Gäste-Posteingang — Booking.com, Airbnb & WhatsApp

Aktualisiert am 2026-07-17

Schickt dir ein Gast eine Nachricht über Booking.com oder Airbnb (der Chat in deren App), oder antwortet er auf eine deiner WhatsApp-Nachrichten? Das alles landet in BedFlow. Du siehst und beantwortest all diese Konversationen an einem Ort: Täglich → Nachrichten.

Deine Antwort auf eine OTA-Nachricht geht direkt in den Booking.com- oder Airbnb-Chat — über die Channex Messages-API. Der Gast liest sie einfach in seiner eigenen App, als hättest du aus dem OTA-Dashboard geantwortet.

Wie sieht es aus?

Auf dem Desktop siehst du drei Spalten:

Links: die Liste der Konversationen
Mitte: die ausgewählte Konversation mit dem vollständigen Nachrichtenverlauf und einem Eingabefeld
Rechts: der Buchungskontext — Check-in, Check-out, Anzahl Nächte, Zimmer, E-Mail und Telefon des Gastes, plus ein Button Buchung öffnen

Der Gäste-Posteingang mit Konversationen links, Chatfenster in der Mitte und Buchungskontext rechts

Auf deinem Handy funktioniert der Posteingang wie eine echte Chat-App: Du siehst entweder die Liste oder die Konversation im Vollbild — mit einem Zurück-Button oben links, um zur Liste zurückzukehren.

Die Liste liest sich von selbst

Alles, was noch eine Antwort erwartet, steht oben in der roten Sektion Zu beantworten (mit Zähler), Neuestes zuerst — egal ob der Gast schon eingecheckt ist oder erst anreist. Darunter folgen die Übrigen Unterhaltungen, ebenfalls neueste zuerst.
Jeder Gast bekommt einen farbigen Status-Punkt auf seinem Avatar: grün = eingecheckt, bernstein = erwartet, rot = ausgecheckt, grau = keine Buchung.
Neben dem Namen siehst du ein Kanal-Badge (Booking.com, Airbnb, Expedia oder WhatsApp), das Zimmer 🛏 und die Buchungsnummer.
Unter dem Namen steht eine Vorschauzeile mit der letzten Nachricht — so überfliegst du die Liste, ohne jede Konversation zu öffnen.
Ein roter Punkt rechts bedeutet: Antwort erforderlich.

Oben filterst du nach Aktiv, Geschlossen oder Alle und suchst nach Name oder Nachrichteninhalt.

Schnellaktionen auf jeder Konversation

Fahre in der Liste über eine Konversation und bis zu drei Knöpfe erscheinen:

✅ Keine Antwort nötig — für „Danke, bis bald"-Nachrichten von jedem Kanal. Die Konversation bleibt in der Liste, verlässt aber die rote Sektion. Bei Booking.com wird die Markierung auch an Booking.com weitergegeben, damit die Nachricht nicht als unbeantwortet für deine Response-Rate zählt.
📥 Archivieren — erledigt: die Konversation verschwindet aus Aktiv (weiterhin unter Geschlossen zu finden). Schreibt der Gast später erneut, erscheint die Unterhaltung automatisch wieder in deiner Liste.
🔇 Privat — dauerhaft ausblenden (nur WhatsApp) — für persönliche Kontakte auf deiner verknüpften WhatsApp-Nummer, die keine Gäste sind. Neue Nachrichten werden gespeichert, öffnen die Unterhaltung aber nicht erneut und benachrichtigen nicht mehr.

Eine Nachricht beantworten

Klicke eine Konversation in der linken Liste an
Lies den Verlauf — der Gast steht links, deine Antworten rechts (in BedFlow-Blau)
Schnell starten? Über dem Eingabefeld stehen drei Reihen Helfer (siehe unten): ✨ Vorschläge, Vorlagen und Variablen
Tippe (oder passe an) und klicke Senden — oder nutze Cmd/Strg+Enter
Booking.com- und Airbnb-Nachrichten landen innerhalb von Sekunden im Chat des Gastes; WhatsApp-Konversationen gehen direkt an das Telefon des Gastes

💡 Booking.com-Tipp: Braucht eine Nachricht keine Antwort (z. B. „Danke, bis dann!")? Klicke Keine Antwort nötig. BedFlow gibt das an Booking.com weiter, damit deine Antwortrate nicht durch unbeantwortete Dankeschöns sinkt.

Automatische Übersetzung

Schreibt ein Gast in einer anderen Sprache (etwa Portugiesisch im Booking.com-Chat)? BedFlow setzt automatisch eine Übersetzung unter die Sprechblase, mit einem Sprach-Badge wie 🌐 PT → DE. Die Übersetzung läuft über DeepL beim Öffnen der Unterhaltung und wird pro Nachricht gespeichert — dein Kontingent wird also nur einmal pro Nachricht genutzt. Nachrichten in deiner Sprache bleiben einfach unübersetzt.

Vorlagen, Variablen und Vorschläge

Die Compose-Leiste funktioniert auf jedem Kanal gleich — WhatsApp, Booking.com-Chat oder Airbnb-Chat — und füllt immer die richtigen Buchungsdaten ein:

✨ Vorschläge — BedFlow liest die letzte Gastnachricht und die Phase des Aufenthalts und setzt die wahrscheinlichsten Antworten nach oben: Fragt der Gast nach WLAN, steht die WLAN-Vorlage bereit; ist der Gast noch nicht angekommen, die Check-in-Infos.
Vorlagen (Standardantworten) — ein Klick und die Antwort steht ausgefüllt bereit. Über ⚙️ Vorlagen verwalten erstellst du pro Haus deine eigenen Buttons (z. B. 🍳 Frühstückszeiten, 🅿️ Ladesäule), mit Variablen, die pro Buchung gerendert werden.
Variablen — kleine Buttons, die eine Variable an deiner Cursorposition einfügen. Verfügbar: Vorname, Name, Anreise-/Abreisedatum, Check-in-/Check-out-Zeit (pro gebuchter Unit), Zimmer, Adresse der gebuchten Unterkunft, WLAN-Name und -Passwort, Telefonnummer und {{gastenpagina_link}} — ein kurzer Link zur persönlichen Gästeseite dieser Buchung (dort regelt der Gast auch Wellness, Frühstück und Zahlungen). Variablen werden beim Einfügen einer Vorlage und beim Senden mit den echten Daten ausgefüllt.

WhatsApp im selben Posteingang

Checkst du einen Gast über den Kalender ein, verschickt BedFlow die Willkommensnachricht per WhatsApp — und die erscheint sofort als Konversation im Gäste-Posteingang. Antwortet der Gast, landet seine Antwort in derselben Konversation. So stehen deine aktuellen Gäste immer im Posteingang, auch wenn sie selbst noch nichts geschickt haben.

Antworten auf WhatsApp-Konversationen verschickst du direkt aus dem Posteingang; sie laufen über deinen verbundenen Anbieter (TextMeFlow oder TextMeBot).

Auch deine E-Mails erreichen den OTA-Chat

Schickst du eine E-Mail an einen Gast mit einer Booking.com-, Airbnb- oder Expedia-Buchung (z. B. eine Bestätigung oder Check-in-Anweisungen), spiegelt BedFlow diese E-Mail automatisch in den OTA-Chat. Praktisch, denn viele OTA-Gäste lesen ihren maskierten E-Mail-Alias nie — im Chat ihrer App sehen sie deine Nachricht aber sehr wohl.

Konversationen schließen — manuell und automatisch

Manuell: Klicke oben in der Konversation auf Konversation schließen (mit Bestätigung). Bei Booking.com und Airbnb wird die Konversation auch auf deren Seite geschlossen.
Automatisch: BedFlow räumt jede Nacht auf. Konversationen von Gästen, die vor mehr als 2 Tagen ausgecheckt haben und ohne aktuelle Aktivität, wandern automatisch nach Geschlossen. Auch lose Konversationen ohne Buchung (alte Dankeschöns, Anfragen) werden mit aufgeräumt.
Sicherheitsventil: Schickt ein Gast nach seinem Checkout doch noch etwas, bleibt diese Konversation offen. Eingecheckte und erwartete Gäste werden nie automatisch geschlossen.

Geschlossene Konversationen verschwinden nicht — du findest sie unter dem Filter Geschlossen.

Benachrichtigungen

Bei einer neuen Nachricht bekommst du:

Einen Telegram-Push an deinen Admin-Bot
Optional: WhatsApp über deinen konfigurierten Anbieter — TextMeFlow (gratis ab Starter) oder TextMeBot
Ein Badge auf Nachrichten in der Seitenleiste mit der Anzahl Konversationen, die auf eine Antwort warten

Der Gelesen-Status ist persönlich: Öffnest du eine Konversation, zählt sie für dich als gelesen — deine Kollegen behalten ihre eigene Ungelesen-Markierung.

Häufig gestellte Fragen

Was, wenn Channex offline ist? Nachrichten werden bei Channex selbst in die Warteschlange gestellt und weitergeleitet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Du verlierst nichts.

Kann ich über Telegram antworten? Nein — der Antwort-Flow läuft immer über BedFlow, damit wir deine Antwort auch protokollieren. Telegram ist eine reine Lese-Benachrichtigung.

Welche Kanäle funktionieren hier? Booking.com, Airbnb und Expedia (über Channex, je nachdem, was du aktiviert hast) plus WhatsApp über deinen verbundenen Anbieter. Direktbuchungen laufen über reguläre E-Mail — nicht über diesen Posteingang.

Ich antworte, aber meine Nachricht kommt bei Booking.com nicht an? Der Booking.com-Chat erfordert eine spezielle „Messages-App" auf deiner Channex-Verbindung. BedFlow aktiviert sie standardmäßig beim Verbinden. Bekommst du beim Senden eine Fehlermeldung, kontaktiere den Support — dann schalten wir diese App für dein Haus frei.

Warum steht eine Konversation plötzlich bei Geschlossen? Das ist die nächtliche Aufräumaktion: Der Gast hat vor mehr als 2 Tagen ausgecheckt und es gab keine Aktivität mehr. Die Konversation bleibt unter dem Filter Geschlossen lesbar.

Was bedeutet der rote Punkt neben einer Konversation? Dieser Gast wartet auf eine Antwort. Der Punkt verschwindet, sobald du antwortest — oder bei Booking.com auch über Keine Antwort nötig.