Handleiding / Integraties

ClearFacts — facturen naar je boekhouder

Bijgewerkt op 2026-08-07

ClearFacts (Wolters Kluwer) is een boekhoudplatform dat veel Belgische boekhouders gebruiken. Werkt jouw boekhouder met ClearFacts, dan hoef je hem geen facturen meer door te mailen: BedFlow zet elke definitieve verkoopfactuur automatisch in zijn ClearFacts-Inbox, klaar om in te boeken.

Wat de koppeling doet

  • Elke definitieve factuur automatisch naar ClearFacts — verkoopfacturen én creditnota's, zodra ze definitief zijn.
  • UBL-XML met de PDF ingebed (standaard). ClearFacts leest de bedragen, btw-lijnen en klantgegevens gestructureerd uit, en je boekhouder kan het leesbare PDF gewoon openen. Eén bestand, geen dubbel werk.
  • Factuurnummer als label: elk document krijgt het factuurnummer als tag én een notitie met klantnaam en factuurdatum. Je boekhouder ziet meteen waarover het gaat, zonder het document te openen.
  • Per accommodatie apart: elke property heeft zijn eigen token en ondernemingsnummer, dus facturen van verschillende vennootschappen komen nooit in dezelfde boekhouding terecht.
  • Fail-soft: mislukt een upload (verlopen token, verkeerd bedrijfsnummer), dan blijft de factuur gewoon in de wachtrij staan en probeert BedFlow het bij de volgende ronde opnieuw. Er gaat niets verloren.

Wat de koppeling níét doet

ClearFacts verstuurt je facturen niet naar je klant. ClearFacts is een boekhoudplatform, geen Peppol access point. De koppeling levert je facturen af bij je boekhouder; ze worden niet via het Peppol-netwerk naar de klant verstuurd.

Wil je je facturen wél elektronisch naar je klant sturen via Peppol? Gebruik dan de Yuki- of Billit-koppeling. Je kan ClearFacts gebruiken voor je boekhouder én je facturen los daarvan per e-mail naar de gast blijven sturen — dat verandert niet.

Verder:

  • Geen CODA-push. BedFlow stuurt geen bankverrichtingen naar ClearFacts. Je boekhouder haalt die binnen via zijn eigen bankkoppeling of CODA-import.
  • Geen terugkoppeling. ClearFacts laat niet weten of een factuur betaald of geboekt is; de betalingsopvolging blijft in BedFlow.
  • Geen aankoopfacturen. Enkel je eigen verkoopfacturen gaan mee.

Wat je nodig hebt

  1. Een ClearFacts Personal Access Token met de scope upload_document.
  2. Je ondernemingsnummer (bv. BE0686566196) — nodig zodra je token toegang geeft tot meerdere bedrijven.
  3. Eventueel het verkoopdagboek waarin je boekhouder de facturen wil zien.

Punt 2 en 3 kan je boekhouder je zo bezorgen; hij kent zijn eigen ClearFacts-dossier het best.

Stap 1 — Token ophalen in ClearFacts

  1. Log in op ClearFacts en ga naar je profiel → API / Personal Access Tokens.
  2. Maak een nieuw token aan en vink minstens de scope upload_document aan. Zonder die scope wordt élke upload geweigerd.
  3. Kopieer het token. Het is 80 tekens lang en verloopt niet, dus je moet dit maar één keer doen.

Bewaar dat token als een wachtwoord. In BedFlow wordt het versleuteld opgeslagen en na het opslaan nooit meer getoond in leesbare vorm.

Stap 2 — Koppelen in BedFlow

Ga naar Instellingen → Integraties → Boekhouding → ClearFacts → Configureren en vul in:

| Veld | Wat je invult | |---|---| | ClearFacts sync inschakelen | Aanzetten zodra de rest ingevuld is. Dit is de kill-switch. | | Personal Access Token | Het token uit stap 1. | | Ondernemingsnummer | Bv. BE0686566196. Laat leeg als je token maar één bedrijf ontsluit. | | Verkoopdagboek | Optioneel — vraag dit aan je boekhouder. | | Formaat | UBL-XML met ingebedde PDF (aanbevolen) of enkel PDF. |

Klik Opslaan. De tegel springt op Verbonden.

Welk formaat kies je?

  • UBL-XML met ingebedde PDF — aanbevolen. Het bestand bevat zowel de gestructureerde gegevens (bedragen, btw-percentages, klantgegevens) als het leesbare PDF. ClearFacts kan het grootste deel van de boeking automatisch invullen.
  • Enkel PDF — kies dit alleen als je boekhouder er uitdrukkelijk om vraagt. Hij moet dan meer manueel overnemen.

Wanneer worden facturen verstuurd?

BedFlow pusht definitieve facturen — proforma's gaan nooit mee. Een factuur wordt één keer verstuurd; daarna houdt BedFlow bij dat ze gepusht is, zodat ze niet opnieuw in de Inbox belandt.

Een factuur die niet vertrekt, heeft meestal een van deze redenen:

| Situatie | Wat je ziet | Oplossing | |---|---|---| | Factuur is nog een proforma | Wordt overgeslagen | Maak de factuur definitief | | Geen klant gekoppeld | "Geen debiteur gekoppeld" | Koppel een klant aan de factuur | | Sync staat uit | Niets gebeurt | Zet de schakelaar aan | | Token zonder de juiste scope | "Missing scope: upload_document" | Maak in ClearFacts een nieuw token mét die scope |

Dubbele documenten vermijden

ClearFacts' upload voegt telkens een nieuw document toe aan de Inbox. Wordt dezelfde factuur twee keer geüpload, dan staan er twee documenten — met het risico dat je boekhouder ze allebei inboekt.

In de normale werking kan dat niet: BedFlow onthoudt welke facturen al vertrokken zijn. Enkel wanneer een beheerder bewust een her-push forceert, kan er een tweede document ontstaan. BedFlow logt zo'n her-push met een duidelijke waarschuwing. Doe je dat, controleer dan achteraf even de ClearFacts-Inbox.

Veelgestelde vragen

Moet mijn boekhouder iets instellen? Nee. Voor hem verschijnen de documenten gewoon in zijn gebruikelijke Inbox.

Kan ik ClearFacts combineren met Yuki, Billit of Octopus? Per accommodatie kies je één boekhoudkoppeling. Heb je meerdere accommodaties met verschillende boekhouders, dan kan elke accommodatie perfect zijn eigen platform gebruiken.

Wat als ik van boekhouder verander? Zet de schakelaar uit, of vervang het token door dat van de nieuwe boekhouder. Wat al verstuurd is, blijft bij de oude boekhouder staan — BedFlow kan documenten niet terughalen uit ClearFacts.

Blijven mijn facturen in BedFlow staan? Ja. ClearFacts krijgt een kopie; BedFlow blijft je bron voor facturen, PDF's en betalingsopvolging.

← Terug naar categorie