Enregistrement des clients — registre des voyageurs légal

Mis à jour le 2026-07-16

En tant qu'exploitant d'un hébergement, vous êtes légalement tenu d'inscrire vos clients dans un registre des voyageurs. L'intégration Enregistrement des clients s'en charge de façon entièrement automatique : vos clients saisissent leurs données eux-mêmes via le portail client — vous ne retapez rien et le registre est toujours en ordre en cas de contrôle de police.

Vous trouvez l'intégration sous Connections → Expérience client → Enregistrement des clients.

Que devez-vous légalement enregistrer ?

Pour chaque client majeur (et chaque mineur non accompagné de plus de 15 ans), il faut enregistrer le jour de l'arrivée :

• un numéro d'ordre unique et continu et la date d'arrivée
• nom et prénom
• lieu et date de naissance
• nationalité
• numéro du document d'identité
• les noms des enfants mineurs accompagnés (uniquement les noms)
• la date de départ, au plus tard 24 heures après le départ

Pour les clients munis d'une carte d'identité belge, la loi accepte aussi simplement : nom + prénom + numéro de registre national (le numéro d'identification personnel propre à la Belgique) — les autres données ne sont alors pas nécessaires.

Un seul enregistrement avec un seul numéro d'ordre par chambre ou maison de vacances suffit, reprenant les données de tous les clients.

Comment cela fonctionne-t-il dans BedFlow ?

1. Activez l'intégration sur la page Connections. Choisissez éventuellement les champs à demander — tout activé correspond au registre légalement complet (recommandé).
2. Le client remplit lui-même. Après la réservation, une section Enregistrement des clients apparaît dans le portail client (la même page que « compléter vos informations »). Le formulaire s'adapte automatiquement au nombre de voyageurs réservés ; le client principal est déjà prérempli. Les clients belges peuvent se limiter à leur numéro de registre national. Pour les enfants, les noms suffisent.
3. BedFlow fait le reste. Chaque enregistrement reçoit automatiquement un numéro d'ordre continu, la date de départ est estampillée au plus tard 24 heures après le départ, et sur la réservation vous voyez le statut et les voyageurs enregistrés.

L'enregistrement se fait délibérément après la réservation et jamais dans le module de réservation lui-même — des champs supplémentaires pendant la réservation coûtent du chiffre d'affaires.

Contrôle de police : présenter le registre

Dans les paramètres de l'intégration se trouve un bouton Télécharger le registre : un CSV chronologique de tous les enregistrements (numéro d'ordre, clients, dates d'arrivée et de départ) pour la période de votre choix. Vous pouvez montrer, imprimer ou remettre ce fichier.

Conservation et vie privée

• Chaque modification du registre est journalisée (piste d'audit) — une exigence légale en cas d'enregistrement électronique.
• Les numéros de document d'identité et de registre national sont stockés chiffrés.
• Les enregistrements sont conservés 7 ans après le départ, puis détruits automatiquement, exactement comme la loi le prescrit. Vous n'avez rien à faire pour cela.

Questions fréquentes

Dois-je activer ceci ? Uniquement si vous êtes soumis à l'obligation d'enregistrement et souhaitez tenir le registre dans BedFlow. Si vous tenez déjà le registre d'une autre manière, laissez simplement l'intégration désactivée — personne ne remarquera rien.

Mon client n'a pas rempli le formulaire — que faire ? Sur la réservation, vous voyez le statut « Pas encore complété ». La section reste visible dans le portail client jusqu'à la fin du séjour inclus, vous pouvez donc y renvoyer le client à l'arrivée (p. ex. via le lien du portail dans l'e-mail de confirmation).

Cela vaut-il aussi pour les enfants ? Les mineurs accompagnés sont enregistrés par leur nom dans l'enregistrement de leur groupe — la date de naissance ou le numéro d'identité n'est pas requis pour eux.

Liens utiles

• Portail client — là où vos clients voient le formulaire
• Vie privée — délais de conservation et protection des données