Gästeregistrierung — gesetzliches Gästeregister (Meldeschein)

Aktualisiert am 2026-07-16

Als Beherbergungsbetreiber sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Gäste in einem Gästeregister (Meldeschein) zu erfassen. Die Integration Gästeregistrierung erledigt das vollautomatisch: Ihre Gäste tragen ihre Daten selbst über das Gastportal ein — Sie tippen nichts ab, und das Register ist bei einer Polizeikontrolle immer in Ordnung.

Sie finden die Integration unter Connections → Gasterlebnis → Gästeregistrierung.

Was müssen Sie gesetzlich erfassen?

Für jeden volljährigen Gast (und jeden unbegleiteten Minderjährigen über 15) muss am Tag der Anreise registriert werden:

eine eindeutige fortlaufende Nummer und das Anreisedatum
Name und Vorname
Geburtsort und Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Nummer des Ausweisdokuments
die Namen begleiteter minderjähriger Kinder (nur die Namen)
das Abreisedatum, spätestens 24 Stunden nach der Abreise

Für Gäste mit belgischem Personalausweis genügt gesetzlich auch: Name + Vorname + Nationalregisternummer (die persönliche Identifikationsnummer, die es so nur in Belgien gibt) — die übrigen Angaben sind dann nicht nötig.

Eine Registrierung mit einer laufenden Nummer pro Zimmer oder Ferienwohnung genügt, mit den Daten aller Gäste darin.

Wie funktioniert das in BedFlow?

Aktivieren Sie die Integration auf der Connections-Seite. Wählen Sie bei Bedarf, welche Felder abgefragt werden — alles aktiviert entspricht dem gesetzlich vollständigen Register (empfohlen).
Der Gast füllt selbst aus. Nach der Buchung erscheint im Gastportal (dieselbe Seite wie „Daten vervollständigen“) ein Abschnitt Gästeregistrierung. Das Formular passt sich automatisch der Zahl der gebuchten Reisenden an; der Hauptgast ist bereits vorausgefüllt. Belgische Gäste können sich auf ihre Nationalregisternummer beschränken. Für Kinder genügen die Namen.
BedFlow erledigt den Rest. Jede Registrierung erhält automatisch eine fortlaufende Nummer, das Abreisedatum wird spätestens 24 Stunden nach der Abreise gestempelt, und auf der Buchung sehen Sie den Status und die registrierten Reisenden.

Die Registrierung erfolgt bewusst nach der Buchung und nie im Buchungsmodul selbst — zusätzliche Felder während der Buchung kosten Umsatz.

Polizeikontrolle: das Register vorzeigen

In den Integrationseinstellungen gibt es die Schaltfläche Register herunterladen: eine chronologische CSV-Datei aller Registrierungen (laufende Nummer, Gäste, An- und Abreisedaten) für einen Zeitraum Ihrer Wahl. Diese Datei können Sie vorzeigen, ausdrucken oder aushändigen.

Aufbewahrung und Datenschutz

Jede Änderung am Register wird protokolliert (Audit-Trail) — bei elektronischer Registrierung ist das gesetzlich vorgeschrieben.
Ausweis- und Nationalregisternummern werden verschlüsselt gespeichert.
Registrierungen werden 7 Jahre nach der Abreise aufbewahrt und danach automatisch vernichtet, genau wie das Gesetz es vorschreibt. Sie müssen dafür nichts tun.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich das aktivieren? Nur wenn Sie unter die Registrierungspflicht fallen und das Register in BedFlow führen möchten. Führen Sie das Register bereits anderweitig, lassen Sie die Integration einfach aus — niemand merkt etwas davon.

Mein Gast hat das Formular nicht ausgefüllt — was nun? Auf der Buchung sehen Sie den Status „Noch nicht ausgefüllt“. Der Abschnitt bleibt bis einschließlich des Aufenthalts im Gastportal stehen, Sie können den Gast also bei der Ankunft darauf hinweisen (z. B. über den Portal-Link in der Bestätigungs-E-Mail).

Gilt das auch für Kinder? Begleitete Minderjährige werden mit ihrem Namen innerhalb der Registrierung ihrer Gruppe erfasst — Geburtsdatum oder Ausweisnummer ist für sie nicht erforderlich.

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Gastportal — dort sehen Ihre Gäste das Formular
Datenschutz — Aufbewahrungsfristen und Schutz personenbezogener Daten