House-Manager-Digest per WhatsApp

Aktualisiert am 2026-07-04

Kümmert sich jemand anderes vor Ort um Ihre Unterkunft — ein House-Manager, eine Reinigungsverantwortliche oder ein Concierge? Dann will diese Person sich nicht in BedFlow einloggen müssen, sondern einfach auf WhatsApp sehen, wer kommt und geht. Der House-Manager-Digest sendet zu festen Zeiten eine kompakte Übersicht aller An- und Abreisen — mit genau den Informationen, die Sie ankreuzen.

Was steht in der Nachricht?

Pro An- und Abreise im gewählten Zeitraum (bis zu 14 Tage im Voraus):

Gastname und Telefonnummer — damit der House-Manager die genaue Ankunftszeit direkt (oft per WhatsApp) vereinbaren kann
Anzahl der Gäste und das Land des Gastes (kleine Flagge — praktisch, um die Sprache einzuschätzen)
An- und Abreisedatum mit Wochentag, plus die Anzahl der Nächte
Check-in-/Check-out-Zeiten, inklusive abweichender Zeiten pro Einheit
Special Requests und Buchungsnotizen (OTA-Boilerplate wird automatisch herausgefiltert)
Extras wie Frühstück oder andere gebuchte Produkte
⚠️ Eine Same-Day-Warnung, wenn ein Gast abreist und der nächste am selben Tag ankommt — dann muss das Reinigungsteam zwischen beide Buchungen passen

Gibt es in einem Zeitraum nichts Neues? Dann wird keine Wiederholungsnachricht gesendet — der Digest kommt nur, wenn sich etwas geändert hat.

Einrichten

Gehen Sie zu Täglich → House-Manager-Digest
Fügen Sie einen Manager mit Name und WhatsApp-Nummer hinzu (internationales Format, z. B. +32…)
Kreuzen Sie die Abschnitte an, die dieser Manager sehen soll (Gastdaten, Notizen, Extras, …)
Wählen Sie die Frequenz (täglich, wöchentlich, …) und die Sprache der Nachricht
Speichern — die nächste Nachricht geht automatisch zum gewählten Zeitpunkt raus

Voraussetzung: Ihre Unterkunft braucht eine verknüpfte WhatsApp-Verbindung (siehe WhatsApp verbinden). Ohne Verbindung kann BedFlow keine Nachrichten versenden.

Das Planungsportal (6 Monate im Voraus)

Unten in jedem Digest steht ein kurzer Link zu einer gesicherten Planungsseite mit denselben Informationen in einem übersichtlichen Web-Layout — bis zu 6 Monate im Voraus, ideal, um Reinigungsteams längerfristig einzuplanen.

Die Seite ist mit einem Einmalcode (OTP) gesichert, der per WhatsApp an die Nummer des Managers gesendet wird. Nach der Eingabe bleibt die Sitzung 12 Stunden gültig; danach fragt die Seite einfach nach einem neuen Code. So muss sich Ihr House-Manager nie ein Passwort merken, und ein weitergeleiteter Link kann nicht von Dritten geöffnet werden.

Tipps

Manager können direkt auf die Digest-Nummer antworten; diese Nachrichten landen in Ihrem Gäste-Posteingang
Mehrere Manager mit jeweils eigenen Abschnitten, eigener Frequenz und Sprache? Fügen Sie einfach mehrere Zeilen hinzu
Die angezeigten Check-in-/Check-out-Zeiten berücksichtigen abweichende Zeiten pro Einheit