House-Manager-Digest per WhatsApp
Aktualisiert am 2026-10-01
Täglich → House-Manager-Digest
Betreut jemand anderes Ihre Unterkunft vor Ort, etwa ein House-Manager, eine Reinigungsverantwortliche oder ein Concierge? Diese Person will sich nicht bei BedFlow anmelden, sondern einfach auf WhatsApp sehen, wer kommt und geht. Der House-Manager-Digest schickt zu einer festen Uhrzeit eine kompakte Übersicht der Anreisen, Abreisen und Gäste im Haus, mit genau den Informationen, die Sie ankreuzen.
Was brauchen Sie?
- Das Abonnement Starter oder höher und das Recht Reinigungsplanung, wenn Sie mit mehreren Benutzern arbeiten.
- Eine verbundene WhatsApp-Verbindung. Ohne Verbindung zeigt die Seite den Hinweis, dass noch kein WhatsApp verbunden ist und deshalb noch nichts verschickt wird, mit einer Schaltfläche zum Verbinden von WhatsApp.
Das Housekeeping-Modul muss dafür nicht eingeschaltet sein.
Einrichten
Die Einstellungen gelten pro Unterkunft. Haben Sie mehrere Unterkünfte, wählen Sie zuerst oben in der Seitenleiste die richtige Unterkunft.
- Gehen Sie zu Täglich → House-Manager-Digest.
- Kreuzen Sie unter Wann versenden? das Kästchen Digest aktiv an und wählen Sie:
| Feld | Auswahl | Standard |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Täglich, Wöchentlich (Tag wählen) oder Nur wenn es etwas zu melden gibt (heute oder in der Vorschau) | |
| Tag | Nur bei wöchentlich: Montag bis Sonntag | Samstag |
| Uhrzeit | Die Uhrzeit, zu der die Nachricht verschickt wird | 07:30 |
| Vorschau (Tage) | Wie viele Tage die Nachricht vorausschaut, von 0 bis 14 | 3 |
- Kreuzen Sie unter Was kommt in die Nachricht? die Abschnitte an (siehe unten).
- Fügen Sie unter House-Manager (WhatsApp) mit + Manager hinzufügen jeden Manager hinzu: Name, Handynummer im internationalen Format (z. B. +32475123456) und Sprache (Nederlands, English, Français, Deutsch oder Português).
- Klicken Sie auf Speichern.
Mit Jetzt eine Testnachricht senden erhalten alle Ihre Manager sofort die heutige Übersicht, damit Sie sehen, wie sie aussieht. An der festen Uhrzeit ändert das nichts.
Häufigkeit, Uhrzeit, Vorschau und Abschnitte gelten für alle Manager dieser Unterkunft. Nur die Sprache wählen Sie pro Manager.
Was steht in der Nachricht?
| Abschnitt | Standard |
|---|---|
| Abreisen heute | an |
| Anreisen heute | an |
| Kontaktdaten der Gäste (Telefon) | an |
| Buchungsnotizen / Sonderwünsche | an |
| Extras (gebuchte Produkte, z. B. Frühstück) | an |
| Vorschau auf die kommenden Tage | an |
| Aktuell im Haus (bleibende Gäste + Abreisedatum) | an |
| Überfällige Reinigung | aus |
| Frühstückszeiten (B&B) | aus |
Pro Gast stehen dort, je nachdem, was Sie ankreuzen: der Name und die Telefonnummer (damit Ihr Manager die Ankunftszeit selbst absprechen kann), das Zimmer, die Anzahl Gäste und Nächte, das Abreisedatum, das Land und die Check-in- und Check-out-Zeiten (auch abweichende Zeiten pro Einheit).
Außerdem, wo zutreffend:
- ein Warnhinweis, wenn ein Gast abreist und der nächste am selben Tag anreist: Dann muss dazwischen gereinigt werden;
- ein genehmigter oder angefragter früher Check-in;
- die gebuchten Extras;
- die interne Notiz der Buchung, vor den Bemerkungen des Gastes. Diese Notiz sieht der Gast selbst nie, Ihr Manager aber schon, solange Buchungsnotizen / Sonderwünsche eingeschaltet ist.
Unten steht ein kurzer Link zur vollständigen Planung (siehe unten).
Wann wird keine Nachricht verschickt?
- Gibt es heute keine Anreise oder Abreise und hat sich seit der letzten Nachricht nichts an der Planung geändert, schickt BedFlow nichts. Ihr Manager erhält nur Nachrichten, die es wert sind, gelesen zu werden.
- Mit Nur wenn es etwas zu melden gibt wird nur dann etwas verschickt, wenn es heute oder in der Vorschau eine Anreise oder Abreise gibt.
Das Planungsportal (6 Monate voraus)
Unten in jeder Nachricht steht ein kurzer Link zu einer geschützten Planungsseite mit denselben Informationen in einer übersichtlichen Darstellung: Heute, Aktuell im Haus und Nächste 6 Monate. Praktisch, um Reinigungen langfristig einzuplanen.
Die Seite ist mit einem 6-stelligen Code geschützt, der per WhatsApp an die Nummer des Managers geht (Code per WhatsApp senden). Der Code ist 10 Minuten gültig. Danach bleibt Ihr Manager 12 Stunden auf diesem Gerät angemeldet. So muss er sich kein Passwort merken, und ein weitergeleiteter Link kann von niemand anderem geöffnet werden.
Entfernen Sie einen Manager, funktioniert sein Link nicht mehr.
„Gesendet, aber nicht zugestellt"
WhatsApp stellt eine erste Nachricht nicht an jemanden zu, der Ihrer Nummer selbst noch nie geschrieben hat. Stellt BedFlow fest, dass Nachrichten an eine Nummer nicht ankommen, erscheint oben der Hinweis Gesendet, aber nicht zugestellt, mit der Nummer.
Die Lösung dauert zehn Sekunden: Lassen Sie Ihren Manager einmal „Hallo" an die WhatsApp-Nummer Ihrer Unterkunft schicken. Danach kommen die Nachrichten ganz normal an.
Tipps
- Antwortet Ihr Manager auf WhatsApp, landet diese Antwort in Ihrem Gäste-Posteingang.
- Möchten Sie interne Infos mitgeben („Gast kommt spät", „Allergie")? Schreiben Sie sie in die interne Notiz der Buchung.