WhatsApp-sjablonen bewerken

Bijgewerkt op 2026-08-15

WhatsApp-sjablonen bewerken

Alle automatische WhatsApp-berichten die BedFlow naar je gasten stuurt, vertrekken vanuit centrale sjablonen — net zoals de e-mailteksten. Je beheert ze via Beheer → Berichtsjablonen, in de sectie WhatsApp templates.

Tip: op Beheer → Automatische berichten zie je de volledige gasten-reis-tijdlijn met alle e-mails én WhatsApp-berichten per moment. Klik daar op een WhatsApp-kaart en je landt direct in de juiste sjabloon-editor.

Welke berichten zijn dit?

Welkom bij check-in — het bericht dat de gast krijgt zodra je hem incheckt
Snelknoppen in de planning — "Kamer klaar", "Checkout" en "Ontbijt" (de knoppen in het WhatsApp-venster bij een boeking). Werk je met wellness, dan komt daar een vierde snelknop bij
Boeking geannuleerd — na een handmatige annulatie in de planning
Pre-arrival — twee dagen voor aankomst, met de check-in-tijden
Betaling ontvangen — bevestiging na volledige betaling of aanbetaling (met resterend saldo)
Boeking verlopen — wanneer een onbetaalde boeking automatisch vervalt
Housekeeping — het dagoverzicht en de persoonlijke link voor je poetshulpen
Wellness — geboekt (met betaallink), betaald, toegevoegd aan verblijf, verlopen en de saldo-herinnering na de sessie

De link naar de gastenpagina

Die hoef je niet zelf toe te voegen. Bij Welkom bij check-in en Pre-arrival hangt BedFlow de persoonlijke gastenpagina van die boeking automatisch onderaan het bericht — bij het welkomstbericht samen met de knoppen om de deur te openen, als je sloten gekoppeld hebt.

Daarom vind je er geen variabele voor in het paneel rechts: elke gast krijgt zijn eigen, tijdelijk geldige link, dus die kan niet als vaste tekst in een sjabloon staan. Zet je er zelf toch een link bij, dan staat hij twee keer in het bericht. In de editor staat bij die twee sjablonen een blokje Goed om te weten dat je hieraan herinnert.

Wil je een gastenpagina-link in een bericht dat je zélf tikt? Dat kan wel: in Dagelijks → Berichten staat boven het tekstvak de knop 🔗 Gastenpagina.

Een sjabloon aanpassen

Open Beheer → Berichtsjablonen en klik een sjabloon in de sectie WhatsApp templates
Kies bovenaan de taal: NL · EN · FR · DE — elke taal heeft z'n eigen tekst en de gast krijgt automatisch de juiste
Pas de tekst aan; variabelen zoals {{ $firstName }} of {{ $propertyName }} laat je staan (klik in het variabelen-paneel rechts om er een in te voegen)
Klik Opslaan — direct actief. Of gebruik Opslaan & vertalen naar alle talen om je aanpassing meteen via DeepL naar de andere talen te laten vertalen

Rechts zie je een WhatsApp-preview van de tekst als chatbubbel. Een onderwerp is er niet — WhatsApp kent geen subject-regel.

Per property

Een aanpassing geldt alleen voor de property waarin je werkt. Zolang je niets aanpast, gebruikt BedFlow een neutrale standaardtekst met de naam van jouw property erin. Handig om te weten: property-specifieke info zoals "ingang om de hoek", parkeerinstructies of je wellness-faciliteiten zet je zelf in het sjabloon — dan krijgt elke gast jouw tekst, in zijn taal.

Met Reset zet je een taal terug naar de standaardtekst.

Eigen sjablonen maken

De snelknoppen in de planning liggen vast: je past hun tekst aan, maar je maakt er geen bij. Wil je een eigen lijstje — bijvoorbeeld afwijkende check-in-tijden voor één specifieke dag — gebruik dan Dagelijks → Berichten. Klik daar op ⚙️ Sjablonen beheren en dan op + Sjabloon toevoegen: naam, tekst, klaar (tot 30 stuks).

Boven het tekstvak staan knoppen voor variabelen als voornaam, aankomstdatum, check-in vanaf, wifi-paswoord en de gastenpagina-link. Die worden ingevuld met de gegevens van de boeking waarvoor je het bericht verstuurt.

Een bericht naar één gast sturen

Dagelijks → Beschikbaarheid: klik het groene WhatsApp-icoontje op de boeking, kies een snelbericht, pas de tekst eventueel nog aan en verstuur
Dagelijks → Berichten: kies het gesprek, klik je sjabloon en verzend. Dit werkt ook voor Booking.com- en Airbnb-chats