niet zelf toe te voegen.

• Wie telt mee: volwassenen en kinderen nemen een bed en tellen mee. Baby's in een wiegje tellen niet; de widget heeft er een eigen teller voor. Tot welke leeftijd iemand baby of kind is, stel je in bij Instellingen → Mijn property → Kinderen & baby's (Baby tot leeftijd, Kind tot leeftijd). Is een kind vanaf 6 jaar bij jou een volwassene, zet dan Kind tot leeftijd op 5.
• Prijs: de prijs van het product, per nacht als Prijs per nacht aan staat. Een groep met drie kamers van 2, 3 en 2 personen betaalt voor 1 extra persoon, niet voor 5.
• Waar: enkel bij de units die je aan het product koppelt.
• Btw: de toeslag is logies en krijgt hetzelfde btw-tarief als de kamer (uit je btw-set), niet het tarief van het product.
• Op factuur en mail: een eigen regel, bv. "Extra persoon op de kamer: 1 pers. × €40,00 × 4 nachten". Het voorschot rekent ze mee.
• Gasten erbij of eraf: wijzig je het aantal gasten van een bestaande boeking (Boeking bewerken → Verblijf → Aantal gasten), dan past BedFlow de toeslag mee aan. Het verschil komt als openstaand saldo op de proforma; een betaling blijft staan. Een definitieve factuur past BedFlow nooit aan: dan krijg je een melding. Bij een boeking met meerdere kamers kiest BedFlow niet zelf welke kamer. Een OTA-boeking krijgt geen aparte toeslagregel (zie Via een OTA).
• Via een OTA (Google, Booking.com, Expedia ...): de gast betaalt de prijs van het kanaal. Prijst het tariefplan van de unit op dat kanaal per persoon, dan zit de toeslag in die prijs: 3 personen betalen de prijs voor 2 plus de toeslag. Prijst het nog per kamer, dan betaalt een derde persoon daar niets extra. Een kind telt in die prijs niet mee, want de kanalen prijzen per volwassene. Mist een OTA-boeking zo de toeslag, dan krijg je een melding. Wil je de toeslag op een kanaal laten meetellen, vraag het aan BedFlow-support.
• Uitzetten: zet het product op inactief of koppel het los van de unit.

Laat een unit meer dan 2 personen toe zonder toeslag en zonder bezettingsprijs boven 2 personen, dan kost een derde persoon niets. BedFlow toont dan een waarschuwing bij het kamertype (tab Prijzen, sectie Extra persoon), bij een nieuwe boeking en bij een offerte, en stuurt je een melding wanneer zo'n boeking binnenkomt.

Bij de andere categorieën telt elke gast.

Korting bij overnachting

In de sectie Prijs & BTW vul je per product een Korting bij overnachting in. Dat bedrag gaat van de prijs af wanneer de gast het product samen met een kamer boekt: in de offerte, bij een boeking en op je website. Bijvoorbeeld € 20 op een wellnesssessie van € 199: met een overnachting betaalt de gast € 179, zonder overnachting € 199.

• Leeg of 0 betekent geen korting. Elk product heeft zijn eigen bedrag: een badjas of een extra persoon krijgt enkel korting als je die er zelf op zet.
• De korting gaat nooit onder nul.
• Een prijs die je in een offerte zelf intypt, blijft ongemoeid.

Aan welke units hangt een product?

Een product verschijnt in de widget en wordt aangerekend bij de units die je aanvinkt. Dat kan op twee plekken, die dezelfde koppeling tonen:

• op het product zelf: sectie Geldt voor deze units/kamers;
• op de unit: Instellingen → Kamertypes → bewerk het kamertype → tab Services & beleid → sectie Boekbare extra's in widget. Daar staan enkel actieve producten die Boekbaar via widget of Verplicht bij elke boeking zijn.

Zo bied je bv. het linnenpakket enkel aan bij het grote huis, en de toeslag voor een extra persoon enkel bij kamers met plaats voor een derde persoon. Verschilt de prijs per unit (bv. eindschoonmaak studio versus villa)? Maak dan per prijs een apart product en koppel elk aan de juiste units.

Gefactureerd door een ander pand

Heb je meerdere panden in je account en verhuurt het ene pand een extra bij het andere? Bijvoorbeeld: de huur van een privéwoning gaat naar je privérekening, maar het bedlinnen verhuurt je zaak. Dan laat je dat product factureren door het pand van de zaak.

Deze functie staat standaard uit. Je zet ze per pand aan:

1. Open Instellingen → Mijn property van het pand waar de gast boekt (de woning) en zet in de sectie Extra's factureren via een ander pand de schakelaar Extra's laten factureren door een ander pand aan. Die sectie zie je enkel als je account minstens twee panden heeft.
2. Open het product (bv. bedlinnen) van dat pand. In de nieuwe sectie Gefactureerd door kies je bij Pand het pand dat het factureert. Je ziet enkel de andere panden van je eigen account.

Wat er dan gebeurt bij een nieuwe boeking met dat product:

• Het product komt niet op de proforma van de boeking en telt niet mee in het saldo of het voorschot van de boeking.
• Het komt op een aparte proforma van het andere pand, met diens nummering, bedrijfsgegevens, btw-nummer en bankrekening. De regel vermeldt de woning en de verblijfsdatums.
• De gast betaalt die proforma via de betaallink van dat pand, met de betaalmethodes (bv. Stripe) van dat pand. Je vindt ze bij Facturen van dat pand.
• Wijzig je de extra op de boeking, dan past BedFlow de aparte proforma mee aan. Verdwijnt de extra of wordt de boeking geannuleerd, dan vervalt een onbetaalde aparte proforma. Staat er al een betaling op, dan blijft ze staan en beslis jij over terugbetalen.
• Een extra die je zelf met + Artikel op een factuur zet, blijft op die factuur.
• Zet je de schakelaar later uit, dan geldt dat voor nieuwe boekingen. Wat al geboekt is, blijft bij het pand dat het factureert.

Wat de gast ziet: in de booking widget, in de bevestigingsmails en op de betaalpagina staan de bedragen apart, bv. "Verblijf, te betalen aan Zeeparel XL", "Bedlinnen, te betalen aan Domein Rietvelde" en het totaal samen. Het voorschot van de boeking rekent enkel op het verblijf. De bevestigingsmails, de bedankpagina na het online boeken en de betaalpagina van de boeking hebben een tweede betaalknop voor de extra, met de betaallink van het andere pand.

Bekende beperkingen: het andere pand hoeft de keuze niet zelf goed te keuren. Een offerte toont de extra nog in haar eigen totaal en voorschot; pas bij het aanvaarden wordt gesplitst. De aparte proforma wordt niet mee gefinaliseerd bij het uitchecken: dat doe je zelf bij Facturen van het andere pand. Is ze al betaald en wordt de boeking geannuleerd, dan maakt BedFlow geen creditnota of terugbetaling. Btw-tarief en grootboekrekening komen van het product: stel ze daar in zoals het andere pand ze nodig heeft.

De lijst

De lijst toont per product de foto, de naam, de categorie, de prijs, of het in de widget staat (Widget) en of het Actief is. Je filtert op Categorie, Actief en Boekbaar.

Via het menu achteraan een rij kan je een product bekijken, bewerken, Dupliceren of verwijderen.

Dupliceren

Handig voor varianten. Maak "Ontbijt standaard" aan, kies bij dat product Dupliceren, geef de kopie de naam "Ontbijt vegetarisch" en pas de prijs aan.

Honesty bar

Producten in de categorie Honesty bar verschijnen tijdens het verblijf op de gastenpagina. De gast tikt aan wat hij nam en elke tik komt als regel op zijn factuur; jij ziet het meteen. Zelf verbruik aanslaan aan de bar of de vitrine doe je met de kassa (POS). Wil je dat gasten een drankje scannen en meteen betalen? Zie Bar-QR.

Veelgestelde vragen

Mijn product staat niet in de widget. Waarom? Kijk drie dingen na: Actief staat aan, Boekbaar via widget staat aan, en het product is gekoppeld aan de unit die de gast boekt.

Welk btw-tarief moet ik kiezen? Dat hangt af van het product en het land. Twijfel je, vraag het aan je boekhouder. Het tarief op het product wordt overal gebruikt: in de widget, op de factuur en in de kassa. Eén uitzondering: de toeslag voor een extra persoon is logies en volgt het btw-tarief van de kamer.

Kan ik een product tijdelijk verbergen zonder het te verwijderen? Ja, zet Actief uit.

Gerelateerd

• Verplichte kosten (schoonmaak, linnen)
• Kassa (POS): bar & verbruik aanrekenen
• Wellness-boekingen
• Bar-QR: drankjes scannen en afrekenen