Handmatige boeking (telefoon / walk-in)

Bijgewerkt op 2026-04-26

Voor telefoongasten en walk-ins heb je een single-screen formulier — geen wizard, geen gedoe. Vul alleen het hoogstnodige in; de gast vult de rest zelf aan via het gastportaal.

Waar vind ik de boekingenlijst?

In de zijbalk onder Dagelijks → Bookings. Daar zie je alle reserveringen met filterbare kolommen voor bron, status, kamer, aankomst en debiteur.

Wanneer gebruik je dit?

• Een gast belt om rechtstreeks te boeken
• Walk-in aan de deur ("jullie hebben nog plaats deze avond?")
• Je wil een boeking registreren die via Instagram DM / WhatsApp binnen kwam

Voor gasten die vanuit je website boeken, gebruik je de booking widget — dat is de normale flow.

Hoe gaat het?

1. Ga naar BedFlow → Bookings

2. Klik rechtsboven ➕ Nieuwe boeking

3. Vul in onder Verblijf:

   • Aankomst + Vertrek met date-pickers
   • Kamer dropdown — toont per kamer de prijs en of er beschikbaarheid is (⚠️ bezet/geblokkeerd als dat zo is, maar je kan dan nog steeds kiezen om te overboeken)
   • Volwassenen + Kinderen

4. Onder Gast:

   • Zoek bestaande gast bovenaan — begint te zoeken na 2 tekens, matcht op naam, bedrijf, email, gsm, adres, stad, postcode, btw-nummer. Vul je iets in → de 4 velden eronder worden automatisch ingevuld.
   • Als er geen match is → Voornaam + Achternaam (verplicht) + minstens telefoon of email (om de bevestiging te kunnen sturen)
   • Taal (NL / EN / FR / DE) voor de bevestigingsmail
   • Notities (optioneel) — bv. "late aankomst 21u", "dieetwensen: vegetarisch"

5. Klik Aanmaken

Wat gebeurt er daarna automatisch?

• Debiteur wordt aangemaakt (of hergebruikt bij match)
• Tarieven worden berekend via je Tariefbeheer configuratie
• Toeristenbelasting wordt opgeteld
• Proforma factuur wordt gegenereerd
• Voorschotbedrag wordt berekend volgens je instellingen
• Channex krijgt een availability-push als de kamer gekoppeld is
• Je wordt doorgestuurd naar de detailpagina met de Stripe payment link

Je kan die link dan per mail of WhatsApp doorsturen naar de gast (of hij krijgt automatisch z'n bevestigingsmail — afhankelijk van de email automations).

Kanaal

Admin-boekingen krijgen channel = 'phone' zodat ze onderscheidbaar zijn van widget-boekingen in rapportage.